Бывший работник пишет на электронную почту с просьбой направить документы: что учесть работодателю

По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее 3 рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (часть 1 ст. 62 ТК РФ).

В Консультации от 25.05.2026 эксперт Минтруда отвечает на вопрос, обязан ли работодатель направлять электронные скан-копии документов в ответ на сообщение от бывшего работника, направленное с его личной электронной почты, при условии, что работодатель не может достоверно установить личность отправителя. Электронный документооборот у работодателя отсутствует.

Эксперт отмечает, что в части 1 ст. 62 ТК РФ указано именно «письменное заявление» работника. Письменный документ – это документ, информация которого зафиксирована знаками письменности (п. 28 ГОСТ Р 7.0.8-2025). Электронный документ – это документированная информация, предоставленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям (п. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ).

Таким образом, в ст. 62 ТК РФ прямо регламентирована письменная форма заявления работника, то есть на бумажном носителе.

Эксперт Минтруда отмечает, что положениями ТК РФ не регламентирован обмен между работодателем и работником электронными образами документов, направление электронных образов документов, например, в виде отсканированных копий, отправленных на адрес электронной почты, будет являться нарушением трудового законодательства РФ, такие документы не являются юридически значимыми.

Также, если учитывать невозможность определения личности работника посредством взаимодействия через электронную почту, в данной ситуации у работодателя возникает риск нарушения требований законодательства РФ о персональных данных.

На заметку: отметим, что если у работодателя внедрен ЭДО, то работник может направить заявление о выдаче документов в порядке, установленном работодателем, через информационную систему или по адресу электронной почты работодателя. Также работник может направить такое заявление через цифровую платформу «Работа в России» при условии использования ее работодателем (часть 10 ст. 22.3 ТК РФ). Подробно о порядке выдачи документов, связанных с работой, рассказано в Консультации СПС КонсультантПлюс.

Ответственность за нарушение порядка выдачи документов, связанных с работой, приведена в Обзоре СПС КонсультантПлюс.

Не допустить штрафов и претензий в сфере персональных данных поможет Алгоритм «Безопасная работа с персональными данными в 2026 году» на нашем сайте.

Как правильно осуществлять передачу персональных данных коллегам, партнерам и другим третьим лицам, расскажет лектор на мастер-классе «Ответственность за нарушение законодательства о персональных данных» 29 сентября 2026 года.