Какие последствия могут быть для организации со стороны проверяющих органов, если по приказу директора организация прощает долг подотчётному лицу?
Полагаем, что если организация не примет эту задолженность в расходы при расчете налога на прибыль, удержит НДФЛ и начислит страховые взносы, рисков для организации нет.
Если прощаете долг физлицу, то у него появляется доход, который облагается НДФЛ (п. 1 ст. 41, пп. 10 п. 1 ст. 208, ст. 209, п. 1 ст. 210, ст. 211 НК РФ).
Госорганы считают, что прощенные подотчетные суммы нужно рассматривать как выплаты в рамках трудовых отношений и облагать их взносами в общем порядке (пп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ, п. 1 ст. 20.1 Закона N 125-ФЗ, п. 5 Приложения к Письму ФСС РФ от 14.04.2015 N 02-09-11/06-5250, Письма Минтруда России от 12.12.2014 N 17-3/В-609, Минфина России от 16.11.2016 N 03-04-12/67082, УФНС России по МО от 14.09.2018 N 16-10/099623@).
В налоговом учете нельзя учесть в составе расходов задолженность, если организация добровольно отказалась удерживать (взыскивать) ее (в том числе путем прощения долга подотчетному лицу) (п. 1 ст. 252 НК РФ). Аналогичный вывод в отношении убытков, полученных при прощении долга, сделан в Письмах ФНС России от 17.08.2022 N СД-4-3/10775@, Минфина России от 14.03.2023 N 03-03-06/1/21456.
Обоснование
Какие последствия по НДФЛ возникают у кредитора при прощении долга физлицу
Если прощаете долг физлицу, то у него появляется доход, который облагается НДФЛ (п. 1 ст. 41, пп. 10 п. 1 ст. 208, ст. 209, п. 1 ст. 210, ст. 211 НК РФ).
Значит, вы должны выполнить обязанности налогового агента (ст. 226, п. 2 ст. 230 НК РФ, Письмо ФНС России от 17.08.2022 N СД-4-3/10775@):
- начислить НДФЛ с суммы прощенного долга;
- удержать налог из ближайшей выплаты физлицу, а если до конца года выплат не будет (например, если должник у вас не работает и никаких доходов от вас не получает), то сообщить в инспекцию и должнику о невозможности удержать налог;
- перечислить НДФЛ в бюджет (если вы смогли его удержать);
- отразить доход физлица и НДФЛ с этого дохода в отчетности.
Последствия по страховым взносам при прощении работнику подотчетных сумм
Госорганы считают, что прощенные подотчетные суммы нужно рассматривать как выплаты в рамках трудовых отношений и облагать их взносами в общем порядке (пп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ, п. 1 ст. 20.1 Закона N 125-ФЗ, п. 5 Приложения к Письму ФСС РФ от 14.04.2015 N 02-09-11/06-5250, Письма Минтруда России от 12.12.2014 N 17-3/В-609, Минфина России от 16.11.2016 N 03-04-12/67082, УФНС России по МО от 14.09.2018 N 16-10/099623@).
Налог на прибыль при списании подотчетных сумм
В налоговом учете можно признать задолженность безнадежной и списать ее в состав внереализационных расходов, только если списание происходит по основаниям, предусмотренным п. 2 ст. 266 НК РФ (пп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ).
В частности, можно учесть в составе расходов:
1) задолженность, по которой есть постановление пристава-исполнителя о прекращении исполнительного производства в связи с отсутствием у должника имущества (Письма Минфина России от 09.02.2017 N 03-03-06/1/7131, от 14.11.2016 N 03-03-06/1/66459);
2) задолженность, по которой истек срок исковой давности. По мнению Минфина России, для этого случая применяется общий срок исковой давности - три года (Письмо от 08.08.2012 N 03-03-07/37).
Нельзя учесть в составе расходов задолженность, если, например:
1) организация добровольно отказалась удерживать (взыскивать) ее (в том числе путем прощения долга подотчетному лицу) (п. 1 ст. 252 НК РФ). Аналогичный вывод в отношении убытков, полученных при прощении долга, сделан в Письмах ФНС России от 17.08.2022 N СД-4-3/10775@, Минфина России от 14.03.2023 N 03-03-06/1/21456. Полагаем, что эти разъяснения можно отнести к прощению долга подотчетному лицу;
2) во взыскании отказано судом (Письмо Минфина России от 22.07.2016 N 03-03-06/1/42962).