С 21 сентября 2015 года до 16 сентября 2023 года включительно при организации хранения документов необходимо пользоваться правилами, установленными Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526.
Приказом Росархива от 31.07.2023 N 77 с 17 сентября 2023 года установлены новые правила организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов (далее – Правила). Прежние правила упраздняются Приказом Минкультуры России от 08.08.2023 N 2367.
В частности, новыми Правилами конкретизированы нормы о создании архивных фондов, уточнены правила хранения электронных документов. В самостоятельные разделы помещены правила проведения экспертизы ценности документов, оформления ее результатов.
Основные требования к оформлению дел на бумаге для передачи в архив не меняются. В каждом из них должно быть не более 250 листов при толщине корешка в пределах 4 см. Документы подшивают на 4 прокола (в малоформатных делах – на 3) в твердую обложку (п. 51 Правил).
Порядок работы с электронными архивными документами конкретизировали и поместили в отдельную главу (гл. 10 Правил). Их можно хранить на физически обособленных носителях или в специальной системе хранения электронных документов – СХЭД (п. 132 Правил). Для хранения электронных архивных документов коммерческие организации могут пользоваться услугами третьих лиц (п. 133 Правил).
Обновлены формы документов, используемых при комплектовании архивов. В новой форме номенклатуры дел организации итоговую запись разделили на электронные дела и дела на бумажном носителе (приложение 1 к Правилам). В форме, установленной Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526, такого разграничения нет.
На заметку: за какие конкретно нарушения хранения документов могут привлечь к ответственности и как соблюсти установленные правила архивного законодательства, расскажет лектор на трансляции «Практикум для кадровика: соблюдаем требования архивного законодательства» 1 декабря 2023 года.
Читайте подробнее