Организация должна возместить работнику расходы на каршеринг в командировке, если это предусмотрено коллективным договором или локальным нормативным актом организации, например положением о командировках (ч. 1 ст. 167, ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения о служебных командировках).
В нормативных документах организации может быть установлено:
- в каких случаях работник может воспользоваться каршерингом (например, для проезда из аэропорта (вокзала) до гостиницы и обратно);
- какие расходы возмещаются работнику (например, стоимость бронирования и аренды, включая поездку и режим ожидания);
- какие расходы не возмещаются работнику (например, административные штрафы и штрафы за нарушение работником условий договора каршеринга, расходы на эвакуацию и спецстоянку автомобиля);
- перечень документов, которые должен представить работник по возвращении из командировки (распечатанные с сайта каршеринговой компании и/или из личного кабинета работника договор, документы об оплате, детальный отчет о поездке и др.).
Для целей исчисления налога на прибыль расходы на каршеринг в виде платы за бронирование и аренду (включая поездку и режим ожидания) учитываются в прочих расходах, связанных с производством и реализацией, при условии, что они экономически оправданны и документально подтверждены (п. 1 ст. 252, подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Документами, подтверждающими расходы работника на каршеринг, являются (Письма УФНС России по г. Москве от 28.01.2019 N 13-11/011687@, Минфина России от 29.11.2010 N 03-03-06/1/742):
- договор каршеринга (ст. 643 ГК РФ);
- документы, подтверждающие оплату услуг каршеринга (кассовый чек или БСО, выписка с банковского счета) (п. 2 ст. 1.2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ);
- документы, подтверждающие факт использования арендованного автомобиля в целях исполнения служебного поручения в период нахождения в командировке (например, служебная записка, в которой указана цель поездки, детальный отчет каршеринговой компании о поездке, скриншот страницы личного кабинета с маршрутом поездки).
Указанные расходы учитываются на дату утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).
Если организация возмещает работнику расходы, связанные с нарушением им законодательства и/или условий договора каршеринга, то такие расходы для целей исчисления налога на прибыль не учитываются, так как они не признаются экономически оправданными (п. 1 ст. 252 НК РФ). В частности, в расходах не учитываются:
– административные штрафы, например штраф за нарушение правил дорожного движения, за неправильную парковку (п. 2 ст. 270 НК РФ);
– штрафы за нарушение работником условий договора каршеринга, например за порчу автомобиля, утерю документов, курение в салоне;
– расходы на эвакуацию и оплату спецстоянки автомобиля при нарушении работником правил парковки.
На УСН можно учесть расходы на проезд командированного работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, в том числе на арендованном автомобиле (каршеринге) (Письма Минфина России от 29.11.2010 N 03-03-06/1/742, УФНС России по г. Москве от 28.01.2019 N 13-11/011687@).
Как отражать в бухгалтерском учете расходы работника на каршеринг в командировке, рассказано в Готовом решении: Как учитывать расходы работника на каршеринг в командировке (КонсультантПлюс, 2024).
На заметку: разобраться с разными видами расходов при расчетах с работниками поможет участие в трансляции «Расходы на персонал: учет затрат, НДФЛ, страховые взносы. Возможности и риски налоговой экономии» 19 августа 2024 года.
Читайте подробнее