Как облагаются НДФЛ доходы дистанционного работника, находящегося за пределами РФ
Доходы такого дистанционного работника независимо от его налогового статуса признаются доходами, полученными от источников в РФ. Сумму налога надо удерживать из выплачиваемого дохода и перечислять в бюджет в составе ЕНП. Это касается и его доходов в виде командировочных выплат, которые облагаются НДФЛ с учетом п. 1 ст. 217 НК РФ. Есть исключения для работников – налоговых резидентов других стран (подп. 6.2 п. 1 ст. 208, пп. 1, 4, 7 ст. 226 НК РФ, Письма Минфина России от 28.03.2024 N 03-04-05/27878, от 25.12.2023 N 03-04-06/125502, ФНС России от 15.04.2024 N ЗГ-2-11/5893, от 13.11.2023 N ЗГ-3-11/14749).
Если для работника – нерезидента РФ международным договором установлен специальный порядок обложения его доходов, следует применять правила этого договора. Например, доходы такого работника могут быть полностью или частично освобождены от уплаты НДФЛ в России. В этом случае налог не удерживается либо удерживается в ином размере, чем установлено НК РФ (п. 6 ст. 232 НК РФ, Письмо Минфина России от 28.03.2024 N 03-04-05/27878).
Если после выплаты дохода такому работнику получили подтверждение, что он является резидентом другой страны и его доход освобожден от НДФЛ, нужно вернуть ему излишне удержанный налог (п. 7 ст. 232 НК РФ).
Кроме того, об иностранных работниках, которые по международному договору освобождены от НДФЛ, и их доходах нужно уведомлять налоговый орган (п. 8 ст. 232 НК РФ).
Сотрудник, который работает в обособленном подразделении российской организации, зарегистрированном за пределами России, не относится к дистанционным сотрудникам. Его доходы относятся к доходам, полученным от источников за пределами РФ. Если он является налоговым резидентом РФ, то сам исчисляет, платит и декларирует такие доходы, если нет, НДФЛ с таких доходов платить не надо (подп. 6.2 п. 1, подп. 6 п. 3 ст. 208, подп. 3 п. 1, пп. 2–4 ст. 228 НК РФ, Письмо Минфина России от 10.10.2023 N 03-04-06/96059).
НДФЛ с доходов дистанционных работников, находящихся за границей, исчисляется по прогрессивной ставке 13/15/18/20/22%. Эта ставка применяется для доходов как налоговых резидентов РФ, так и нерезидентов (пп. 1, 3, 3.1 ст. 224 НК РФ, Письма Минфина России от 06.02.2024 N 03-04-05/9635, от 25.12.2023 N 03-04-06/125502).
Перечислить удержанный налог с зарплаты таких работников нужно в общие сроки (п. 6 ст. 226 НК РФ).
Компенсацию дистанционному работнику, который находится за пределами РФ, расходов, связанных с использованием его личного или арендованного оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, не нужно облагать НДФЛ в одном из следующих размеров (п. 1 ст. 217 НК РФ):
- в сумме, не превышающей 35 рублей за каждый день выполнения трудовой функции. При этом точный размер компенсации должен быть определен коллективным договором, локальным нормативным актом, трудовым договором или допсоглашением к нему. Рекомендуем утвердить отдельным локальным нормативным актом методику расчета такой компенсации;
- в сумме расходов, фактически понесенных в интересах работодателя и подтвержденных документально.
Если же работник использует не принадлежащее ему или не арендованное им оборудование, в отношении возмещаемых расходов, связанных с использованием такого оборудования, п. 1 ст. 217 НК РФ не применяйте (Письмо Минфина России от 25.12.2024 N 03-04-05/131575). Сумму такого возмещения облагайте НДФЛ в общеустановленном порядке.
Если работник использует оплаченные работодателем услуги (например, мобильную связь) в личных целях, у него возникает доход в натуральной форме, который облагается НДФЛ (Письмо Минфина России от 30.09.2021 N 03-04-05/79075).
Если международными договорами РФ установлен иной порядок обложения НДФЛ доходов сотрудников, применяются правила и нормы этих договоров (п. 1 ст. 7 НК РФ, Письмо Минфина России от 10.10.2023 N 03-04-06/96059).
Как облагаются страховыми взносами выплаты дистанционному работнику, находящемуся за пределами РФ
Выплаты дистанционному работнику – гражданину РФ облагаются в обычном порядке. Страховые взносы следует перечислить в общие сроки и по обычным тарифам. Исключение – работодатели, которые применяют АУСН.
Компенсацию дистанционному работнику, который находится за пределами РФ, расходов, связанных с использованием его личного или арендованного оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, не облагают взносами в одном из следующих размеров (подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ, часть 2 ст. 312.6 ТК РФ):
- на ОПС, ОМС и на случай ВНиМ – в сумме, не превышающей 35 рублей за каждый день выполнения трудовой функции, на травматизм – в полном размере. При этом размер компенсации должен быть определен коллективным договором, локальным нормативным актом, трудовым договором или допсоглашением к нему. Рекомендуем утвердить отдельным локальным нормативным актом методику расчета такой компенсации;
- на ОПС, ОМС, на случай ВНиМ и травматизм – в сумме расходов, фактически понесенных в интересах работодателя и подтвержденных документально.
В отчетность по страховым взносам сведения о дистанционных работниках, которые находятся за пределами РФ, включаются в обычном порядке, как и по иным застрахованным лицам, которым производили выплаты (п. 2 ст. 6 Федерального закона от 16.07.1999 N 165-ФЗ, ст. 3, п. 1 ст. 5 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ).
На заметку: как облагаются НДФЛ и страховыми взносами доходы дистанционного работника на территории стран ЕАЭС, а также выплаты лицам, работающим по договору ГПХ дистанционно за границей, смотрите в Готовом решении: Как облагаются выплаты дистанционным работникам, находящимся за пределами РФ (КонсультантПлюс, 2026).
Сборник по теме «Дистанционная работа» на нашем сайте позволит не упустить новшеств и разъяснений по данной теме, а также содержит в себе алгоритм эффективных решений с помощью КонсультантПлюс и образовательные мероприятия.
Читайте подробнее
Бухгалтерам
Кадровикам
