Сотруднику был предоставлен авансом отпуск. После отпуска сразу решил уволиться. Суммы начисленной при увольнении заработной платы не хватило для покрытия отпуска авансом. По итогу у сотрудника образовался долг перед организацией. Возвращать он их не будет, работодатель возвращать через суд тоже не будет, так как сумма не значительная. Что делать с образовавшейся задолженностью за сотрудником после увольнения, как учесть / списать дебиторскую задолженность в бухгалтерском / налоговом учете?

8 июня 2022 г.

Главное

Налоговый учет:

Организация вправе на момент предоставленного отпуска при исчислении налога на прибыль учесть расходы, понесенные в связи с увольнением работника, не отработавшего дни предоставленного отпуска. При этом признать в расходах сумму списанной дебиторской задолженности организация не вправе на основании п. 5 ст. 252 Налогового кодекса РФ.

Подробнее см. во вложении Вопрос: Организация предоставила новому работнику отпуск авансом. По возвращении из отпуска работник написал заявление об увольнении. Как в целях налога на прибыль учесть расходы в виде долга по отпускным, если не планируется взыскать с работника сумму за неотработанный аванс? (Консультация эксперта, УФНС России по Республике Мордовия, 2015) {КонсультантПлюс}

Перерасчет отпускных за неотработанные дни отпуска при увольнении работника не связан с исправлением ошибки, допущенной в периоде начисления отпускных. Суммы отпускных и страховых взносов с них были обоснованно включены в расходы, поэтому никаких корректировок в периоде начисления отпускных делать не нужно (п. 7 ч. 2 ст. 255, пп. 1, 45 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Если работодатель принимает решение об освобождении работника от обязательства по возмещению оплаты неотработанных дней отпуска, то также обращаем внимание на разъяснения Минфина России по этому вопросу, изложенные в Письме от 26.02.2020 N 03-03-07/13686.

Пунктом 16 ст. 270 НК РФ установлено, что в составе расходов не учитываются расходы в виде стоимости безвозмездно переданного имущества (работ, услуг, имущественных прав) и расходы, связанные с такой передачей.

Прощение долга представляет собой освобождение кредитором должника от имущественной обязанности. В связи с этим прощение долга является разновидностью дарения (ст. 572 ГК РФ).

С учетом изложенного расходы, возникшие от операции прощения долга работнику по возмещению оплаты неотработанных дней предоставленного отпуска, не могут быть учтены при определении базы по налогу на прибыль.

Бухгалтерский учет:

Если долг возник из-за неотработанного аванса, дебетовое сальдо по счету 70 будет оставаться до момента списания. Если долг возник из-за перерасхода отпуска, нужно сторнировать проводку по начислению отпускных и исключить сумму из налоговых расходов. Дебетовое сальдо по счету 70 также останется "висеть" до момента списания.

Страховые взносы с суммы отпускных являются правомерно уплаченными. Никакие корректировки в учете и отчетности не нужны.

НДФЛ с суммы отпускных удержан и перечислен в бюджет обоснованно. Поэтому повторно начислять и удерживать НДФЛ при прощении задолженности за неотработанные дни отпуска не нужно (Письмо УФНС России по г. Москве от 28.06.2018 N 20-15/138129). Как и не нужно делать никаких корректировок.

Списать задолженность можно следующей проводкой:

Дебет 91 Кредит 70 - списана задолженность в связи с истечением срока давности.

Отражение в учете операций при увольнении работника,

не отработавшего предоставленный ему отпуск

N	Содержание операции	Дебетуемый счет	Кредитуемый счет	Сумма
	Работник увольняется по собственному желанию (суммы, полученные за неотработанный отпуск, работником не возвращены)
7	Корректируются расходы, учитываемые при расчете налога на прибыль, на сумму не удержанных с работника сумм, выплаченных ему за неотработанные дни отпуска	77	68
	Работник увольняется по собственному желанию (суммы, полученные за неотработанный отпуск, списываются в связи с истечением срока исковой давности)
8	Списывается задолженность за предоставленный авансом отпуск по истечении исковой давности как безнадежная к взысканию	91	70, субсчет "Задолженность за отпуск, предоставленный авансом"

Подробнее см. во вложении Статья: Бухгалтерский учет обязательств, возникающих в связи с правом работников на оплачиваемый отпуск (Крылов Д.Б.) ("Аудитор", 2019, N 10) {КонсультантПлюс}

Обоснование

Как удержать выданные авансом отпускные за неотработанные дни отпуска в случае увольнения работника

Нередко случаются ситуации, когда на дату увольнения у работника имеются неотработанные дни отпуска, то есть отпуск был предоставлен ему авансом. Излишне выплаченные отпускные при соблюдении определенных условий можно удержать с выплат, причитающихся работнику. Для удержания заявление от работника или его согласие не требуются.

Возможность удержать излишне выплаченные отпускные зависит от двух обстоятельств:

1. от причины увольнения.

При увольнении по большинству оснований сумму отпускных, приходящуюся на неотработанные дни отпуска, удержать можно (ч. 2 ст. 137 ТК РФ).

Но есть такие основания для прекращения трудового договора, при увольнении по которым удержания за неотработанные дни отпуска запрещены (ч. 2 ст. 137 ТК РФ). Их немного, и большая их часть - это основания, когда трудовой договор прекращается по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, но есть и другие;

2. от величины удержания.

Сумму излишне выплаченных отпускных удерживают из выплат, причитающихся работнику при увольнении (Письмо Минтруда России от 22.10.2018 N 14-1/ООГ-8142, Определение Верховного Суда РФ от 05.02.2018 N 59-КГ17-19). Обратите внимание: есть такие выплаты, из которых удерживать отпускные нельзя (ч. 4 ст. 138 ТК РФ). Например, к ним относятся: возмещение командировочных расходов по авансовому отчету, компенсация за использование личного имущества работника (пп. "а", "б" п. 8 ч. 1 ст. 101 Закона об исполнительном производстве).

Размер всех удержаний, производимых по решению работодателя, не может превышать 20% выплаты, оставшейся после удержания НДФЛ (ч. 1 ст. 138 ТК РФ, Письмо Минздравсоцразвития России от 16.11.2011 N 22-2-4852). И если сумма отпускных не превышает это ограничение, то в большинстве случаев ее можно удержать.

Но при наличии в отношении работника исполнительных документов удержать с него излишне выплаченные отпускные скорее всего не удастся, даже если отпускные не превышают 20%-ное ограничение и нет других сумм, удерживаемых с работника по решению работодателя.

Дело в том, что удержания по исполнительным документам имеют приоритет перед удержаниями по решению работодателя: сначала нужно в полном объеме погасить требования по исполнительному документу, и только потом можно будет удерживать отпускные (ч. 2 ст. 99 Федерального закона об исполнительном производстве). Увеличенные лимиты удержаний в 50% и 70% действуют только в отношении удержаний по исполнительным документам (ч. 2, 3 ст. 138 ТК РФ, ч. 2, 3 ст. 99 Закона об исполнительном производстве). Если сумма удержания по исполнительному листу меньше установленного для него лимита, оставшуюся часть лимита нельзя использовать для удержания отпускных. Нельзя также суммировать любые установленные лимиты (20%, 50%, 70%) в целях удержаний по разным основаниям. Такие выводы следуют из Письма Роструда от 30.05.2012 N ПГ/3890-6-1.

Если при увольнении у вас не получается удержать сумму излишне выплаченных отпускных, можно предложить работнику добровольно погасить задолженность. Взыскать с него эту сумму в судебном порядке нельзя. Учтите, что возможность удержания данной задолженности является вашим правом, но не обязанностью (Обзор судебной практики Верховного Суда РФ за третий квартал 2013 г., Определение Верховного Суда РФ от 12.09.2014 N 74-КГ14-3, Письмо Минтруда России от 30.03.2021 N 14-3/ООГ-2784).

Если удержать сумму излишне выплаченных отпускных при увольнении возможно, обычно оформляют приказ.

В Приложении к ответу Вы найдете:

Еще по этой теме

Новости

Мероприятия

Записи мероприятий

Подборки

Справочная информация

Библиотека