И начнем мы с очень распространенного вопроса работодателей.
ВОПРОС:
В нашей организации отпуска предоставляются по желанию работника. Один сотрудник не хочет уходить в ежегодный отпуск уже третий год. Достаточно ли заявления, расписки от работника о том, что это его желание, что он не имеет претензий к работодателю?
Право на отпуск для лиц, работающих по трудовому договору, – это конституционное право на отдых (часть 5 ст. 37 Конституции РФ). В соответствии с частью 1 ст. 122 ТК РФ оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. Соответственно, каждому работнику ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть предоставлен работодателем. Никакие расписки, заявления работника не освободят работодателя от административной ответственности при проверке государственной инспекции труда, так как локальные нормативные акты, трудовой договор, соглашения не могут содержать условия, ограничивающие права или снижающие уровень гарантий работников по сравнению с установленными трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.
Право на ежегодный оплачиваемый отпуск имеют абсолютно все работники организации, независимо от их режима рабочего времени, особенностей осуществления ими трудовой деятельности.
Обратите внимание: очередность предоставления отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, который утверждается работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при его наличии) не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов. И в соответствии с частью 2 ст. 123 ТК РФ график отпусков является обязательным, т.е. ни работник не имеет права отказаться от предоставления отпуска, ни работодатель не имеет права без согласия работника перенести отпуск на другое время.
Непредоставление работникам ежегодных оплачиваемых отпусков может являться основанием для привлечения работодателей к административной ответственности по части 1 ст. 5.27 КоАП РФ.
Обратите внимание: график отпусков утверждается именно работодателем.
Задача работодателя – утвердить в графике отпусков очередность предоставления работникам оплачиваемых отпусков (ежегодного основного и ежегодных дополнительных).
Хотелось бы обратить внимание работодателей на то, что если сам работодатель соблюдает требование трудового законодательства, то вопрос о том, что работник не хочет пойти в отпуск, даже не возникает, так как порядок оформления предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска сводится к следующему:
- не позднее чем за две недели до начала календарного года график отпусков утверждается работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (т.е. если работник не относится к категории работников, которые могут использовать отпуск в любое удобное для них время, сам работодатель определяет очередность предоставления отпусков работникам (часть 1 ст. 123 ТК РФ));
- не позднее чем за две недели до начала отпуска о времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись (часть 3 ст. 123 ТК РФ);
- на практике предоставление отпуска оформляется приказом (можно использовать формы Т-6 или Т-6а, утвержденные Госкомстатом), документом-основанием к приказу является график отпусков, с приказом работника знакомят под роспись;
- не позднее чем за три дня до начала отпус-ка работодатель обязан выплатить отпускные (часть 9 ст. 136 ТК РФ).
Соответственно, если работодатель выполнил все требования законодательства, работник не может говорить: «Не хочу». В соответствии с частью 2 ст. 123 ТК РФ график отпусков является обязательным как для работодателя, так и для работника. И нарушение работником графика отпусков может являться основанием для привлечения к дисциплинарной ответственности.
Обратите внимание: в соответствии с частью 4 ст. 123 ТК РФ отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время. Но даже таким «льготникам» отпуск не может не предоставляться. Но в отличие от среднестатистического работника, которому работодатель имеет право определить время предоставления отпуска по своему усмотрению, таким работникам отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время. И вот по таким «льготным» работникам возникает вопрос при составлении графика отпусков.
ВОПРОС:
Нужно ли работников, которым отпуска предоставляются в удобное для них время, включать в график отпусков?
Полагаем, что да, так как график отпусков является сводным документом, в котором отражается очередность именно предоставления оплачиваемых отпусков. Но по таким работникам заполнение графика отпусков будет происходить с особенностями. Так, на практике есть несколько вариантов:
- если работодатель использует график отпусков по форме № Т-7, можно заполнить графы с 1-й по 5-ю, а графу 6 оставить незаполненной, при этом в графе 10 «Примечание» уточнить категорию, к которой относится работник (например, несовершеннолетний, совместитель и т.д.);
- на этапе составления графика отпусков на 2017 год, попросить работника написать заявление о предоставлении отпуска в 2017 году в удобное для него время, на основании заявления работника заполнить в графе 6 «Дата запланированная» дату, в графе 10 «Примечание» также отметить, к какой категории «льготников» относится работник. При этом нужно понимать, что даже после утверждения графика отпусков, если такой работник в 2017 году передумает и напишет заявление о предоставлении отпуска в другой период, работодатель будет вынужден удовлетворить просьбу работника. При этом общая норма части 2 ст. 123 ТК РФ об обязательности графика отпусков как для работодателя, так и для работника здесь не подлежит применению, так как юридически более «сильной» является норма-льгота – часть 4 ст. 123 ТК РФ – о предоставлении отдельным категориям работников ежегодного оплачиваемого отпуска в удобное для них время.
Более распространенным на практике вариантом является второй. Но поскольку этот вопрос законодательно не урегулирован, работодатель самостоятельно определяет способ заполнения графика отпусков в такой ситуации.
Мы неслучайно в качестве примера по заполнению графика отпусков для «льготной» категории работников привели совместителей. В соответствии с частью 1 ст. 286 ТК РФ лицам, работающим по совместительству, ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе. В том случае, когда работает внешний совместитель, работодатель не может знать о времени предоставления отпуска по основному месту работы. Наступит 2017 год – и такому работнику-совместителю работодатель будет предоставлять ежегодный оплачиваемый отпуск по заявлению. В заявлении работник может указать, что просит предоставить, например, ежегодный основной оплачиваемый отпуск в связи с предоставлением ежегодного оплачиваемого отпуска по основному месту работы. Итак, вопрос о включении в график отпусков на 2017 год работников, имеющих право на предоставление отпуска в удобное время, мы рассмотрели. Обратимся к следующему вопросу.
ВОПРОС:
В каком порядке следует располагать фамилии работников в графике отпусков?
Конкретный порядок расположения фамилий в графике отпусков законодательно не установлен. В соответствии с порядком заполнения графика отпусков по форме № Т-7, утвержденным Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1,
Где найти:
ИБ Российское законодательство (Версия Проф)
график отпусков применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. Соответственно, можно рекомендовать распределять фамилии работников именно по месяцам в хронологическом порядке, т.е. сначала указывать тех, кому предоставляется отпуск в январе, потом тех, кому в феврале и т.д. Небольшие организации, как правило, используют алфавитный порядок заполнения графика отпусков. Если у работодателя есть большое количество структурных подразделений, то график удобнее составлять так, чтобы отражать очередность предоставления отпусков работникам конкретного структурного подразделения, с тем чтобы соответствующее структурное подразделение продолжало эффективно работать.
ВОПРОС:
Можно ли при составлении графика отпусков в графе 6 «Дата запланированная» указывать не конкретную дату, а месяц или период, например, сентябрь или сентябрь – октябрь? Работники не могут точно определить, когда они хотели бы пойти в отпуск, называют примерный период.
Во-первых, по общему правилу работодатель не обязан учитывать мнение работников о времени предоставления отпуска. К исключениям можно отнести работников, которым отпуск в соответствии с ТК РФ или иным федеральным законом предоставляется в удобное для них время. Также напомним, что в соответствии с частью 2 ст. 122 ТК РФ работники в первый год работы имеют право на использование отпуска за первый год по истечении шести месяцев непрерывной работы у данного работодателя. Соответственно, если работник устроился на работу, например, в октябре 2016 года, при составлении графика отпусков на 2017 год работодателю важно учитывать его пожелания. Это следует из анализа части 2 ст. 122 ТК РФ. Заполнять график отпусков по таким работникам можно так же, как было рассмотрено нами выше, – по работникам-«льготникам». Если работник среднестатистический, ему не предоставляются какие-то дополнительные преференции по выбору времени начала отпуска, работодатель может не спрашивать его мнение. В соответствии с частью 1 ст. 123 ТК РФ очередность предоставления отпусков определяет именно работодатель. Конечно же, не является нарушением то, что работодатель спрашивает, какие пожелания у работников о времени начала отпуска, но в ситуации, когда работник никак не определится, работодатель может в одностороннем порядке самостоятельно определить дату запланированного отпуска. Во-вторых, несмотря на то, что детальный порядок оформления в графике времени предоставления работнику отпуска с указанием конкретного числа и месяца законодательством не установлен, если обратиться к ГОСТу Р 6.30-2003, которым установлен порядок нанесения реквизитов на документы, реквизит «Дата» включает число, месяц и год. См.:
Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации»
Где найти:
ИБ Российское законодательство (Версия Проф)
В графе 6 самой формы № Т-7 графика отпусков указано, что в ней должна быть проставлена «Дата запланированная». Следовательно, при составлении графика отпусков в нем корректнее указывать именно дату предоставления работнику отпуска.
ВОПРОС:
В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» работодатель самостоятельно утверждает формы первичных учетных документов (за исключением работодателей – организаций государственного сектора, формы первичных учетных документов которых устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством). Вправе ли работодатель утвердить свою форму графика отпусков, исключив из унифицированной формы № Т-7 графу 7 «Дата фактическая», графу 8 «Основание (документ) перенесения отпуска» и графу 9 «Дата предполагаемого отпуска»?
Работодатель действительно может утвердить свою форму графика отпусков, но не рекомендуем исключать из самостоятельно разработанной формы графика отпусков графы 7, 8 и 9, так как в соответствии с частью 1 ст. 123 ТК РФ в графике отпусков работодателем определяется именно очередность предоставления оплачиваемых отпусков, а не планирования. Такое видоизменение графика отпусков может трактоваться проверяющими как нарушение работодателем части 1 ст. 123 ТК РФ.
Очень важный вопрос при составлении графика отпусков на 2017 год – включение в него частей отпуска, т.е. когда в графе 5 указывается ежегодный основной оплачиваемый отпуск не полной продолжительности (например, 28 календарных дней), а его разделение на части (например, 14 и 14) с соответствующим заполнением в графе 6 предполагаемых дат начала таких частей отпуска.
Обратите внимание: если работодатель не получал от работника предварительного (до даты утверждения графика отпусков) согласия, включение в график отпусков частей отпуска работодателем в одностороннем порядке является нарушением части 1 ст. 125 ТК РФ. Ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части по соглашению сторон, при этом одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней. Работодатель не имеет права включать в график отпусков части отпуска в одностороннем порядке, так же как не имеет права включать в правила внутреннего трудового распорядка, в иные локальные нормативные акты, в трудовой договор с работником условие о том, что у данного работодателя ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется частями. Это будут условия, ухудшающие положение работника по сравнению с нормами трудового законодательства, и в соответствии со ст. 9 ТК РФ они не подлежат применению. Выходом из ситуации является оформление предварительных, до даты утверждения графика отпусков, соглашений с работником. Форма соглашения законодательно не определена, поэтому на практике зачастую работодатели берут от работников заявления с просьбой в таком-то календарном году ежегодный основной оплачиваемый отпуск разделить на такие-то части. На таком заявлении работодатель проставляет резолюцию о включении отпуска в график отпусков, и соглашение считается достигнутым.
ВОПРОС:
Как быть, если у работника накопилась задолженность по отпускам? Нужно ли включать задолженность в график отпусков на 2017 год? Или достаточно отражать информацию об этом в личной карточке?
В Письме от 08.06.2007 № 1921-6
Где найти:
ИБ Вопросы-ответы (Финансист)
Специалисты Роструда разъяснили ответ на данный вопрос. По их мнению, ежегодные отпуска за предыдущие рабочие периоды могут предоставляться либо в рамках графика отпусков на очередной календарный год, либо по соглашению между работником и работодателем, т.е. задолженность по отпускам можно вносить в график отпусков на очередной календарный год. Например, задолженность за предыдущий период составляет десять календарных дней, работник относится к категории работников, которым ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется продолжительностью 28 календарных дней. При составлении графика отпусков в графе 5 «Количество календарных дней» можно указать общую продолжительность – 38 календарных дней, при этом в графе 10 «Примечание» указать, что десять календарных дней – за такой-то рабочий год. Можно не включать задолженность в график отпусков, так как информация о ней сохраняется в личной карточке Т-2, однако в этом случае нужно будет спрашивать согласие работника по срокам предоставления такого отпуска.
ВОПРОС:
Нужно ли включать в график отпусков, утвержденный на соответствующий год, вновь принимаемых работников?
График отпусков утверждается работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года. В соответствии с частью 2 ст. 123 ТК РФ график отпусков является обязательным для работника и работодателя. Также, в соответствии с частью 2 ст. 122 ТК РФ, право на использование отпуска у вновь принятого работника возникает по истечении шести месяцев непрерывной работы в организации. Следовательно, вносить уточнения, дополнения по работникам, принятым после утверждения графика, в график отпусков не нужно. Вновь принятому работнику отпуск будет предоставляться по истечении шести месяцев непрерывной работы в организации на основании заявления работника.
ВОПРОС:
С 1 января 2017 года вступают в силу изменения по особенностям регулирования труда лиц, работающих у работодателей, – субъектов малого предпринимательства, которые отнесены к микропредприятиям. Согласно этим изменениям, работодатели-микропредприятия могут отказаться частично или полностью от принятия локальных нормативных актов. Можно ли таким работодателям не утверждать график отпусков на 2017 год?
Во-первых, график отпусков утверждается не позднее чем за две недели до начала 2017 года, а изменения по микропредприятиям вступят в силу с 1 января 2017 года. Поэтому не позднее 16 декабря такие работодатели также должны утвердить график отпусков на 2017 год. Во-вторых, остается неясным вопрос о том, можно ли отнести график отпусков к локальным нормативным актам. Существуют разные точки зрения. По мнению Роструда, к локальным нормативным актам относятся также штатное расписание и график отпусков. См.:
Письма Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1, от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1, от 22.03.2012 № 428-6-1, от 31.10.2007 № 4414-6
Где найти:
ИБ Вопросы-ответы (Финансист)
Однако график отпусков не рассчитан на многократность применения (один из признаков нормативного правового акта из теории права), законодатель обязывает работодателей извещать работника о времени начала отпуска под роспись не позднее чем за две недели до начала отпуска. Если бы график отпусков относился к локальным нормативным актам, эта норма была бы лишней, так как в соответствии с частью 2 ст. 22 ТК РФ работодатель обязан знакомить под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами. По нашему мнению, график отпусков не является локальным нормативным актом, а относится к первичной учетной документации по учету кадров, т.е. является организационно-распорядительным документом. И если не относить график отпусков к локальным нормативным актам, получается, что и работодатели, отнесенные к микропредприятиям, должны будут вести графики отпусков.
ВОПРОС:
Как правильно при составлении графика отпусков внести в него сведения о работниках, находящихся в отпуске по уходу за ребенком?
Очередность предоставления отпусков определяется работодателем в графике отпус- ков (часть 1 ст. 123 ТК РФ). В соответствии с Указаниями по применению и заполнению унифицированной формы № Т-7 «График отпусков», предусмотренными постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», график отпусков применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. График отпусков – сводный график.
На практике наиболее распространенный подход к решению данного вопроса заключается в том, что график отпусков в обязательном порядке должен содержать информацию об отпусках работников, которые имеют право на отпуск и которым отпуск должен быть предоставлен. Полагаем, что речь идет об отпусках, которые должны быть фактически предоставлены работникам.
Вышеуказанные нормативные акты не устанавливают обязанности работодателя включать в график отпусков сведения о работниках, которым отпуск не предоставляется, ведь работник может находиться в отпуске по уходу за ребенком весь календарный год. Такое нахождение в отпуске по уходу за ребенком, как представляется, исключает предоставление очередного оплачиваемого отпуска в силу ст. 256 ТК РФ, поэтому работодатель не обязан включать в график отпусков сведения о работнике, которому очередной отпуск не предоставляется. Но есть работодатели, которые в такой ситуации вносят в график отпусков сведения о работниках, которые находятся в отпуске по уходу за ребенком, в следующем порядке.
Графа 5 «Количество календарных дней» не заполняется, или проставляется прочерк. В графе 6 «Дата запланированная» ставится прочерк. В столбце 10 «Примечание» проставляется отметка о том, что работник находится в отпуске по уходу за ребенком.
Но когда отпуск по уходу за ребенком заканчивается до окончания календарного года, работодатель с учетом конкретных обстоятельств может запланировать очередной отпуск работника, например, в случае если отпуск по уходу за ребенком продлится непродолжительное время с начала календарного года. Допустимо предоставление очередного отпуска авансом без учета отработанного времени.
В случае если работодатель запланировал очередной отпуск на текущий календарный год после выхода работника из отпуска по уходу за ребенком, сведения о таком отпуске подлежат включению в график отпусков.
Также напомним, что согласно ст. 260 ТК РФ работодатель обязан предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск независимо от стажа работы у данного работодателя женщине по ее желанию непосредственно по окончании отпуска по уходу за ребенком.
Если женщина изъявит желание получить ежегодный оплачиваемый отпуск по окончании отпуска по уходу за ребенком, то работодатель обязан предоставить ей очередной отпуск независимо от графика отпусков.
ВОПРОС:
Работник имеет право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск в количестве 28 календарных дней и дополнительный оплачиваемый отпуск за работу во вредных условиях труда в количестве семи календарных дней. Обязан ли работодатель предоставлять дополнительный оплачиваемый отпуск одновременно с основным оплачиваемым?
В соответствии с частью 2 ст. 120 ТК РФ при исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском, т.е. если работнику положены ежегодные основной и дополнительный оплачиваемые отпуска, общую продолжительность ежегодного отпуска определяют путем их суммирования. В этом случае в графе 5 «Количество календарных дней. Отпуск» будет указано 35, в графе 10 «Примечание» нужно проставить отметку о том, что семь календарных дней – дополнительный оплачиваемый отпуск за работу во вредных условиях труда.
При этом при фактическом предоставлении дополнительного оплачиваемого отпуска за работу во вредных или опасных условиях труда помните, что в стаж работы, дающий право на ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска за работу во вредных и (или) опасных условиях труда, включается только фактически отработанное в соответствующих условиях время (часть 3 ст. 121 ТК РФ).
Порядок исчисления стажа работы, дающего право на дополнительный отпуск за работу во вредных и (или) опасных условиях труда, определен в Постановлении Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 21.11.1975 № 273/П-20 «Об утверждении Инструкции о порядке применения Списка производств цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск и сокращенный рабочий день».
Где найти:
ИБ Российское законодательство (Версия Проф)
ВОПРОС:
Нужно ли знакомить работников с графиком отпусков под роспись?
По данному вопросу среди специалистов также нет однозначного мнения. Это связано с вопросом, который мы рассматривали выше в части о том, является ли график отпусков локальным нормативным актом или нет. Полагаем, что график отпусков не является локальным нормативным актом. График отпусков утверждается работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. После этого работодатель обязан известить работников о времени начала отпус-ка. Известить о времени начала отпуска можно любым способом, например, с помощью персональных извещений или утвердить новую форму графика отпусков, дополнив унифицированную форму № Т-7 графой 11 «О времени начала отпуска извещен. Дата. Подпись». Второй способ примечателен тем, что позволяет не только выполнить требование части 3 ст. 123 ТК РФ, но и в том случае, если проверяющие отнесут по своему убеждению график отпусков к локальным нормативным актам (соответственно, будут проверять выполнение требования части 2 ст. 22 ТК РФ в части ознакомления работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами), у работодателя графа 11 закрывает сразу два вопроса: она является подтверждением извещения работников о времени начала отпуска, и также будут поставлены подписи работников, что будет подтверждать выполнение работодателем обязанности по ознакомлению с локальными нормативными актами. С мнением Роструда о способах извещения работников о времени начала отпуска можно ознакомиться в письме от 30.07.2014 № 1693-6-1.
Где найти:
ИБ Вопросы-ответы (Финансист)
Напомним: если работнику отпуск будет предоставлен в соответствии с графиком отпусков, получать дополнительно заявление от него не по- требуется. Извещать работника о времени начала отпуска – обязанность именно работодателя, работнику не нужно в этом случае писать заявление. Но заявление может понадобиться в ситуациях отклонения от графика, когда работник будет обращаться с просьбой предоставить часть отпуска, или по определенным причинам отпуск будет переноситься на другой период. В заключение отметим: закрывая график отпусков на 2017 год, проверьте соответствие дат начала отпуска в графе 6 и в графе 7. При их несоответствии в обязательном порядке должны быть заполнены графы 8 и 9 графика.
На этом наш тематический сюжет завершен.
«Декабрь спросит, что лето припасло» – эта народная поговорка как нельзя кстати напоминает нам о том, что в декабре нужно заранее подготовиться ко всем изменениям законодательства, которые были приняты летом, а вступают в силу с 2017 года. Помимо изучения поправок у бухгалтера есть и много других важных дел, которые нужно закончить до наступления нового года: провести инвентаризацию, решить, как платить авансы по налогу на прибыль, и взвесить все «за» и «против» по вопросу перехода на УСН, а «упрощенцам» необходимо определиться с объектом налогообложения, который они будут применять в 2017 году. Традиционно в перечне основных бухгалтерских дел декабря вы найдете информацию об уплате налогов, взносов и подаче деклараций.
Где найти:
21 ноября в Центре образования «ЭЛКОД» специалисты сферы учета отметили профессиональный праздник – День бухгалтера – на тематическом МАСТЕР-КЛАССЕ Марины Сергеевны Поляковой «Новое в налогообложении в 2017 году».
Бухгалтерам
Кадровикам
