Компенсация ремонта личного компьютера дистанционного работника: как не облагать НДФЛ, страховыми взносами и налогом на прибыль

Работодатель обязан обеспечивать дистанционного работника необходимыми для выполнения им трудовой функции оборудованием, программно-техническими и иными средствами (ч. 1 ст. 312.6 ТК РФ). Оборудование для удаленной работы может принадлежать работнику или быть арендованным им. Использовать такое оборудование дистанционный работник вправе с согласия или ведома работодателя и в его интересах. В этом случае работодатель (ч. 2 ст. 312.6 ТК РФ):

– выплачивает работнику компенсацию за использование оборудования и средств;

– возмещает ему расходы, связанные с их использованием.

В Консультации от 04.04.2024 эксперт ФНС России поясняет, при каких условиях компенсация расходов на ремонт личного компьютера дистанционного работника не облагается НДФЛ и страховыми взносами и учитывается в расходах при расчете налога на прибыль.

Компенсация расходов работника не облагается НДФЛ и взносами и включается в расходы при расчете налога на прибыль в сумме, установленной трудовым, коллективным договором или ЛНА, но не более 35 руб. за рабочий день или в сумме, подтвержденной документами (ст. 217, 264, 422 НК РФ).

Способ возмещения расходов закрепляется в ЛНА, коллективном или трудовом договоре (дополнительном соглашении). При отсутствии в них указанных положений возмещение расходов осуществляется только по документально подтвержденным фактическим расходам (подп. 11.1 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Таким образом, для освобождения компенсационных выплат от обложения НДФЛ и страховыми взносами, а также в целях их признания в составе расходов организация должна располагать копиями документов, которые подтвердят фактическое использование принадлежащего работнику или арендованного им имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели и суммы произведенных в этой связи расходов (Письмо ФНС России от 12.02.2021 N СД-4-11/1705@, Письмо Минфина России от 21.07.2021 N 03-03-06/1/58342).

В данном случае документами, подтверждающими расходы на ремонт компьютера и переустановку ПО, могут являться акт выполненных работ / оказанных услуг и платежные документы, подтверждающие оплату ремонта компьютера и переустановки ПО дистанционным работником.

На заметку: о налогообложении доходов дистанционного работника рассказано в Готовом решении в СПС КонсультантПлюс.

Учесть в расходах при расчете налога на прибыль максимальное количество затрат поможет алгоритм клиентского опыта «Учет расходов при расчете налога на прибыль» на нашем сайте.