Про документы
Любой факт хозяйственной жизни должен быть подтвержден документами. Командировка не исключение. Согласно п. 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (далее – Положение № 749), работники направляются в командировки на основании письменного решения работодателя. См.:
Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»
Где найти:
ИБ Российское законодательство
(Версия Проф)
Такое решение, как правило, оформляется приказом. Большинство организаций по-прежнему используют унифицированную форму Т-9. Приказ фиксирует распоряжение работодателя и цель предстоящей поездки. Таким образом, издавая приказ, организация подтверждает экономическую обоснованность возникающих в связи с поездкой расходов. Необходимость командировки обязательно должна быть связана с производственной необходимостью, а не с посещением развлекательных мероприятий и изучением памятников архитектуры и искусства на морском побережье. Поэтому, даже если организация очень маленькая или в командировку направляется сам руководитель, издать приказ необходимо. Факт нахождения в командировке подтверждается проездными документами и документами на проживание. Командировочное удостоверение и служебное задание с 2015 года не являются обязательными для оформления служебной поездки. Тем не менее некоторые компании считают целесообразным составлять такие документы с целью контроля соблюдения дисциплины работниками и в настоящий момент.
Однако в редких случаях командировочное удостоверение или аналог такого документа может понадобиться. Например, в случае, когда работник смог добраться до места командировки с оказией и жить у родственников или принимающая сторона взяла на себя все расходы по оплате проезда и проживания, представить документы на проезд и счета из гостиницы работник не сможет. Документом, подтверждающим, что командировка все-таки состоялась, будет служебная записка или иной документ о фактическом сроке пребывания работника в командировке, содержащий подтверждение принимающей работника стороны о сроке прибытия и убытия работника к месту командирования и обратно (п. 9 Положения № 749). В этом случае можно использовать либо унифицированную форму Т-4, либо разработать документ иной формы.
Пример.
Фрагмент служебной записки при поездке на попутном транспорте и бесплатном проживании в командировке:
<...>
Довожу до Вашего сведения, что согласно приказу от 05.07.2018 № 21 9 июля 2018 года в 8.00 я отправился в командировку из города Москвы в город Владимир на попутном автомобиле и прибыл обратно в Москву также на попутном транспорте 13 июля 2018 года в 18.00.
В период командировки я проживал в квартире своего родственника в городе Владимире.
Фактический срок моего пребывания в командировке составил 5 календарных дней (согласно приказу о направлении в командировку от 05.07.2018 № 21).
Учитывая изложенное, оправдательных документов, подтверждающих проезд к месту командировки и обратно, а также наем жилья в городе Владимире, у меня нет.
Приложение: письмо принимающей стороны – ООО «Технология» № 30/15 от 12.07.2018 на 1 л.
___________ С.С. Севастьянов
14 июля 2018 г.
Где найти:
ИБ Деловые бумаги, раздел Формы документов
Нередко встречаются ситуации, когда очень внимательное отношение к оправдательным документам по командировке (билетам, счетам из гостиницы, чекам ККТ) совершенно спокойно уживается с неправильным отражением информации в табеле учета рабочего времени. Некоторые коллеги просто забывают, что работодатель обязан вести учет фактически отработанного работником времени и табель является основным первичным документом по учету заработной платы, фиксации явок и отклонений.
Несоответствие данных табеля учета рабочего времени и документов по командировке приводит к конфликтам с проверяющими органами. Например, если по данным табеля работник был на рабочем месте или в отпуске, а согласно приказу он в тот же период находился в командировке, велика вероятность того, что все расходы (проезд, проживание, суточные) не будут приняты в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль. См.:
Постановление Восьмого арбитражного апелляционного суда от 07.05.2013 по делу № А46-29337/2012
Где найти:
ИБ Восьмой апелляционный суд
Так, на одном производственном предприятии при проведении выездной налоговой проверки были исключены из затрат расходы на командировки главного конструктора. Вынося решение о привлечении к ответственности, налоговый орган настаивал на недостоверности сведений, отраженных в первичных документах, поскольку в табеле учета рабочего времени имелись отметки о работе и использовании отпуска за свой счет, а на основании данных приказов и авансовых отчетов в эти же самые периоды главный конструктор находился в командировке. В данном случае организация смогла оправдаться: мол, сам факт командировки не оспаривается, ошибки в табеле исправим. Ведь не ошибается лишь тот, кто ничего не делает. Суд проявил гуманность, подтвердив правомерность признания затрат. Но осадок, согласитесь, остался.
Не исключены проблемы и с Фондом социального страхования, причем в ситуации, когда никто никого не обманывает и никаких ошибок в документах не допускает.
Судебная практика показывает, что представители фонда отказывают в возмещении пособий по уходу за ребенком в случае, когда родительница, находясь в отпуске по уходу, работает на условиях неполного рабочего времени и ездит в командировки. Аргументы фонда просты: пособие выплачивается тем, кто осуществляет уход за ребенком. И с этим сложно не согласиться. Согласно п. 1 ст. 11.1 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» (далее – Федеральный закон № 255-ФЗ) ежемесячное пособие по уходу за ребенком выплачивается лицам, фактически осуществляющим уход за ребенком и находящимся в отпуске по уходу за ребенком. В соответствии с п. 2 ст. 11.1 Федерального закона № 255-ФЗ право на ежемесячное пособие по уходу за ребенком сохраняется в случае если лицо, находящееся в отпуске по уходу за ребенком, работает на условиях неполного рабочего времени или на дому и продолжает осуществлять уход за ребенком. Ключевым условием является именно осуществление ухода за ребенком. В случае направления в командировку это невозможно, следовательно, и пособие не положено. См.:
Постановление арбитражного суда Дальневосточного округа от 25.05.2017 № Ф03-1760/2017 по делу № А51-17546/2016
Где найти:
ИБ Арбитражный суд Дальневосточного округа
Так, в материалах дела ФСС отказал в зачете пособия по уходу за ребенком. Отказ был мотивирован следующими доводами: «…работник, имеющий детей в возрасте до 1,5 лет, может либо приступить к исполнению должностных обязанностей в режиме неполного рабочего времени и отказаться от направления в служебную командировку, либо прервать отпуск по уходу за ребенком, приступить к работе на полный рабочий день и быть направленным в командировку с его согласия». Фонд настаивал на утрате права на получение пособия по уходу за ребенком до 1,5 лет в период нахождения в командировке продолжительностью более одного месяца.
Представители Фонда настаивали на невозможности осуществления ухода за ребенком в период отсутствия матери по месту жительства ребенка и, как следствие, утрате права на получение пособия. Обратите внимание, суды согласились с решением Фонда социального страхования об отказе в возмещении средств на пособие.
В аналогичной ситуации, только с той разницей, что командировка была краткосрочной – менее месяца, компании удалось выиграть спор с Фондом. См.:
Постановление арбитражного суда Волго-Вятского округа от 23.11.2015 № Ф01-4671/2015 по делу № А43-30708/2014
Где найти:
ИБ Арбитражный суд Волго-Вятского округа
Отказывая в возмещении пособия, представители ФСС ссылаются на ныне утратившее силу совместное постановление Минтруда РФ № 26 и ФСС РФ № 34 от 04.04.2000. К периодам отсутствия родительского ухода указанным постановлением отнесены периоды лишения свободы и служебных командировок продолжительностью свыше одного календарного месяца. Этот документ сейчас не действует, однако требование Федерального закона № 255-ФЗ о необходимости ухода за ребенком как основного условия для выплаты пособия осталось. Следовательно, во избежание споров с Фондом социального страхования следует не направлять в командировку сотрудников, находящихся в отпуске по уходу за детьми, либо прервать такой отпуск на время командировки.
Про продолжительность
Продолжительность командировки Трудовым кодексом РФ не ограничивается. Безусловно, с учетом того, что командировка – это все-таки поездка для выполнения служебного поручения, а не перевод для работы в другую местность.
Согласно п. 4. Положения № 749 срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей выполняемого задания. Днем выезда в командировку считается дата отправления транспортного средства от места постоянной работы, а днем приезда из командировки – дата прибытия транспортного средства к месту постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее – последующие сутки. В том случае, когда станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, также учитывается время, которое необходимо работнику для того, чтобы добраться до места отправления транспортного средства. Это очень актуально для авиаперевозок: как правило, аэропорт находится за чертой города.
Например:
Если ориентировочное время вылета воздушного судна 24 июля 2018 года в 00 часов 45 минут, а время прилета 26 июля 23 часа 55 минут, днем выезда в командировку будет 23 июля, а днем возвращения из командировки 27 июля. Следовательно, продолжительность командировки по приказу будет составлять 5 календарных дней.
Очень часто работники выезжают в командировку после работы. Этот факт не меняет подхода к определению срока командировки. В любом случае днем выезда в командировку будет считаться день отправления транспортного средства. Однако возникают вопросы по отражению в табеле таких дней и их оплате. Ни Трудовым кодексом РФ, ни Положением № 749 в должной мере такая ситуация не урегулирована. Фактически решение вопроса отдано на откуп работодателю. Согласно п. 4 Положения № 749 вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем. Следовательно, этот вопрос целесообразно зарегламентировать в локальных актах по организации.
Фрагмент Положения о командировках:
6.5. Вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем.
Свое согласие отработать в день приезда из командировки работник выражает письменно, поставив подпись на бланке предложения (приложение № 5 к настоящему Положению).
Если работник согласен выйти на работу в день приезда из командировки, этот день в табеле учета рабочего времени отражается дробным кодом «К/Я» («количество часов, относящихся к периоду командировки / отработанные часы») с указанием:
- количества часов рабочей смены, не отработанных, но относящихся к периоду командировки;
- продолжительности работы.
Что с табелем? Этот вопрос тоже решается индивидуально. Однако тон задают бухгалтерские программы. Если проставить в табеле код «К», программа автоматически посчитает средний заработок. Если поставите код «Я», тогда будет начислена заработная плата за отработанное время. Кто-то дорабатывает учетные программы таким образом, чтобы на один день можно было поставить двойное обозначение «Я/К». Вопрос отражения в табеле также целесообразно зафиксировать в локальном акте или в приказе по организации. Это необходимо для того, чтобы в случае проверки вы могли пояснить расхождения между данными табеля учета рабочего времени и приказа о направлении в командировку.
Еще одна распространенная ситуация требует особого внимания – выезд или возвращение из командировки в выходной день. Согласно п. 5 Положения № 749 оплата труда работника в случае привлечения его к работе в выходные или нерабочие праздничные дни производится в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации. А это значит, что дни работы подлежат оплате согласно ст. 153 ТК РФ в не менее чем двойном размере, либо, по желанию работника, оплачиваются в одинарном размере с предоставлением одного дня отдыха за каждый выходной день.
Некоторые работодатели категорически не хотят признавать работой время перелета или движения поезда, настаивая на том, что в это время работник не трудится и не выполняет никаких обязанностей. Однако с официальной точки зрения требуется оплата дней выезда в порядке, установленном ст. 153 ТК РФ. Как указывают представители Министерства труда и социальной защиты РФ, по смыслу ст. ст. 106, 107, 166 ТК РФ выезд, приезд или нахождение командированного работника в пути в выходной или нерабочий праздничный день по распоряжению работодателя относятся к случаям привлечения работника к работе в выходные или нерабочие праздничные дни. К такому выводу представители ведомства пришли после выхода определения Верховного Суда Российской Федерации от 20.06.2002 № ГКПИ02-663. См.:
Письмо Минтруда России от 13.10.2017 № 14-2/В-921
Где найти:
ИБ Разъясняющие письма органов власти
Если работник в командировке привлекался к работе в выходной для него по основному месту работы день или выезжает в командировку, то такой день в табеле учета рабочего времени отражается с кодом «РВ». Если продолжительность командировки больше недели и в календарные дни командировки входят нерабочие или праздничные дни, которые работник использует по назначению, то есть отдыхает, в табеле такие дни отражаются с кодом «К». См.:
Письмо Минтруда России от 14.02.2013 № 14-2-291
Где найти:
ИБ Разъясняющие письма органов власти
Про средний заработок
При направлении работника в командировку работодатель обязан сохранить за работником средний заработок. Согласно п. 9 Постановления № 749 средний заработок сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации, а также за период нахождения в дороге. Если на период командировки приходятся выходные дни, они оплате не подлежат, за исключением случаев, когда служебное поручение связано с работой, в том числе и в выходные дни. Оплата за период командировки не требует подсчета часов. В случае привлечения к работе в выходной день согласно ст. 153 ТК РФ оплата производится за часы, фактически отработанные в выходной или нерабочий праздничный день. Причем гарантированный минимум, который обязан работодатель выплатить работнику, рассчитывается по дневным и часовым тарифным ставкам, а не из среднего заработка. Трудовой кодекс не устанавливает требований к подсчету часов, приходящихся на отработанное время в период командировки. Порядок подсчета и фиксации часов целесообразно зарегламентировать локальным актом. Например, это могут быть данные табеля учета рабочего времени, зафиксированные принимающей стороной. Если организовать подсчет часов невозможно, вам ничего не остается, как оплатить такой день полностью.
Достаточно часто бухгалтеры сетуют на то, что средний заработок оказывается меньше текущей заработной платы. Данное обстоятельство демотивирует работника и не способствует качественному выполнению работы. Дабы исключить подобного рода риски, работодатель задается вопросом: можно ли в период командировки сохранить за работником текущую заработную плату, не рассчитывая средний заработок? Трудовой кодекс РФ не предусматривает такой возможности. См.:
Письмо Роструда от 05.02.2007 № 275-6-0
Где найти:
ИБ Разъясняющие письма органов власти
В локальном акте (трудовом, коллективном договоре, положении об оплате труда) вы можете предусмотреть доплату до текущей заработной платы в том случае, когда средний заработок будет меньше этой суммы, и данные расходы будут учитываться в составе расходов на оплату труда в целях налогообложения прибыли организаций. См.:
Письмо Минфина России от 28.04.2014 № 03-03-06/1/19699
Где найти:
ИБ Разъясняющие письма органов власти
Порядок расчета среднего заработка установлен ст. 139 ТК РФ и Положением, утвержденным постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы» (далее – Положение № 922). Для всех случаев расчета среднего заработка по основаниям, предусмотренным Трудовым кодексом, установлен расчетный период 12 месяцев, предшествую щих месяцу, в котором происходит сохранение среднего заработка.
Например:
Работник направлен в командировку с 16 июля 2018 года на 14 календарных дней. Расчетным периодом будет отрезок времени с 1 июля 2017 года по 30 июня 2018 года.
В то же время, согласно ст. 139 ТК РФ в коллективном договоре, локальном нормативном акте могут быть предусмотрены и иные периоды для расчета средней заработной платы, если это не ухудшает положение работников. В отдельных случаях система оплаты труда в организации предполагает регулярный рост заработной платы, однако система мотивации сугубо индивидуальна и, как следствие, применение повышающих коэффициентов при расчете среднего заработка невозможно. Это как раз тот случай, когда текущая заработная плата за месяц будет больше, чем средний заработок. Нивелировать подобную разницу можно, установив в локальном акте расчетный период меньшей продолжительности, чем предусмотрено Трудовым кодексом, – например, месяц, если это не ухудшает положение работников.
Существенно потерять в оплате при направлении в командировку может работник, который в предшествующих 12 месяцах работал по совместительству и затем через изменение условий трудового договора стал трудиться по основному месту работы. Дело в том, что Трудовой кодекс не устанавливает, каким образом оформляется «превращение» совместителя в основные работники. Поэтому представители Роструда допускают два варианта. См.:
Письмо Роструда от 22.10.2007 № 4299-6-1
Где найти:
ИБ Разъясняющие письма органов власти
Первый вариант – через увольнение. В этом случае время работы по совместительству не будет входить в расчет среднего заработка. В расчете будут участвовать только дни и начисленные за это время суммы по действующему трудовому договору.
Пример:
Работница работает в ООО «А» по основному месту работы с 10 марта 2014 года.
25 сентября 2016 года работница устроилась на работу по совместительству в ООО «Б».
2 июля 2018 года работница уволилась из ООО «А» по собственному желанию.
3 июля 2018 года трудовой договор с ООО «Б» расторгнут по соглашению сторон.
4 июля 2018 года заключен трудовой договор с ООО «Б» по основному месту работы.
27 августа 2018 года работница была направлена в командировку. Расчетным периодом в этом случае будет отрезок времени с 4 июля 2018 года по 31 июля 2018 года. Период работы по совместительству в расчет не войдет.
Второй вариант – через внесение изменений в трудовой договор.
Пример:
Работница работает в ООО «А» по основному месту работы с 10 марта 2014 года.
25 сентября 2016 года работница устроилась на работу по совместительству в ООО «Б».
2 июля 2018 года работница уволилась из ООО «А» по собственному желанию.
3 июля 2018 года в трудовой договор с ООО «Б» внесены изменения, согласно которым данная работа признается основной.
27 августа 2018 года работница была направлена в командировку. Расчетным периодом в этом случае будет отрезок времени с 1 августа 2017 года по 31 июля 2018 года. Период работы по совместительству войдет в расчетный период.
Поскольку работа по совместительству предполагает ограничения по продолжительности рабочего времени – не более половины месячной нормы, логично предположить, что заработок в период совместительства был гораздо меньше, чем в период работы по основному месту работы. Однако период времени, приходящийся на период совместительства, будет учитываться как отработанный, и средний заработок за счет этого периода будет уменьшаться.
Про проезд
Согласно статье 168 ТК РФ в случае направления в командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы по проезду. В свою очередь подп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее – НК РФ) к прочим расходам относит расходы на командировки, включая расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы. Как мы видим, категория транспортного средства и стоимость перевозки не ограничиваются ни нормами трудового законодательства, ни нормами налогового законодательства. Однако сложности возникают в тех случаях, когда работники пытаются совместить приятное с полезным.
Например, работник изъявляет желание выехать в командировку не в понедельник, а в пятницу вечером с целью посвятить субботу и воскресенье изучению достопримечательностей нового города или, наоборот, после выполнения служебного поручения остаться на выходные. Больше всего в этой ситуации бухгалтеров волнует учет затрат на проезд, проживание и выплату суточных. В данном случае период командировки, то есть выполнения служебного поручения, не будет совпадать с датами приезда или отъезда, да и лишние затраты на выплату суточных за выходные дни и оплату проживания не каждой организации захочется брать на себя. Как считает Министерство финансов РФ, и с его выводами сложно не согласиться, оплатить проезд к месту выполнения служебного задания организация обязана в любом случае. Поэтому, если работник согласует с работодателем возможность выезда накануне или возвращение после выходных дней, такие затраты принимаются в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль и оплата стоимости проезда не будет облагаться НДФЛ и страховыми взносами. В свою очередь, оплачивать проживание и суточные за дни выходных организация не обязана.
Например: в приказе на командировку будет обозначен срок командировки 5 календарных дней – с 16 по 20 июля 2018 года, а билеты на проезд к месту командировки будут датированы 13 июля 2018 года. При этом суточные будут выплачены только за период с 16 по 20 июля 2018 года.
Порядок согласования определяется каждой организацией самостоятельно. Это может быть служебная записка работника с резолюцией руководителя. См.:
Письмо Минфина России от 30.07.2014 № 03-04-06/37503
Где найти:
ИБ Разъясняющие письма органов власти
Всё меняется с точностью до наоборот в случае, когда работник остается в месте командировки не на выходные дни, а для проведения очередного оплачиваемого отпуска. Казалось бы, всё то же самое – обязанность оплатить проезд к месту командировки и обратно никто не отменял. В этом случае Минфин РФ считает, что работник возвращается уже не из командировки, а из отпуска, поэтому расходы на оплату проезда экономически необоснованны, а компенсация проезда для работника является облагаемым НДФЛ и страховыми взносами доходом. Однако если случилось так, что к месту выполнения служебного задания работнику необходимо поехать из места проведения отпуска, – проблем нет, расходы обоснованны и облагаемого НДФЛ и страховыми взносами дохода у работника не возникает. С подобной логикой можно соглашаться, а можно не соглашаться. На наш взгляд, расходы на проезд в любом случае должны уменьшать налоговую базу по налогу на прибыль. А вот в части НДФЛ и страховых взносов ситуация сложнее.
Поэтому в аналогичной ситуации во избежание рисков целесообразно оплату обратного проезда включить в облагаемый доход сотрудника. Иной подход необходимо быть готовым отстаивать в суде. См.:
Письмо Минфина России от 21.03.2017 № 03-04-06/16282,
письмо ФНС России от 11.05.2018 № БС-4-11/8968,
письмо Минфина России от 17.01.2017 № 03-04-06/1546
Где найти:
ИБ Разъясняющие письма органов власти