Организации могут учитывать в расходах затраты на приобретение товаров (работ, услуг, имущественных прав) у плательщиков НПД. Для их подтверждения нужен чек, сформированный в приложении «Мой налог» (Письмо Минфина России от 08.09.2021 N 03-11-11/72631). В чеке должны быть указаны в том числе наименование товара (работ, услуг) и ИНН заказчика. Кроме чека, организация должна получить от самозанятого акт о выполнении работ или оказании услуг (пп. 6, 8 ч. 6 ст. 14 Федерального закона от 27.11.2018 N 422-ФЗ, Информация ФНС России).
Для снижения рисков негативных налоговых последствий, при работе с самозанятым лицом следует учитывать следующие особенности документооборота:
– при оформлении ГПД с самозанятым необходимо проследить, чтобы в этом договоре не было признаков трудовых отношений. Иначе проверяющие могут переквалифицировать такой договор в трудовой и, как следствие, привлечь к административной ответственности, доначислить НДФЛ, страховые взносы, а также пени и штрафы (Информация ФНС России);
– необходимо запросить у самозанятого справку, которая подтверждает его регистрацию в качестве плательщика НПД. Эта справка будет основанием не удерживать НДФЛ с выплат физлицу, ведь самозанятые вместо НДФЛ платят НПД со своих доходов (ч. 8 ст. 2 Федерального закона N 422-ФЗ).
Проверить регистрацию физлица в качестве самозанятого также можно на сайте ФНС России;
– при оплате самозанятому товаров (работ, услуг, имущественных прав) необходимо получить от него специальный чек, сформированный согласно ст. 14 Закона N 422-ФЗ. Этот чек понадобится для того, чтобы:
- не начислять страховые взносы на выплаты физлицу, зарегистрированному в качестве самозанятого (ч. 1 ст. 15 Федерального закона N 422-ФЗ);
- учесть в расходах затраты на покупку у самозанятого товаров (работ, услуг, имущественных прав). Без чека это сделать не получится (ч. 8–10 ст. 15 Федерального закона N 422-ФЗ). При этом другие документы, которыми обычно подтверждают расходы для целей налогового учета (например, акты выполненных работ), тоже нужно оформлять (п. 1 ст. 252 НК РФ, Письмо Минфина России от 22.09.2021 N 03-11-11/76769, Информация ФНС России).
Чек самозанятого можно получить в бумажном или электронном виде (например, на электронную почту) (ч. 4, 5 ст. 14 Федерального закона N 422-ФЗ).
Если оплата с самозанятым произведена наличными деньгами или с использованием электронных средств платежа (например, банковской картой), то чек необходимо получить сразу. Если же была безналичная оплата, то самозанятый должен выдать чек не позднее 9-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произведены расчеты (ч. 1 ст. 9, ч. 3 ст. 14 Федерального закона N 422-ФЗ).
На заметку: сведения о самозанятых, с которыми заключен только договор ГПХ, в общем случае включать в состав формы ЕФС-1 не нужно. Она подается по застрахованным лицам, а выплаты самозанятым по таким договорам не облагаются страховыми взносами (ч. 1 ст. 15 Федерального закона N 422-ФЗ, п. 3.1 Порядка заполнения формы персонифицированных сведений о физлицах). Исключение – случаи, когда выплата самозанятому не признается объектом обложения НПД, например:
- на отчетную дату от самозанятого не получен чек на оплату. Если чек был получен после сдачи формы, следует подать уточненные сведения;
- самозанятый был работником организации (ИП) менее чем два года назад.
Алгоритм клиентского опыта «Работа с самозанятыми: риски, возможности, документальное оформление» на нашем сайте поможет разобраться в сложных вопросах, учесть изменения законодательства и составить необходимые документы.
Читайте подробнее