Приказом ФНС России от 18.01.2017 N ММВ-7-6/16@ утвержден Формат, необходимый для обеспечения электронного документооборота в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах. В электронном виде можно передать XML-файлы и PDF-файлы определенного стандарта PDF/A-3 (таблицы 4.8, 4.9, 4.11 Приложения к данному Приказу). Такие форматы утверждены, в частности, для счетов-фактур, УПД, товарных накладных ТОРГ-12 и т.д.
Форматы документов, не перечисленные в Приказе ФНС России от 18.01.2017 N ММВ-7-6/16@, не являются регламентированными и составляются в соответствии с общими требованиями законодательства и договоренностями сторон сделки (Письмо Минфина от 02.10.2020 N 03-03-06/1/86376).
Подтверждением данных налогового учета являются, в частности, первичные учетные документы (ст. 313 НК РФ). Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ).
Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью (КЭП), признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью (п. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ).).
При истребовании документов налоговым органом электронные документы в форматах, утвержденных ФНС России, подаются в электронном виде (п. 2 ст. 93 НК РФ). Их нужно представлять в исходном виде без преобразования в скан-образы. При этом налоговая инспекция не вправе их истребовать в виде скан-образов или визуализированных на бумаге (Письма ФНС России от 08.11.2023 N ЕА-4-26/14162@, от 29.09.2023 N Д-5-26/56@). Перечень таких документов приведен в указанных письмах ФНС России.
В случае если документ в электронной форме составлен не по формату, установленному ФНС России, то такие документы в случае истребования в рамках налоговых проверок представляются в налоговый орган на бумажном носителе в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании документа электронной подписью (Письма ФНС от 09.12.2022 N ЗГ-3-26/13861, от 06.12.2019 N ЕД-4-15/25049). Либо документы можно отсканировать и отправить в электронном виде (Письма Минфина России от 01.10.2018 N 03-02-07/1/70444, ФНС России от 12.04.2021 N ЕА-4-26/4872@, от 11.12.2017 N ЕД-4-15/25048).
Таким образом, если неформализованный документ заверен КЭП, он является равнозначным документу, составленному на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью. Одно лишь несоответствие документа формату не является основанием для исключения расходов при исчислении налога на прибыль. Рекомендуется получать документы от контрагентов в утвержденных ФНС России форматах, так как при истребовании данных документов будет удобнее работать и с налоговыми органами.
На заметку: подробнее о том, как представить документы в ИФНС в электронном виде, рассказано в Готовом решении: Каким способом организации представить документы в ответ на требование налогового органа (КонсультантПлюс, 2024).
Читайте подробнее