Общие правила
Налоговый статус работника по общему правилу зависит от количества дней, проведенных в России в течение 12 следующих подряд месяцев. Если работник находится в России более 183 календарных дней, он признается резидентом, менее – нерезидентом.
Гражданство страны, место рождения или жительства физического лица не влияют на налоговый статус. Налоговым нерезидентом для целей НДФЛ может быть и гражданин России. Исключение – некоторые граждане РФ: российские военные, проходящие службу за границей, и сотрудники муниципальных и государственных органов власти, командированные за рубеж (п. 3 ст. 207 НК РФ).
В течение года статус может меняться. Например, если работник часто выезжает в заграничные командировки или если он иностранец.
Как пересчитать НДФЛ, если работник стал нерезидентом
По общему правилу если работник на дату получения дохода стал нерезидентом, удержанный ранее в текущем году налог нужно пересчитать.
Если есть вероятность, что до конца года работник может снова стать резидентом, сразу пересчитывать налог не нужно. Например, если работник перестал быть резидентом в феврале, но есть вероятность, что в течение года он снова может стать резидентом в связи с предстоящим возвращением в РФ. В этом случае надо пересчитать налог, когда статус работника больше не сможет измениться, то есть работник в текущем году уже находится за пределами России больше 183 календарных дней. Такой вывод можно сделать из анализа Письма Минфина России от 03.10.2013 N 03-04-05/41061.
Порядок пересчета налога
1. Когда работник стал нерезидентом, нужно исчислить НДФЛ отдельно с каждого выплаченного ему с начала года дохода по ставке 30%. При этом суммы дохода уменьшать на вычеты по НДФЛ не нужно, так как нерезидентам вычеты не положены (п. 3 ст. 210, п. 3 ст. 224, п. 3 ст. 226 НК РФ).
2. Далее следует определить сумму НДФЛ, которая оказалась недоудержана из-за пересчета по ставке 30%. Отметим, иные ставки предусмотрены п. 3.1 ст. 224 НК РФ для отдельных категорий нерезидентов, в том числе по отдельным видам доходов. Например, оплата труда нерезидентов – высококвалифицированных специалистов облагается по ставке 13% (15% – с суммы соответствующих доходов за налоговый период более 5 млн руб.). Кроме того, специальные ставки могут быть предусмотрены международными договорами (ст. 7 НК РФ).
Сумму недоудержанного НДФЛ нужно удерживать из последующих выплат работнику начиная с ближайшей. Производить удержание можно только в определенных пределах (п. 4 ст. 226 НК РФ). В частности, общая сумма удержаний из оплаты труда работника не может превышать 20% (ст. 138 ТК РФ).
А если до конца года полностью удержать такой налог не получилось, налоговый агент должен сообщить об этом налоговому органу и работнику (п. 5 ст. 226 НК РФ). Невыполнение этой обязанности влечет штраф для налогового агента (организации, ИП) – 200 руб. за каждое непредставленное сообщение (п. 1 ст. 126 НК РФ), а для руководителя организации – от 300 до 500 руб. (примечание к ст. 2.4, ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).
Смотрите пример перерасчета НДФЛ в Готовом решении: Как провести перерасчет НДФЛ при изменении статуса работника (нерезидент или резидент) (КонсультантПлюс, 2023).
Как отразить в 6-НДФЛ выплаты работнику, который стал нерезидентом, рассказано в Готовом решении: Как отразить выплаты иностранцам и нерезидентам в отчетности по НДФЛ (КонсультантПлюс, 2023).
НДФЛ с доходов удаленных сотрудников, которые работают и проживают за границей
В силу подп. 6 п. 3 ст. 208 НК РФ вознаграждение за выполнение трудовых обязанностей и иных обязанностей, за выполненную работу, оказанную услугу за пределами РФ относится к доходам от источников за пределами РФ.
Если работник организации является налоговым резидентом РФ, то применяются положения ст. 228 НК РФ, в соответствии с которыми физическое лицо – налоговый резидент, получающее доходы от источников за пределами Российской Федерации, исчисление, декларирование и уплату НДФЛ производит самостоятельно по завершении налогового периода (Письма Минфина России от 06.10.2022 N 03-04-06/96611, от 07.07.2022 N 03-04-05/65409, ФНС России от 15.07.2021 N БС-4-11/9947@).
Если работник не признается налоговым резидентом РФ, то полученные им доходы не являются объектом обложения НДФЛ. Вознаграждение подлежит налогообложению в иностранном государстве в соответствии с законодательством данного иностранного государства (ст. 209 НК РФ, Письма Минфина России от 06.10.2022 N 03-04-06/96611, от 04.03.2022 N 03-04-06/15886, от 07.12.2021 N 03-04-05/99290).
Заметим, что приведенные выше правила применяются только в том случае, если трудовым или гражданско-правовым договором предусмотрено место выполнения работы (оказания услуги) в иностранном государстве (Письмо ФНС России от 15.07.2021 N БС-4-11/9947@, Письмо Минфина России от 14.04.2021 N 03-04-06/27827). Если работник фактически выполняет работу, находясь за пределами РФ, но в трудовом (или гражданско-правовом) договоре это не отражено, НДФЛ следует удерживать и уплачивать по общим правилам.
Обратите внимание! В 2023 году планируется изменить порядок налогообложения данной категории работников. Основная цель – исключить практику неуплаты (оптимизации) НДФЛ с выплат дистанционным работникам, которые не получают статус налогового резидента ни в одном государстве или получают такой статус в низконалоговой юрисдикции. Это искусственно делает работу в России на российские компании – как в офисе, так и удаленно – менее привлекательной по сравнению с такой же работой, но дистанционно за пределами страны.
Поправками предполагается, что физлица, работающие и получающие выплаты в России, но живущие более 180 дней за ее пределами, должны платить налог по ставке 30%, а те, кто постоянно живет и работает в России, по ставкам 13-15% (Информация Минфина России, размещенная на официальном сайте).
Читайте подробнее