По какой форме работник должен дать объяснение о дисциплинарном проступке

До применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение причин совершения дисциплинарного проступка (ч. 1 ст. 193 ТК РФ).

В Информации от 11.01.2024 эксперты сайта «Онлайнинспекция.РФ» отвечают, кто именно должен запросить объяснение, в какой форме работник должен такое объяснение предоставить и есть ли ответственность у работодателя, если он не представит материалы, на основании которых применено дисциплинарное взыскание, по письменному запросу работника.

Эксперт сообщает, что объяснение причин совершения работником дисциплинарного проступка должно оформляться в письменной форме – от руки или машинописным текстом с личной подписью (ч. 1 ст. 193 ТК РФ). Предоставление объяснения в электронном виде возможно, если работодатель ввел систему электронного документооборота.

Запрашивать у работника объяснение может любой сотрудник, имеющий на это соответствующие полномочия (ч. 6 ст. 20 ТК РФ). Наделение сотрудника какими-либо полномочиями обычно осуществляется путем издания соответствующего приказа, выдачи доверенности и т.д.

По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с его работой. Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и представляться работнику безвозмездно (ч. 1 ст. 62 ТК РФ). По мнению эксперта, за невыдачу работнику документов, на основании которых применено дисциплинарное взыскание, работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

На заметку: отметим, что ст. 62 ТК РФ не установлен исчерпывающий перечень документов, обязанность по выдаче которых работнику возложена на работодателя.

Судебная практика по данному вопросу является неоднозначной, существует две позиции судов.

Так, существует судебная практика, согласно которой материал служебной проверки не обладает необходимыми признаками, дающими основание отнести его к документам, связанным с работой истца (Определение Четвертого кассационного суда общей юрисдикции от 15.07.2021 по делу N 88-16817/2021, Апелляционное определение Верховного суда Республики Дагестан от 30.05.2017 по делу N 33-2668/2017).

Вместе с тем другой суд поясняет, что документы о привлечении работника к дисциплинарной ответственности напрямую связаны с его трудовой деятельностью и исполнением должностных обязанностей. Отказ в их выдаче препятствует в реализации прав на защиту от необоснованного привлечения к дисциплинарной ответственности (Решение Свердловского областного суда от 14.10.2014 по делу N 72-787/2014).

Учитывая неоднозначную позицию по данному вопросу, решение о представлении работнику для ознакомления документов о привлечении его к дисциплинарной ответственности принимается работодателем по своему усмотрению исходя из конкретной ситуации.  При этом рекомендуется представить документы, так как в случае возникновения спора по данному делу работодатель будет обязан в любом случае представить документы уполномоченному органу или суду и есть риск привлечения к ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Как составить уведомление работнику о необходимости дать письменные объяснения, рассказано в Готовом решении: Как привлечь к ответственности за невыполнение работником должностных обязанностей (КонсультантПлюс, 2024).