1) Какие способы подписания трудового договора с дистанционным работником предусмотрены законодательством, помимо отправки курьером или почтой? 2) Какие будут последствия, если стороны обменялись экземплярами договора только по электронной почте?

Главное

Прием на работу, в том числе по совместительству, можно оформить дистанционно - через систему ЭКД работник присылает необходимые документы, вы отправляете ему трудовой договор, работник подписывает его и отправляет обратно. Работодатель может потребовать прислать нотариально заверенные копии документов работника, а работник - оформленный на бумаге трудовой договор (ст. 312.2 ТК РФ).

При заключении трудовых договоров, дополнительных соглашений к трудовым договорам используются усиленная квалифицированная электронная подпись работодателя и усиленная квалифицированная электронная подпись или усиленная неквалифицированная электронная подпись работника (ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ).

Ответственность работодателя, за ненадлежащее оформление трудового договора предусмотрена ч. 4, 5 ст. 5.27 КоАП РФ.

Обоснование

Трудовой договор (дополнительное соглашение к трудовому договору) о дистанционной работе можно заключить в том числе путем обмена электронными документами (ч. 1 ст. 312.2 ТК РФ). Следует учесть, что работодатель вправе принять решение о распространении на взаимодействие с дистанционными работниками общих правил осуществления электронного документооборота. В таком случае порядок заключения трудового договора будет иметь ряд особенностей, которые в данном материале не рассматриваются (ст. ст. 22.1 - 22.3, ч. 5 ст. 312.1 ТК РФ).

В случае заключения трудового договора путем обмена электронными документами необходимо обратить внимание на следующее:

1) работодатель по письменному заявлению дистанционного работника не позднее трех календарных дней со дня получения заявления обязан направить дистанционному работнику оформленный надлежащим образом экземпляр трудового договора или дополнительного соглашения к трудовому договору на бумажном носителе (ч. 2 ст. 312.2 ТК РФ);

2) при заключении трудовых договоров, дополнительных соглашений к трудовым договорам используются усиленная квалифицированная электронная подпись работодателя и усиленная квалифицированная электронная подпись или усиленная неквалифицированная электронная подпись работника (ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ).

Для оформления усиленной квалифицированной электронной подписи нужно обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр и представить необходимые документы. Кроме того, трудовой договор о дистанционной работе может быть заключен и в обычной письменной форме, а не только путем обмена электронными документами (ч. 4 ст. 5, ч. 1 ст. 17, ч. 1 ст. 17.1, ч. 2 ст. 18 Закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ; ч. 1 ст. 67, ч. 4 ст. 312.1, ч. 1 ст. 312.2 ТК РФ);

3) если работник заключает трудовой договор впервые, то в общем случае он самостоятельно получает документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета. Работодатель должен зарегистрировать работника в системе индивидуального (персонифицированного) учета, если работник выберет вариант открытия индивидуального лицевого счета через работодателя (ч. 4 ст. 312.2 ТК РФ; ч. 2 ст. 16 Закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ; п. 2 Письма ПФР от 28.06.2019 N 09-19/13246);

4) документы, которые будущий работник должен предъявить работодателю при приеме на работу (например, паспорт, документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, документы воинского учета, документ об образовании и (или) о квалификации), могут быть направлены работодателю в форме электронных документов, если иное не предусмотрено законодательством РФ. Однако по требованию работодателя будущий работник обязан представить ему нотариально заверенные копии данных документов на бумажном носителе (ст. 65, ч. 3 ст. 312.2 ТК РФ).

Обратите внимание! С 01.04.2019 страховое свидетельство не выдается. Взамен введен документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета и содержащий сведения о страховом номере индивидуального лицевого счета. Страховые свидетельства, выданные до 01.04.2019, сохраняют свое действие и обмену не подлежат (ч. 2 ст. 16 Закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ; п. 6 ст. 1, ст. ст. 7, 9 Закона от 01.04.2019 N 48-ФЗ).

По желанию дистанционного работника сведения о его трудовой деятельности вносятся работодателем в трудовую книжку при условии ее предоставления, в том числе путем направления по почте заказным письмом с уведомлением (за исключением случаев, если трудовая книжка на работника не ведется) (ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ);

5) ознакомление лица, поступающего на дистанционную работу, с коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка (при наличии), иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, может осуществляться как в письменной форме, так и путем обмена электронными документами. В аналогичном порядке работник может быть ознакомлен с иными принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, приказами (распоряжениями) работодателя, уведомлениями, требованиями и иными документами (ч. 3 ст. 68, ст. 309.2, ч. 5 ст. 312.2, ч. 5 ст. 312.3 ТК РФ);

6) вопросы организации постоянной дистанционной работы (в течение срока действия трудового договора), временной дистанционной работы (до шести месяцев), периодической дистанционной работы (чередование периодов работы дистанционно с выполнением трудовых функций на рабочем месте) регулируется в организациях коллективными договорами, локальными нормативными актами, трудовыми договорами (дополнительными соглашениями к ним). Вопросы организации временного перевода работников на дистанционную работу по инициативе работодателя в исключительных случаях регламентируются в локальных нормативных актах (Рекомендации, утв. решением Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений от 26.03.2021, протокол N 2).

В Приложении к ответу Вы найдете:

• Типовая ситуация_ Дистанционная работа_ особенности приема, 7.rtf
• Форма с комментариями о рисках_ Трудовой договор с дистанцио 2.rtf
• Ситуация_ Что учесть при заключении трудового договора о дис 3.rtf