При использовании ККТ формируют кассовые чеки или БСО. Передачу наличных денег между кассой организации и операционной кассой оформляют кассовыми документами (приходными и расходными кассовыми ордерами).
При работе с онлайн-ККТ нет обязанности использовать документы, которые ранее оформлялись по формам КМ (в частности, акт по форме N КМ-3, журнал кассира-операциониста по форме N КМ-4, справку-отчет кассира-операциониста по форме N КМ-6). Об этом сказано в Письмах Минфина от 23.08.2017 N 03-01-15/54156, от 03.08.2017 N 03-01-15/49813, от 04.07.2017 N 03-01-15/42314, от 16.06.2017 N 03-01-15/37692.
Перед началом рабочей смены кассира-операциониста его надо обеспечить разменной монетой и купюрами для расчетов с покупателями (клиентами) (п. 3.8 Типовых правил, утвержденных Минфином России 30.08.1993 N 104).
Выдача разменных денег из кассы организации в операционную кассу оформляется расходным кассовым ордером (РКО) (п. 6 Указания N 3210-У). В строке "Основание" пишется: "Для размена".
В кассовую книгу нужно внести расходную запись на основании РКО (пп. 4.6 п. 4 Указания N 3210-У).
Если разменные деньги из кассы организации выдаются напрямую кассиру-операционисту, то в строке "Выдать" РКО пишется фамилия, имя и отчество кассира-операциониста.
Если разменные деньги кассир-операционист получает не напрямую в кассе организации, а через старшего кассира (раздатчика), то в строке "Выдать" РКО указывается фамилия, имя и отчество старшего кассира (раздатчика).
Для оформления передачи наличных денег между старшим кассиром (раздатчиком) и кассиром-операционистом можно использовать книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств.
В течение смены кассир-операционист пробивает на ККТ кассовые чеки или выдает БСО при расчетах с покупателями (клиентами) (п. 2 ст. 1.2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ). Покупатель может попросить электронный чек. Его надо отправить дополнительно к бумажному.
При закрытии кассы кассир-операционист формирует на ККТ отчет о закрытии смены (п. 2 ст. 4.3 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ). Этот отчет можно распечатать для бухгалтерии, если в организации установлен такой порядок.
Полученные перед началом рабочей смены разменные деньги, а также наличную выручку за смену кассир-операционист сдает в кассу организации напрямую или через старшего кассира (раздатчика).
Если кассир-операционист сдает наличную выручку и разменные деньги старшему кассиру (раздатчику), то такую операцию оформляют аналогично операции по передаче размена старшим кассиром (раздатчиком) кассиру-операционисту перед началом работы операционной кассы. Например, используют книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств.
При поступлении в кассу организации наличной выручки и разменных денег оформляются приходные кассовые ордера (ПКО) (п. 5 Указания N 3210-У):
- на возврат разменных денег. В строке "Основание" пишется: "Возврат размена";
- на выручку. В строке "Основание" пишется: "Выручка за смену".
Можно оформить ПКО на общую сумму (выручка за смену и возврат размена), сделав соответствующую запись в строке "Основание".
В строке ПКО "Принято от" пишется фамилия, имя и отчество работника, сдающего деньги (кассира-операциониста или старшего кассира (раздатчика)).
В кассовую книгу нужно внести приходные записи на основании ПКО (пп. 4.6 п. 4 Указания N 3210-У).
На заметку: разобраться в других «кассовых» вопросах Вам поможет подборка документов «Онлайн-кассы-2019: все, что нужно знать».