Нарушений трудового законодательства по итогам проверок ГИТ выявляется немалое количество, а в связи с увеличенным составом правонарушений и размером штрафа с 1 января 2015 года приведение кадровых документов в соответствие с требованиями трудового законодательства представляется весьма актуальным. В нашем тематическом сюжете мы остановимся на десяти распространенных ошибках в кадровой документации, которые могут повлечь за собой привлечение работодателя, независимо от того, относится он к субъектам малого предпринимательства или является крупной корпорацией, к административной ответственности по ст. 5.27 Кодекса об административных правонарушениях Российской Федерации (далее по тексту – КоАП РФ).
Первую ошибку, а скорее совокупность ошибок, работодатели допускают в системе локальных нормативных актов. Для начала проверьте наличие обязательных для всех работодателей локальных нормативных актов: правил внутреннего трудового распорядка (ст. 189 Трудового кодекса Российской Федерации (далее по тексту – ТК РФ)), локальных нормативных актов по оплате труда (ст. 135 ТК РФ), по защите персональных данных (гл. 14 ТК РФ), по охране труда (р. X ТК РФ).
Самое частое нарушение, которое выявляется в ходе проверок ГИТ, а также имеет неприятные последствия при судебных спорах с работниками – это отсутствие ознакомления работников под роспись с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, до подписания трудового договора. Соответствующее требование установлено частью 3 ст. 68 ТК РФ.
Обратите внимание: ознакомить работника необходимо под роспись именно до подписания трудового договора. Существует несколько практических способов реализации данного требования: работник может ставить свою подпись в журнале ознакомления, отдельном листе ознакомления и т.п. Это так называемый косвенный способ ознакомления с локальными нормативными актами. Некоторыми работодателями практикуется и такой способ, когда отметка или даже целый лист ознакомления вносятся в текст трудового договора. И хотя в отдельных случаях такой способ даже в судебном порядке признается допустимым…
См., например,
Определение Свердловского областного суда от 25.01.2011 по делу № 33-707/2011)
Где найти:
ИБ Суды Свердловской области
…отметим, что он не является корректным. Дело в том, что трудовой договор – это соглашение, в котором работник и работодатель по сути договариваются о том, на каких условиях работник будет выполнять трудовую функцию, а при таком способе работодатели делают условием то, что должно было быть до подписания трудового договора. Возникает несколько абсурдная ситуация. Также свою роспись работник может ставить непосредственно под текстом локального нормативного акта. Данный способ удобен не только тем, что можно доказать выполнение требования части 3 ст. 68 ТК РФ об ознакомлении работника до подписания трудового договора с локальным нормативным актом, но и в случае возникновения судебного спора позволит доказать, с каким по содержанию текстом знакомил работодатель работника. В судебной практике можно встретить ситуации, когда проверяющие из ГИТ рассматривали как нарушение, когда работодатель не мог предоставить лист ознакомления к локальному нормативному акту.
См., например,
Решение Санкт-Петербургского городского суда от 24.01.2012 № 7-6/12
Где найти:
ИБ Суды Санкт-Петербурга и Ленинградской области
Итак, для того чтобы предупредить данное нарушение, проверьте наличие подписей работников об ознакомлении с локальными нормативными актами до подписания трудового договора. При этом работодатели могут выбрать как способ, когда подпись работник ставит непосредственно под текстом локального нормативного акта, так и способ, когда работник ставит подпись в отдельном документе, например, листе ознакомления, журнале ознакомления.
Вторая ошибка связана с заключением срочных трудовых договоров. И в условиях финансовой нестабильности всё больше работодателей, выбирая срочный характер трудовых отношений, допускают ошибки, которые могут повлечь за собой не только привлечение к административной ответственности, но и к восстановлению работников на работе по решению суда. Первое, что необходимо проверить работодателю при заключении срочного трудового договора, – это правомерность его заключения. И здесь существует один весьма неприятный миф: срочный трудовой договор можно заключать по соглашению сторон в любом случае. Развеем данный миф ссылками на части 2 ст. 58 и ст. 59 ТК РФ. В соответствии с частью 2 ст. 58 ТК РФ cрочный трудовой договор заключается, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения, а именно в случаях, предусмотренных частью 1 ст. 59 ТК РФ. В случаях, предусмотренных частью 2 ст. 59 ТК РФ, срочный трудовой договор может заключаться по соглашению сторон трудового договора без учета характера предстоящей работы и условий ее выполнения. При этом в ст. 59 ТК РФ названы случаи, когда возможно заключение срочного трудового договора. И если в части 1 указанной статьи перечислены ситуации, когда заключается срочный трудовой договор, то в части 2 перечислены такие основания, когда трудовой договор может быть заключен на неопределенный срок, или срочный, но по соглашению сторон. Обратите внимание: перечень оснований, когда возможно заключение срочного трудового договора по соглашению сторон, завершается нормой об иных случаях, предусмотренных ТК РФ или иным федеральным законом. Т.е. обстоятельства, причины для заключения срочного трудового договора должны быть предусмотрены ТК РФ или иным федеральным законом. Грубейшее нарушение – когда работодатели заключают срочные трудовые договоры только потому, что так захотелось работодателю и (или) работнику. Кроме того, в содержании срочного трудового договора в обязательном порядке работодатели обязаны указать не только срок его действия, но и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения срочного трудового договора в соответствии с ТК РФ или иным федеральным законом. Соответствующее требование установлено частью 2 ст. 57 ТК РФ. Поэтому, заключая срочный трудовой договор, достаточно просто себя проверить, ответив на следующий вопрос: можем ли мы в срочном трудовом договоре привести ссылку на конкретную статью ТК РФ или иного федерального закона в части обозначения причины (обстоятельства) его заключения? Если нет, то и срочный трудовой договор заключен неправомерно. Кстати говоря, часто такую ошибку работодатели допускают при заключении срочного трудового договора по соглашению сторон с пенсионером по возрасту, на что неоднократно указывали судьи Верховного суда РФ.
См., например,
Определение Верховного суда РФ от 27.06.2014 № 41-КГ14-10
Где найти:
ИБ Решения высших судов
Обратите внимание, что с 1 января 2015 года ненадлежащее оформление трудового договора (в части неправомерного указания срока в ситуациях, когда трудовой договор должен был быть заключен на неопределенный срок, или отсутствие причины (обстоятельства) заключения срочного трудового договора) выделено в отдельный состав правонарушения, и в соответствии с частью 3 ст. 5.27 КоАП РФ работодатель может быть привлечен к административной ответственности в виде административного штрафа: на должностных лиц – в размере от 10 000 до 20 000 рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, – от 5 000 до 10 000 рублей; на юридических лиц – от 50 000 до 100 000 рублей. И это за каждый ненадлежащим образом оформленный трудовой договор.
Следующая ошибка также связана с содержанием трудового договора: отсутствием в нем корректно прописанного места работы работника. Данная ошибка появляется скорее из-за непонимания, что же такое «место работы». В соответствии с частью 2 ст. 57 ТК РФ к обязательным условиям трудового договора относится место работы, при этом отсутствует определение данного понятия, уточнено лишь, что если работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности, в трудовой договор вносится место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения. На практике зачастую место работы путают с рабочим местом работника, работодатели указывают конкретный адрес, где должен находиться работник. Но в соответствии с частью 4 ст. 57 ТК РФ рабочее место является дополнительным условием трудового договора, т.е. может быть, а может не быть в трудовом договоре. Причем определение рабочего места содержится в ст. 209 ТК РФ: «Рабочее место – место, где работник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой, которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя». Следующее заблуждение заключается в том, что место работы нужно указать как наименование работодателя. В анализируемых нами трудовых договорах нередко встречается такое условие: «Место работы – Общество с ограниченной ответственностью “Мечта”». Однако наименование работодателя уже отнесено к обязательным сведениям, которые должны быть в трудовом договоре в соответствии с частью 1 ст. 57 ТК РФ. Обратимся к судебной практике. В одном из последних разъяснений Президиум Верховного суда РФ в обзоре Верховного суда Российской Федерации практики рассмотрения судами дел, связанных с осуществлением гражданами трудовой деятельности в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, от 26.02.2014,
Где найти:
ИБ Российское законодательство
(Версия Проф)
отмечает следующее: «В Трудовом кодексе Российской Федерации не раскрывается содержание понятия “место работы”. В теории трудового права под местом работы понимается расположенная в определенной местности (населенном пункте) конкретная организация, ее представительство, филиал, иное обособленное структурное подразделение».
Таким образом, идеально, когда место работы указывается и через наименование работодателя и населенного пункта, например: «Место работы – Общество с ограниченной ответственностью “Мечта” (ООО “Мечта”) г. Москвы».
Четвертая ошибка также связана с содержанием трудового договора и по итогам проверок за 2015 год стала одним из распространенных нарушений, выявляемых в результате проверок ГИТ. Это отсутствие в трудовом договоре с 1 января 2014 года такого обязательного условия, как условия труда на рабочем месте. Т.е. заключая трудовые договоры с работниками после 1 января 2014 года, в обязательном порядке работодатели должны указывать условия труда на рабочем месте. При этом данные условия можно указать только по итогам проведенной до 01.01.2014 аттестации рабочих мест, если не прошло больше пяти лет с момента ее завершения, или по итогам проведенной после 01.01.2014 специальной оценки условий труда. Работодатели, которые не проводили ни аттестацию рабочих мест, ни специальную оценку условий труда, задают вопрос: можно ли не указывать условия труда в трудовом договоре, если не была проведена их специальная оценка? Отметим, что если трудовой договор заключался после 1 января 2014 года, то условия труда в обязательном порядке должны быть указаны в нем. Так, одна из организаций попыталась оспорить административный штраф по итогам проверки ГИТ еще в 2014 году за отсутствие в трудовом договоре условий труда на рабочем месте. Однако суд посчитал правомерным привлечение работодателя к административной ответственности. См.:
Решение Московского городского суда от 02.09.2014 по делу № 7-7508/2014
Где найти:
ИБ Суды Москвы и области
В связи с этим также интересен вопрос, когда работодатель провел специальную оценку условий труда, но после этого создал новые рабочие места, открыл вакансию и принимает работника на новое рабочее место. В соответствии со ст. 17 Федерального закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда» (далее по тексту – Закон № 426-ФЗ) ввод в эксплуатацию вновь организованных рабочих мест является основанием для проведения внеплановой специальной оценки, которая в соответствии с частью 2 ст. 17 Закона № 426-ФЗ проводится на соответствующих рабочих местах в течение шести месяцев со дня их ввода в эксплуатацию. Можно ли в такой ситуации при заключении трудового договора не указывать условия труда на рабочем месте? Роструд в письме от 20.11.2015 № 2628-6-1 «Об условиях труда на рабочем месте»
Где найти:
ИБ Российское законодательство
(Версия Проф)
отмечает, что в ст. 57 ТК РФ не предусмотрены какие-либо временные отсрочки исполнения обязанности работодателя по внесению условий труда на рабочем месте. По мнению чиновников, во избежание нарушений трудового законодательства, в случае отсутствия действующих результатов аттестации рабочих мест по условиям труда, специальная оценка условий труда должна быть проведена в кратчайшие сроки, в том числе и в целях установления фактических условий труда работников, и недостающие условия должны быть внесены в трудовой договор соглашением.
Также нам часто задают вопрос: как прописать условия труда, если не проводилась их специальная оценка? Еще раз подчеркнем, что, не проводя специальную оценку условий труда и не имея результатов аттестации рабочих мест, прописать данное условие в трудовом договоре не представляется возможным. На практике приходилось встречать трудовые договоры, в которых работодатели пытались отписаться фразой, что условия труда нормальные или соответствуют требованиям безопасности. Однако прописать условия труда необходимо в соответствии с классификацией Закона № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда»: оптимальные (класс 1), допустимые (класс 2), вредные (класс 3), опасные (класс 4). Приведем пример возможной формулировки в трудовом договоре: «Условия труда на рабочем месте являются допустимыми (2-й класс), что подтверждается отчетом о проведении специальной оценки условий труда, утвержденным 27.01.2015».
Далее можно из карты спецоценки привести перечень факторов производственной среды и трудового процесса.
Завершая обзор ошибок, связанных с содержанием трудового договора, стоит обратить внимание работодателей на порядок исправления выявленных нарушений. Если работодатель в трудовых договорах обнаружит отсутствие какого-либо обязательного условия, то в соответствии с частью 3 ст. 57 ТК РФ недос-тающее условие необходимо дополнить изменением или соглашением к трудовому договору. Если условие содержится в трудовом договоре, но прописано не в соответствии с требованиями законодательства, достаточно составить соглашение об изложении соответствующего пункта трудового договора в новой редакции. Напомним: срок исковой давности по нарушениям трудового законодательства, если они носят недлящийся характер, с 1 января 2015 года в соответствии с частью 1 ст. 4.5 КоАП РФ составляет один год с момента совершения правонарушения.
Пятая ошибка касается оформления приказа о приеме на работу. Рассмотрим ее на следующем примере. Должность, на которую принимают работника в соответствии со штатным расписанием, находится в определенном структурном подразделении, но, так как структурное подразделение относится к дополнительным условиям трудового договора, т.е. может быть не указано в трудовом договоре, работодатель в управленческих целях, чтобы иметь возможность перемещать работника в другое структурное подразделение в той же местности без согласия работника, не указал его в трудовом договоре с ним. При этом если работодатель использует автоматизированные системы по учету кадров, из-за неправильных настроек такая система при распечатке приказа о приеме на работу может автоматически из штатного расписания «подтянуть» в приказ и структурное подразделение. В чем заключается данное нарушение? В соответствии с частью 1 ст. 68 ТК РФ содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. А в трудовом договоре такое структурное подразделение не указано. И еще одна ошибка выявляется по итогам проверок ГИТ: в нарушение части 2 ст. 68 ТК РФ отсутствует роспись работника, подтверждающая ознакомление с приказом в трехдневный срок со дня фактического начала работы.
См., например,
Решение Санкт-Петербургского городского суда от 24.01.2012 № 7-6/12
Где найти:
ИБ Суды Санкт-Петербурга
и Ленинградской области
Шестое нарушение касается заполнения личных карточек Т-2. Проверьте наличие заполненных личных карточек Т-2. Во-первых, их отсутствие является нарушением п. 12 пос-тановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»,
Где найти:
ИБ Российское законодательство
(Версия Проф)
согласно которому с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку. Соответственно, второе, что необходимо проверить, – это наличие росписей работников в соответствующих разделах личной карточки Т-2. Если при проверке кадровой документации работодатель обнаружит отсутствие личной карточки Т-2 по какому-то из работников, ошибку можно исправить через заполнение личной карточки Т-2, при этом в графе «Дата составления» будет указана текущая дата, когда исправляется выявленное нарушение.
Следующая ошибка связана со сроками внесения записей в трудовую книжку. Так, в соответствии с частью 3 ст. 66 ТК РФ рабо-тодатель (за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, когда работа у данного работодателя является для работника основной. Зачастую специалисты кадровой службы спешат внести запись о приеме на работу работника в течение первых дней его работы, однако в ст. 66 ТК РФ речь идет о ведении трудовых книжек на работников, проработавших свыше пяти дней. Т.е. есть пять так называемых дней тишины, когда при приеме на работу работодатель по основному месту работы (как известно, по совместительству трудовые книжки не ведутся) принимает трудовую книжку от работника, учитывает ее в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, но в течение пяти дней никакие записи о приеме на работу не вносит. На шестой-седьмой день нужно внести запись о приеме на работу. При этом в графе 2 раздела «Сведения о работе» указывается именно дата приема на работу, а не дата внесения записи. И вот здесь очень частый вопрос от кад- ровиков: если в графу 2 вносится дата приема на работу, а не дата, когда была внесена запись, никто же не увидит, не узнает? А вот это распространенное заблуждение! Вспомните ст. 71 ТК РФ, в соответствии с которой работник, которому установлен срок испытания, имеет право уволиться по собственному желанию, предупредив работодателя не за две недели, как в обычной ситуации, а всего лишь за три дня. Например, в понедельник работник устроился на работу, вечером этого же дня написал заявление на увольнение по собственному желанию. Обратите внимание: лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, выдаст такому работнику трудовую книжку под роспись в книге учета движения трудовых книжек без записей о приеме и увольнении, т.к. ведется трудовая книжка на работника, проработавшего свыше пяти дней. В этой связи иногда можно столкнуться с забавными вопросами от работодателей: а зарплату мы ему выплатим за эти четыре дня? Конечно! Зарплата начисляется не на основании записей в трудовой книжке, а на основании сведений в табеле учета рабочего времени и условий о заработной плате в трудовом договоре с работником.
Восьмая ошибка касается ведения приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В соответствии с п. 41 постановления Правительства РФ от 16.04.203 № 225 «О трудовых книжках» приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы. Обратите внимание: скреплены не печатью работодателя, а сургучной печатью или опломбированы. Примеры, когда при проверке ГИТ привлекает работодателей к ответственности в виде административного штрафа за нарушение данного требования, находят свое подтверждение и в судебной практике.
См., например,
Решение Московского городского суда от 22.09.2014 по делу № 7-8100/14,
решение Московского городского суда от 14.11.2014 по делу № 7-4890
Где найти:
ИБ Суды Москвы и области
Так как сургучная печать неудобна в работе, наибольшее количество вопросов поступает именно в отношении пломбы. Какая это должна быть пломба? В постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 не установлены конкретные требования к пломбе, поэтому можно считать, что при опломбировании книг учета можно использовать любое из пломбировочных устройств, отвечающих требованиям ГОСТА 31282-2004. См.:
«ГОСТ 31282-2004. Межгосударственный стандарт. Устройства пломбировочные. Классификация»
Где найти:
ИБ Отраслевые технические нормы
Самыми подходящими для книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них можно назвать пленочные пломбы.
ВОПРОС:
Можно ли при скреплении книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них использовать бумажные пломбы?
При ответе на данный вопрос отметим, что ранее действовал ГОСТ 18677-73 «Пломбы. Конструкция и размеры», утвержденный постановлением Госстандарта СССР от 28.04.1973 № 1115, которым устанавливалось семь типов пломб, в том числе пломбы бумажные. Однако ГОСТ уже не действует, поэтому одной бумажной наклейки для подтверждения выполнения требований по оформлению книг учета недостаточно.
Девятая ошибка связана с внесением в утверждаемый график отпусков не полной продолжительности отпуска, а части отпуска. Рассмотрим на примере среднестатистического работника, который имеет право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Если в утверждаемом работодателем не позднее чем за две недели до начала календарного года графике отпусков в графе «Количество календарных дней» будет указано не 28 дней, а например, 14 и 14, т.е. части отпуска, и работодателем не будет получено от работника предварительное (до даты утверждения графика отпусков) согласие работника, это будет нарушением части 1 ст. 125 ТК РФ. В соответствии с частью 1 ст. 125 ТК РФ для того, чтобы отпуск разделить на части, необходимо выполнение двух условий:
- должно быть достигнуто согласие работника и работодателя на такое разделение;
- одна из частей должна быть не менее 14 календарных дней.
Обратите внимание: график отпусков утверждается именно работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, т.е. является своего рода распорядительным актом, в котором закрепляется очередность отпусков работников. Именно поэтому важно получить такое согласие на разделение отпуска на части до даты утверждения графика отпусков, а не после. Подтверждением такого согласия может быть письменное заявление от работника, например, полученное в ноябре, с просьбой разделить отпуск в следующем календарном году на такие-то части. И на таком заявлении руководитель может поставить резолюцию: должностному лицу внести части отпуска в проект графика отпусков на такой-то год. Этот документ будет подтверждать согласие работников на разделение отпуска на части.
И последняя ошибка, которую мы рассмотрим в рамках нашего тематического сюжета, также связана с оформлением ежегодного основного оплачиваемого отпуска, в частности, с нарушением работодателями требования части 3 ст. 123 ТК РФ об извещении работника о времени начала его отпуска под роспись не позднее чем за две недели до его начала. Обратите внимание: если отпуск работнику предоставляется по графику отпусков, то не работник пишет заявление, а именно работодатель обязан известить работника. Это может быть персональное письменное извещение, или, например, работодатель может утвердить свою форму графика отпусков, дополнив форму № Т-7, утвержденную постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»,
Где найти:
ИБ Российское законодательство
(Версия Проф)
графой 11 «О времени начала отпуска извещен. Дата. Подпись». Так, специалисты Роструда в письме от 30.07.2014 № 1693-6-1
Где найти:
ИБ Вопросы-ответы (Финансист)
разъясняют, что формы и способы выполнения данного требования работодатель определяет самостоятельно. Это могут быть отдельные извещения работникам, ознакомительные листы, ведомости и т.п. Также чиновники считают допустимым внести изменения в форму № Т-7, дополнив ее графами 11–12. В одной из них работник сможет расписаться в том, что дата начала отпуска ему известна, а в другой указать дату уведомления о начале отпуска.
Итак, мы рассмотрели десять распространенных ошибок в кадровых документах, которые допускают работодатели. И в завершение нашего тематического сюжета хотим пожелать работодателям не допускать собственных ошибок, лучше учиться на ошибках других.
Где найти:
Бухгалтерам
Кадровикам
