Сотрудник организации направился в командировку и купил себе ж/д билет, оплатив его банковской картой. Какие документы необходимо предоставить в бухгалтерию для возмещения расходов на приобретения билета (электронный билет, посадочный талон, выписка банка, банковский чел)?

Главное

Специального утвержденного перечня Законодательством РФ не установлено. Подтверждением могут служить - сам электронный билет, чек ККТ или выписка банка. Посадочный талон для ж/д билетов не предусмотрен (Письмо УФНС России по г. Москве от 03.12.2019 N 16-15/302226@).

Обоснование

В качестве документа, подтверждающего проезд на железнодорожном транспорте в командировку и обратно, может служить один из следующих документов:

• документарный билет (например, проездной документ АСУ "Экспресс"). Форма и требования к нему установлены Приказом Минтранса России от 05.08.2008 N 120;
• электронный билет с обязательным предъявлением контрольного купона (это специальная выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте) (п. 2 Приказа Минтранса России от 21.08.2012 N 322, Письмо Минфина России от 20.08.2020 N 02-06-10/73254);
• документ (в том числе электронный), подтверждающий, что работник произвел выплаты (чек ККМ, чек слипа, платежный документ или БСО, выписка из АИС, электронный кассовый чек с QR-кодом). Важно, чтобы он содержал обязательные реквизиты (Письма Минфина России от 21.05.2021 N 03-03-07/38967, от 10.10.2019 N 02-07-05/78059).

Если работник пользовался в поезде постельными принадлежностями, для подтверждения таких расходов ему нужно дополнительно представить квитанцию по форме ВУ-9, утвержденную Распоряжением ОАО "РЖД" от 29.09.2008 N 2047р.

Согласно п. 2 Приказа Минтранса России от 21.08.2012 N 322 "Об установлении форм электронных проездных документов (билетов) на железнодорожном транспорте" контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники. При этом понятие "посадочный талон" указанным документом не предусмотрено. Соответственно, для подтверждения расходов на ж/д билет достаточно копии электронного железнодорожного билета (Письмо УФНС России по г. Москве от 03.12.2019 N 16-15/302226@).

 В Приложении к ответу Вы найдете:

• ___О документальном подтверждении командировочных ра.rtf
• О документальном подтверждении командировочных расхо.rtf
• О документальном подтверждении расходов на приобрете.rtf
• решение Как возместить работнику командировочные ра.rtf
• решение Как компенсировать работнику учреждения сто.rtf
• Командировочные расходы актуальные вопросы Галина.rtf
• Комментарий к Письму Минфина России от 08_08_2019 N.rtf