Для учета расходов на ГСМ нужны документы, подтверждающие их приобретение и расход, а также служебный характер поездок. Приобретение ГСМ по топливным картам подтверждает накладная поставщика, покупку за наличные – чек АЗС и авансовый отчет водителя. Расход топлива и служебный характер поездок автомобиля, подключенного к электронной системе контроля, подтверждают отчеты системы.
Путевые листы для списания ГСМ нужны, если нет электронной системы контроля расхода топлива или она не предоставляет все нужные данные. Например, контролирует расход ГСМ, но не отслеживает маршрут автомобиля.
Для тех, кто занимается перевозками пассажиров, багажа и грузов, путевые листы обязательны (ч. 2 ст. 6 Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта).
Подробнее об учете расходов на ГСМ можно узнать в Готовом решении: Как учитывать горюче-смазочные материалы (КонсультантПлюс, 2022).
На заметку: НДС к вычету при приобретении ГСМ за наличный расчет через подотчетных лиц принимается в обычном порядке на основании счета-фактуры (п. 1 ст. 172 НК РФ, Письма Минфина России от 19.07.2021 N 03-07-11/57329, от 26.03.2019 N 03-07-09/20252). Вычет НДС по кассовому чеку без счета-фактуры может вызвать претензии со стороны налоговых органов.
Читайте подробнее