Электронные УПД и счета-фактуры: какие форматы применять с 1 апреля 2025 года

До 1 апреля 2025 года электронный универсальный передаточный документ (УПД) (и со статусом «1», и со статусом «2») можно составить как по Формату из Приложения N 1 (версия 5.02), так и по Формату из Приложения N 2 (версия 5.01) к Приказу ФНС России от 19.12.2023 N ЕД-7-26/970@ (пп. 3, 4 данного Приказа, п. 1 Приложения N 1 к Письму ФНС России от 04.03.2024 N ЕА-4-26/2486@). При этом версия 5.02 была обновлена до версии 5.03 Приказом ФНС России от 15.11.2024 N ЕД-7-26/1032@.

В Информации от 13.03.2025 региональная УФНС напоминает, что переходный период, в течение которого можно создавать электронные УПД и счета-фактуры с применением форматов версий 5.01 и 5.02, истекает 31 марта 2025 года. В связи с этим использование версии 5.01 после 1 апреля 2025 года будет невозможно. Электронные УПД и счета-фактуры могут быть оформлены только с применением нового формата версии 5.03.

Отмечается, что изменения в формате УПД и счета-фактуры версии 5.03 являются частью налоговой реформы и направлены на усиление контроля за движением товаров и услуг, особенно тех, которые подлежат обязательной прослеживаемости.

Основные изменения в формате версии 5.03:

• введены новые обязательные реквизиты для товаров, подлежащих прослеживаемости, таких как импортируемые или маркируемые товары;
• добавлена графа 14, предназначенная для указания стоимости прослеживаемых товаров без учета НДС;
• в строке 5а теперь обязательно указывать информацию о документе об отгрузке – его номер, дату и название;
• появилась возможность включать в УПД и счет-фактуру сведения о МЧД, если документ подписывается представителем организации по доверенности.

Преимущества нового формата

Обновленный формат УПД и счета-фактуры призван сделать учет более прозрачным, снизить количество ошибок при заполнении документов и упростить автоматизацию процессов документооборота.

Региональная УФНС рекомендует всем налогоплательщикам заблаговременно подготовиться к переходу на новый формат, чтобы избежать проблем с документооборотом после 1 апреля 2025 года.

На заметку: подробнее об изменениях в электронном формате УПД рассказано в материале Последние изменения: Универсальный передаточный документ в СПС КонсультантПлюс.

Про обязательный ЭДО счетами-фактурами и УПД, случаи, предусмотренные законодательством, но массово игнорируемые налогоплательщиками, а также про требования к электронному формату с учетом последних изменений узнаете на вечернем семинаре «Счета-фактуры и УПД: типичные ошибки, критические и не очень» 11 апреля 2025 года.