1. Принятие дистанционного работника в штат компании. Нюансы учета. 2. Что нужно сделать, если ранее принятые на работу офисные сотрудники стали дистанционными?

1. Прием на работу дистанционного работника в целом стандартный. Получите у кандидата документы, необходимые для оформления приема, ознакомьте его с локальными нормативными актами, которые связаны с трудовой деятельностью, и коллективным договором (если он есть), заключите с работником трудовой договор и т.д.

Учтите, в частности, следующие особенности. Записи в трудовую книжку дистанционного работника вносите, только если он принесет ее или пришлет по почте (т.е. запись вносится по желанию работника). Сдайте на работника подраздел 1.1 ЕФС-1 с кодом "ДИСТ" в графе 6 (ст. 312.2 ТК РФ).

2. Оформить перевод на дистанционную работу. Для перевода на дистанционную работу возьмите с него заявление, издайте приказ и оформите дополнительное соглашение к трудовому договору. В трудовую книжку запись не вносите, но сдайте подраздел 1.1 ЕФС-1 с мероприятием "Перевод", указав в графе 6 код "ДИСТ". При временном и постоянном переводе порядок одинаковый.

 

Обоснование

 

Для приема на работу дистанционного работника вам необходимо выполнить следующее, в частности:

• получить от кандидата обязательные документы (с учетом особенностей их подачи) (ст. 65 ТК РФ);

• ознакомить его с ЛНА, непосредственно связанными с трудовой деятельностью, и коллективным договором (если он есть) (ч. 3 ст. 68 ТК РФ);

• оформить трудовой договор. Его можно заключить, обменявшись электронными документами в установленном порядке (ч. 1 ст. 68, ч. 1 ст. 312.2, ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ);

• издать приказ о приеме на работу, если вы оформляете такие приказы (ч. 1 ст. 68 ТК РФ);

• внести запись о приеме на работу в трудовую книжку (в случае ее ведения), если работник представил данный документ и хочет, чтобы вы сделали эту запись (ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ);

• ознакомить дистанционного работника с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, если вы рекомендовали или предоставили их для работы (ст. 312.7 ТК РФ).

По общему правилу не требуется проводить с таким работником инструктажи по охране труда, а также направлять его на обязательный предварительный медосмотр (если работник относится к лицам, подлежащим такому медосмотру). Иной порядок может предусматривать ЛНА, коллективный или трудовой договор (ч. 4 ст. 312.1, ст. 312.7 ТК РФ);

• провести вводный противопожарный инструктаж и первичный противопожарный инструктаж на рабочем месте, если это предусмотрено трудовым договором (п. п. 5, 12 - 14 Порядка, приведенного в Приложении N 1 к Приказу МЧС России от 18.11.2021 N 806);

• провести вводный инструктаж по гражданской обороне и инструктаж по действиям в чрезвычайных ситуациях. Их рекомендовано совместить (пп. "г" п. 5 Положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 02.11.2000 N 841, п. 1.5 Примерного порядка реализации вводного инструктажа по ГО, приведенного в Приложении к Письму МЧС России от 27.02.2020 N 11-7-605, пп. "а" п. 4 Положения о подготовке граждан в области ЧС, п. 1.5 Примерного порядка реализации инструктажа по ЧС, приведенного в Письме МЧС России от 27.10.2020 N ИВ-11-85);

• представить в СФР сведения о приеме на работу (ч. 1 ст. 66.1 ТК РФ);

• уведомить соответствующий военный комиссариат и (или) орган местного самоуправления о приеме работника - для лиц, подлежащих воинскому учету (п. 1 ст. 4 Закона о воинской обязанности, пп. "а" п. 32 Положения о воинском учете).

Перевод на дистанционную работу

Одним из обязательных условий для включения в трудовой договор является место работы, а в случае, когда работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности, - место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения (абз. 2 ч. 2 ст. 57 ТК РФ).

Изменение определенных сторонами условий трудового договора допускается только по соглашению сторон трудового договора, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ (ст. 72 ТК РФ).

Соглашение подписывается работником и работодателем, после чего работник переводится на дистанционную работу с даты, указанной в соглашении.

Отметим, что дополнительное соглашение к трудовому договору, предусматривающее выполнение работником трудовой функции дистанционно, может заключаться путем обмена между работником и работодателем электронными документами с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи работодателя и усиленной квалифицированной электронной подписи или усиленной неквалифицированной электронной подписи работника в соответствии с законодательством РФ об электронной подписи (ч. 1 ст. 312.2, ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ).

По заявлению дистанционного работника работодатель не позднее 3 рабочих дней со дня получения такого заявления обязан направить дистанционному работнику оформленный надлежащим образом экземпляр дополнительного соглашения к трудовому договору на бумажном носителе (ч. 2 ст. 22.1, ст. 22.3, ч. 5 ст. 312.1, ч. 2 ст. 312.2 ТК РФ).

На основании дополнительного соглашения может быть издан приказ о переводе работника на дистанционную работу.

Дополнительно отметим, что перевод работника на дистанционную работу не является кадровым мероприятием, требующим внесения соответствующей записи в трудовую книжку работника (в случае ее ведения), однако является основанием для представления сведений о трудовой деятельности в орган СФР по форме ЕФС-1. При переводе работника на дистанционную (удаленную) работу представляется подраздел 1.1 данной формы с указанием кадрового мероприятия "ПЕРЕВОД" и с указанием в графе "Код выполняемой функции" дополнительно к коду ОКЗ кода "ДИСТ" (ст. ст. 66, 66.1 ТК РФ, п. 2.1 ст. 6, п. 2 ст. 8, пп. 4 п. 2, п. 5 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ, п. 46 Порядка заполнения формы ЕФС-1, утв. Приказом СФР от 17.11.2023 N 2281).

Клиентский опыт

В дополнение к основному ответу мы хотели бы поделиться с Вами Клиентским опытом решения похожих задач. Вы можете ознакомиться с эффективной последовательностью действий в КонсультантПлюс по теме Вашего запроса в документе: «Дистанционная работа. Оформление и учет в 2025 году».

 

Вопрос: Каков порядок перевода работника на дистанционную работу? (Консультация эксперта, 2025) {КонсультантПлюс}

Готовое решение: Как оформить прием на работу дистанционного работника (КонсультантПлюс, 2025) {КонсультантПлюс}