Обязан ли сотрудник, который устраивается на работу дистанционно предоставить бумажную трудовую книжку? На ведение трудовой книжки в электронном формате сотрудник не переходил.
Кандидат может предъявить вам документы, предусмотренные ст. 65 ТК РФ, например паспорт, на бумажном носителе или передать их в форме электронных документов (если иное не установлено законодательством). Последний вариант допускается при заключении трудового договора посредством обмена электронными документами. По вашему требованию кандидат обязан представить вам их нотариально заверенные копии на бумажном носителе (ч. 1 ст. 65, ч. 3 ст. 312.2 ТК РФ).
Записи в трудовую книжку дистанционного работника вносите, только если он принесет ее или пришлет по почте. Сдайте на работника подраздел 1.1 ЕФС-1 с кодом "ДИСТ" в графе 6 (ст. 312.2 ТК РФ).
Обоснование
Запись о приеме работника на дистанционную работу надо внести в трудовую книжку, если она ведется и работник представил ее по своему желанию. Если трудовая книжка утрачена, повреждена или отсутствует по другой причине, дистанционный работник может написать заявление с просьбой оформить ему новую, указав причину ее отсутствия. В этом случае оформите новый документ (ч. 5 ст. 65, ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ, п. 2 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, Письмо Роструда от 31.03.2021 N ПГ/06237-6-1).
Как работник должен выразить желание о внесении записи о приеме в его трудовую книжку, законодательно не установлено. Рекомендуем оформить его желание письменно. Например, вы можете завизировать заявление, написанное работником. Такие действия защитят вас от привлечения к ответственности за несвоевременное оформление трудовой книжки.
Представить трудовую книжку работник может, в том числе направив ее заказным письмом с уведомлением (п. 2 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).
Прием на работу можно оформить дистанционно - по электронной почте или через систему ЭКД работник присылает необходимые документы, вы отправляете ему трудовой договор, работник подписывает его и отправляет обратно. Работодатель может потребовать прислать нотариально заверенные копии документов работника, а работник - оформленный на бумаге трудовой договор (ст. 312.2 ТК РФ).
Клиентский опыт
В дополнение к основному ответу мы хотели бы поделиться с Вами Клиентским опытом решения похожих задач. Вы можете ознакомиться с эффективной последовательностью действий в КонсультантПлюс по теме Вашего запроса в документе: «Дистанционная работа. Оформление и учет в 2025 году».
Готовое решение: Как вести трудовую книжку в бумажном виде (КонсультантПлюс, 2025) {КонсультантПлюс}
Бухгалтерам
Кадровикам
