В каком виде оформить согласие работников на электронный кадровый документооборот

По общему правилу кадровый электронный документооборот (КЭДО) вводится локальным нормативным актом. При этом работодатель должен уведомить каждого сотрудника о переходе на кадровый ЭДО и получить его согласие на такой переход. 

В Консультации от 29.10.2025 эксперты сайта «Онлайнинспекция.РФ» разъяснили, как правильно оформить согласие сотрудника на переход в кадровый ЭДО, достаточно ли цифрового согласия или необходим бумажный документ.

Отмечается, что ст. 22.2 ТК РФ устанавливает, что переход на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота осуществляется с письменного согласия работника. Это означает, что если сотрудник готов перейти на кадровый ЭДО, его согласие должно быть оформлено в письменном виде, то есть на бумажном носителе.

Отсутствие такого письменного согласия, по мнению экспертов, будет расцениваться как отказ работника от взаимодействия с работодателем через кадровый ЭДО.

Правила для дистанционных работников

Несмотря на специфику труда дистанционных сотрудников, для перехода в систему кадрового ЭДО, согласно ст. 22.2 ТК РФ, их согласие также должно быть получено в письменной форме на бумажном носителе. До тех пор, пока такое согласие не будет оформлено и переход на электронный кадровый документооборот не будет надлежащим образом зафиксирован, любой документ, требующий подписи работника (включая дистанционного), должен быть подписан им лично.

Однако из этого правила существует исключение. Так, согласие на взаимодействие с работодателем посредством КЭДО не нужно от лиц, которые:

– были приняты (или принимаются) на работу после 31 декабря 2021 года;

– по состоянию на 31 декабря 2021 года не имели трудового стажа.

Для этой категории сотрудников переход в кадровый ЭДО осуществляется без получения предварительного письменного согласия.

На заметку: в Письме от 03.02.2023 N 14-6/ООГ-771 Минтруд отметил, что, принимая решение о переходе на кадровый ЭДО с дистанционными специалистами, работодатель должен руководствоваться положениями ст. 22.2 ТК РФ. Иными словами, компании нужно получить от сотрудников письменное согласие. Подробнее об этом рассказано в обзоре на нашем сайте.

Как организовать электронный кадровый документооборот в организации, смотрите в Алгоритме «Кадровый ЭДО» на нашем сайте.