В день увольнения сотруднику обязаны выдать СЗВ-М, СЗВ-ТД и СЗВ-Р (если перешел на электронную трудовую книжку). Какой порядок выдачи данных документов? Необходимо выдавать данные документы под роспись? Нужно вести журнал выдачи?
Главное
Порядок выдачи указанных документов, содержащих сведения об увольняемом работнике, законодательно не урегулирован. С учетом положений ст. ст. 2, 3 Закона о персональных данных рекомендуем выдавать заверенные выписки.
Кроме того, целесообразно получить от работника письменное подтверждение получения документов, содержащих названные сведения. Для этого работодатель может использовать документ, применяемый им при учете выданных справок.
Обоснование
Трудовую книжку (в случае ее ведения) нужно выдать работнику на руки в последний день работы, в том числе если он уходит в отпуск с последующим увольнением (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ, Определение Конституционного Суда РФ от 25.01.2007 N 131-О-О, Письмо Роструда от 24.12.2007 N 5277-6-1). Если это сделать невозможно, то в этот день направьте ему уведомление о необходимости явиться за ней или дать согласие на отправку трудовой книжки по почте.
Если трудовая книжка на работника не ведется, вы обязаны предоставить работнику сведения о трудовой деятельности за период его работы у вас по форме СТД-Р. Заполните ее в соответствии с установленным Порядком. Сведения можно выдать в бумажном виде или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью. Способ выдачи работник указывает в заявлении. Он может подать заявление в письменном виде или направить его на вашу электронную почту в порядке, который вы установили (ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ). На сайте "Онлайнинспекция.рф" представлена информация о том, что выдача СТД-Р подтверждается подписью работника и что целесообразно завести журнал учета выдачи СТД-Р (сайт "Онлайнинспекция.рф", 2020).
Так же в день увольнения передайте работнику персонифицированные сведения о застрахованном лице. Выдайте заверенные выписки из сведений по следующим формам (п. п. 2 - 2.3, п. 4 ст. 11 Закона о персонифицированном учете, ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 30.04.2008 N 56-ФЗ, п. 26 ГОСТ Р 7.0.8-2013):
1) СЗВ-М;
2) СЗВ-СТАЖ;
3) ДСВ-3, если организация перечисляла страховые взносы на накопительную часть пенсии работника;
4)расчета по страховым взносам - разд. 3 "Персонифицированные сведения о застрахованных лицах".
Выдать нужно именно выписки, а не формы в целом, поскольку сведения индивидуального (персонифицированного) учета относятся к категории конфиденциальной информации (п. 8 ст. 6 Закона о персонифицированном учете). Аналогичного мнения придерживаются представители ПФР (см., например, Письмо ГУ - ОПФР по г. Москве и МО от 03.04.2018 N В-4510-08/7361).
Рекомендуем зафиксировать выдачу всех документов. Например, вы можете оформить опись выданных документов, в которой работник поставит свою подпись о получении документов.
СЗВ-М при увольнении
При увольнении работнику нужно выдать не саму форму СЗВ-М, а заверенную выписку из нее по уволенному работнику за месяц, в котором он увольняется. Такая выписка выдается на руки (п. п. 2.2, 4 ст. 11 Закона о персонифицированном учете, Письмо ГУ - ОПФР по г. Москве и МО от 03.04.2018 N В-4510-08/7361).
выписку из разд. 3 "Персонифицированные сведения о застрахованных лицах" при увольнении
Выписка из разд. 3 формы расчета по страховым взносам выдайте в день увольнения (п. п. 2.3, 4 ст. 11 Закона о персонифицированном учете).
В выписке укажите сведения о работнике за отчетный период, в котором тот уволился, т.е. с начала текущего квартала по дату увольнения (п. 20.1 Порядка заполнения расчета, утвержденного Приказом ФНС России от 18.09.2019 N ММВ-7-11/470@).
Целесообразно зафиксировать, что выписка выдана. Для этого вы можете включить ее в опись выданных документов. В ней работник своей подписью подтвердит получение выписки.
В Приложении к ответу Вы найдете: