Организация приобрела у самозанятого товары. Какие документы, кроме чека, у него запросить для принятия данных товаров в расходы?

Расходы, учитываемые для уменьшения налогооблагаемой базы, должны быть документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ). НК РФ перечни подтверждающих расходы документов не устанавливает, поэтому организация должна сама оценить, подтверждает или нет документ понесенные расходы и их размер.

Для организации, приобретающей товар, наличие чека, сформированного продавцом-самозанятым, является обязательным для учета расходов при определении налоговой базы. В чеке должны быть указаны в том числе наименование товара (работ, услуг) и ИНН заказчика (ст. 14 Федерального закона от 27.11.2018 N 422-ФЗ, п. 2 Письма ФНС России от 20.02.2019 N СД-4-3/2899@).

Самозанятым не запрещено использовать в своей деятельности другие первичные документы, такие как акт о приемке выполненных работ (об оказании услуг) или акт приема-передачи товаров. Они могут понадобиться, если заказчикам (юрлицам или ИП) для учета в целях налогообложения затрат на приобретение у самозанятого товаров, работ или услуг одного чека недостаточно. Такие случаи, в частности, приведены ФНС России:

• если организация работает с самозанятым через агента, то чек самозанятого, сформированный и выданный агенту, не является достаточным основанием для подтверждения расходов организации на возмещение затрат такому агенту. В данном случае требуются также документы, подтверждающие, что услуги оказаны через посредника. Такими документами могут быть в том числе агентский договор и акты выполненных работ (Письмо ФНС России от 30.10.2020 N АБ-4-20/17902@);
• при наличии предоплаты необходим акт о выполнении работ (оказании услуг). Он является документом, подтверждающим факт их исполнения, а также отражает период или дату их оказания (Информация ФНС России).

В общем случае на практике по одной расходной операции оформляются два вида документов:

1. документ, который подтверждает основание для расхода, например накладная, акт выполненных работ (оказанных услуг), акт приема-передачи и т.п.;
2. платежный документ, который оформляет сам расход. При расчетах с самозанятым – это чек от самозанятого.

Для подтверждения не только факта оплаты, но и факта передачи товаров от самозанятого нужно оформить подтверждающий первичный документ, например акт приема-передачи товаров.

На заметку: при работе с самозанятым лицом необходимо учитывать особенности специального налогового режима «Налог на профессиональный доход». Например, самозанятому нельзя быть агентом или комиссионером, заниматься перепродажей товаров.

Проверить статус самозанятого можно с помощью Сервиса на сайте ФНС России.

О документальном подтверждении расходов подробно рассказано в Путеводителе в СПС КонсультантПлюс, а об особенностях документооборота с самозанятыми – в Готовом решении в СПС КонсультантПлюс.

Найти ответ на вопрос по работе с самозанятыми поможет мини-вебинар «Работа с самозанятыми: риски, возможности, документальное оформление. Разбираемся с помощью СПС КонсультантПлюс» 27 июня 2024 года.