В Письме от 29.03.2024 N 03-04-06/28364 Минфин России отвечает на вопрос о необходимости начисления страховых взносов и НДФЛ, а также учете расходов в целях налога на прибыль при оплате работодателем стоимости усиленной квалифицированной электронной подписи (далее – УКЭП) для работника.
Страховые взносы
Объект обложения страховыми взносами - выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений (пп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ). При принятии решения о введении электронного документооборота работодатель сам несет расходы на получение работником электронной подписи (в случае ее отсутствия) и ее использование (ст. 22.2 ТК РФ).
Учитывая, что расходы работодателя на получение на работника УКЭП в целях ведения электронного документооборота в организации связаны с производственной необходимостью и не связаны с наличием трудовых отношений с работником, такие расходы организации не признаются объектом обложения страховыми взносами.
НДФЛ
В налоговую базу НДФЛ входят все доходы налогоплательщика полученные им как в денежной, так и в натуральной форме. К доходам в натуральной форме относится, в частности, оплата работодателем товаров (работ, услуг) в интересах налогоплательщика (пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ). Оплата работодателем за налогоплательщика товаров (работ, услуг) не в интересах этого лица не признается доходом.
Учитывая изложенное, если оплата работодателем стоимости УКЭП осуществлена в связи с производственной необходимостью в целях ведения электронного документооборота в организации, а не для личных целей работника, то такая оплата не признается доходом для целей налогообложения.
Налог на прибыль
Расходами для расчета налога на прибыль признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты при условии, что они произведены для ведения деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ).
В этой связи расходы налогоплательщика для производственных нужд могут учитываться для целей налогообложения прибыли при условии их соответствия вышеуказанным критериям.
На заметку: о порядке оформления КЭП работнику организации рассказано в Готовом решении: Как организовать электронный кадровый документооборот в организации (КонсультантПлюс, 2024).
Можно ли учесть расходы на УКЭП работника при УСН, рассказано в Статье: Как учесть расходы на получение УКЭП сотрудника (Катаева Н.Н.) ("Главная книга", 2023, N 23) {КонсультантПлюс}
Читайте подробнее