Физ.лицо гражданин РФ не является налоговым резидентов РФ и проживает за границей, можно ли заключить с ним трудовой договор дистанционно? Какие будут налоги, если так можно?

Главное

ТК РФ не запрещает принимать на дистанционную работу человека, проживающего за границей, независимо от гражданства. Однако, по мнению Минтруда, с такими работниками надо оформлять ГПД, поскольку за границей не действует российское трудовое законодательство (Письма Минтруда от 09.09.2022 N 14-2/ООГ-5755, от 15.02.2022 N 14-4/10/В-1848).

С выплат дистанционному работнику по трудовому договору удерживайте НДФЛ по ставке 13% или 15% независимо от статуса работника - резидент или нерезидент. С выплат по ГПД, в котором указано место выполнения работы за границей, НДФЛ не исчисляйте, так как РФ не признается местом получения дохода. С таких доходов работник - резидент НДФЛ должен уплатить сам, а нерезидент этот налог не платит. Страховые взносы и по трудовым договорам, и по ГПД начисляйте как обычно (ст. ст. 208, 224 НК РФ, Письмо Минфина от 14.03.2023 N 03-04-06/21160).

Обоснование

По мнению Минтруда России, с работниками за границей следует осуществлять сотрудничество в рамках гражданско-правовых отношений, так как заключение трудового договора о дистанционной работе с гражданином для осуществления трудовой деятельности за пределами Российской Федерации не предусмотрено трудовым законодательством (Письмо Минтруда России от 09.09.2022 N 14-2/ООГ-5755).

Доходы сотрудника, работающего дистанционно по трудовому договору с российской организацией, облагайте НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке.

1. Как облагаются НДФЛ доходы дистанционного работника, находящегося за пределами РФ

Доходы такого дистанционного работника независимо от его налогового статуса признаются доходами, полученными от источников в РФ. Сумму налога удерживайте из выплачиваемого дохода и перечисляйте в бюджет в составе ЕНП, в том числе если источником выплаты служит ваше обособленное подразделение. Это касается и его доходов в виде командировочных выплат, которые облагаются с учетом п. 1 ст. 217 НК РФ (пп. 6.2 п. 1 ст. 208, п. п. 1, 4, 7 ст. 226 НК РФ, Письма Минфина России от 25.12.2023 N 03-04-06/125502, ФНС России от 15.04.2024 N ЗГ-2-11/5893, от 13.11.2023 N ЗГ-3-11/14749).

НДФЛ с доходов дистанционных работников, находящихся за границей, исчисляйте по прогрессивной ставке 13/15%. Эта ставка применяется для доходов как налоговых резидентов РФ, так и нерезидентов (п. п. 1, 3, 3.1 ст. 224 НК РФ, Письма Минфина России от 06.02.2024 N 03-04-05/9635, от 25.12.2023 N 03-04-06/125502, ФНС России от 15.04.2024 N ЗГ-2-11/5893, от 13.11.2023 N ЗГ-3-11/14749).

Перечислить удержанный налог с зарплаты таких работников нужно в общие сроки (п. 6 ст. 226 НК РФ).

Компенсацию дистанционному работнику, который находится за пределами РФ, расходов, связанных с использованием его личного или арендованного оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, не облагайте НДФЛ в одном из следующих размеров (п. 1 ст. 217 НК РФ):

• в сумме, не превышающей 35 руб. за каждый день выполнения трудовой функции. При этом точный размер компенсации должен быть определен коллективным договором, локальным нормативным актом, трудовым договором или допсоглашением к нему. Рекомендуем утвердить отдельным локальным нормативным актом методику расчета такой компенсации;
• в сумме расходов, фактически понесенных в интересах работодателя и подтвержденных документально.

Если работник использует оплаченные работодателем услуги (например, мобильную связь) в личных целях, у него возникает доход в натуральной форме, который облагается НДФЛ (Письмо Минфина России от 30.09.2021 N 03-04-05/79075).

Если международными договорами РФ установлен иной порядок обложения НДФЛ доходов сотрудников, применяются правила и нормы этих договоров (п. 1 ст. 7 НК РФ, Письмо Минфина России от 10.10.2023 N 03-04-06/96059).

2. Как облагаются страховыми взносами выплаты дистанционному работнику, находящемуся за пределами РФ

Выплаты такому дистанционному работнику облагайте в обычном порядке. Страховые взносы перечисляйте в общие сроки и по обычным тарифам. Исключение - работодатели, которые применяют АУСН.

Компенсацию дистанционному работнику, который находится за пределами РФ, расходов, связанных с использованием его личного или арендованного оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, не облагайте взносами в одном из следующих размеров (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ, ч. 2 ст. 312.6 ТК РФ):

• на ОПС, ОМС и на случай ВНиМ - в сумме, не превышающей 35 руб. за каждый день выполнения трудовой функции, на травматизм - в полном размере. При этом размер компенсации должен быть определен коллективным договором, локальным нормативным актом, трудовым договором или допсоглашением к нему. Рекомендуем утвердить отдельным локальным нормативным актом методику расчета такой компенсации;
• на ОПС, ОМС, на случай ВНиМ и травматизм - в сумме расходов, фактически понесенных в интересах работодателя и подтвержденных документально.

В отчетность по страховым взносам сведения о дистанционных работниках, которые находятся за пределами РФ, включайте в обычном порядке, как и по иным застрахованным лицам, которым производили выплаты (п. 2 ст. 6 Закона об основах обязательного соцстрахования, ст. 3, п. 1 ст. 5 Закона N 125-ФЗ).

Клиентский опыт

В дополнение к основному ответу мы хотели бы поделиться с Вами Клиентским опытом решения похожих проблем. О наиболее полезных инструментах и методах решения аналогичных вопросов Вы сможете прочитать в документе «Дистанционная работа. Новые правила с 2024 года».

Хочу рассмотреть с экспертом

В Приложении к ответу Вы найдете:

• Готовое решение_ Как облагаются выплаты дистанционным работн.rtf
• Типовая ситуация_ Работник за границей_ оформление и налоги.rtf