Обязательно ли выдавать покупателю кассовый чек? Мы распечатываем z отчет, сверку итогов по эквайрингу и слипы по каждому платежу эквайринга. Все эти документы обязательны по законодательству? И какой у них срок хранения?
Главное
Пользователь контрольно-кассовой техники при осуществлении расчета обязан выдать покупателю кассовый чек на бумажном носителе и (или) направить его покупателю в электронной форме на абонентский номер или адрес электронной почты, предоставленный покупателем до момента осуществления расчета (пункт 2 статьи 1.2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации" (далее - Федеральный закон N 54-ФЗ)).
При применении онлайн-ККТ формирование Z-отчетов не предусмотрено. Закрытие смены при применении онлайн-кассы предусматривает формирование отчета о закрытии смены, который в автоматическом режиме передается в ФНС России и среди его обязательных реквизитов - наименование и ИНН пользователя.
В конце смены кассир формирует отчет о ее закрытии и сдает наличные бухгалтеру. Распечатывать отчет не обязательно. В связи с этим срок хранения данного документа не установлен.
В отношении документа сверки итогов по эквайрингу разъяснений в системе не приведено.
Что касается слипов, то для него определен минимальный срок его хранения - 5 лет, общий (единый) как по кассовым, так и по банковским операциям.
Обоснование
Обязанность представить чек организация может исполнить, в частности, так (п. п. 2, 3, 3.1 ст. 1.2 Закона о применении ККТ):
1) обеспечить отражение на дисплее мобильного телефона, смартфона или иного компьютерного устройства QR-кода, который позволяет покупателю (клиенту) осуществить его считывание и идентифицировать кассовый чек. Он равносилен кассовому чеку на бумажном носителе или в электронной форме. Такая обязанность по выдаче чека реализуется и при осуществлении расчетов водителем или кондуктором в салоне транспортного средства (Письмо ФНС России от 29.04.2022 N АБ-4-20/5392@);
2) выдать кассовый чек или направить на абонентский номер или электронную почту покупателя кассовый чек в электронной форме либо данные, позволяющие идентифицировать этот чек, и адрес сайта в сети Интернет, где можно его получить. Вместе с тем Закон о применении ККТ не запрещает направлять кассовый чек на абонентский номер с помощью сервиса обмена сообщениями. Если кассовый чек формируется и направляется покупателю с его согласия только в электронной форме, его можно не печатать на бумажном носителе (Письма Минфина России от 09.02.2022 N 30-01-15/8660, ФНС России от 29.04.2022 N АБ-4-20/5392@). Но если покупатель требует распечатать кассовый чек на бумаге, даже если до момента расчета он предоставил необходимые данные для направления электронного чека, вы обязаны это сделать, в противном случае вас привлекут к административной ответственности (Письмо ФНС России от 24.03.2022 N АБ-3-20/2677@).
Обратите внимание
От использования ККТ освобождены:
1) виды деятельности, перечисленные в п. 2 ст. 2 Закона о применении ККТ;
2) деятельность в отдаленных и труднодоступных местностях;
3) услуги по проведению религиозных обрядов и церемоний, а также реализация предметов религиозного культа (п. 6 ст. 2 Закона о применении ККТ);
4) деятельность расположенных в сельских населенных пунктах аптечных организаций и обособленных подразделений медицинских организаций (п. 5 ст. 2 Закона о применении ККТ). Такие организации могут отказаться от применения ККТ при соблюдении ряда условий;
5) расчеты в безналичном порядке (за исключением расчетов с использованием электронного средства платежа с предъявлением), если организации осуществляют их между собой или с ИП (п. 9 ст. 2 Закона о применении ККТ). Например, ККТ не применяется при расчетах платежными поручениями. В частности, ККТ можно не применять при удержании вознаграждения с организации или ИП за оказанные им услуги (например, субброкера), если расчеты ведутся в безналичном порядке и без использования электронного средства платежа с его предъявлением. Такой вывод следует из Письма Минфина России от 22.07.2022 N 30-01-15/70768;
6) расчеты в виде зачета предоплаты и (или) авансов, предоставления займов для оплаты товаров (работ, услуг), иного встречного предоставления за товары (работы, услуги), если организации осуществляют их между собой или с ИП (Информация ФНС России от 10.06.2020, Письмо ФНС России от 21.08.2019 N АС-4-20/16571@ (п. 1)). Так, при осуществлении встречного предоставления в виде зачета встречных требований ККТ не применяется (Письмо Минфина России от 09.08.2019 N 03-01-15/60321, Информация ФНС России от 23.10.2019). В то же время, по мнению УФНС России по г. Москве, при предоставлении или получении встречного предоставления (в том числе при проведении взаимозачета) за товары (работы, услуги) в случае осуществления расчетов между организациями или с ИП надо применять ККТ (Письма от 13.08.2019 N 17-15/138092@, от 13.08.2019 N 17-15/147887@);
7) получение займа от физлица и расчеты по договорам займа, предоставленного для целей, не связанных с оплатой товаров (работ, услуг), поскольку они не отнесены к расчетам в ст. 1.1 Закона о применении ККТ (п. 1 ст. 1.2 этого Закона);
8) реализация товаров (работ, услуг), расчеты за которые с покупателями (клиентами) производит агент (платежный агент) (ст. 1.1, п. 2 ст. 1.2 Закона о применении ККТ, п. 12 ст. 4 Закона о приеме платежей). ККТ в этом случае применяет агент (платежный агент);
9) предоставление за плату права пользования парковками (парковочными местами) при выполнении условий, указанных в п. 10 ст. 2 Закона о применении ККТ;
10) оказание населению платных услуг, связанных с библиотечным делом, в помещениях государственных и муниципальных библиотек, а также библиотек Российской академии наук, других академий, научно-исследовательских институтов, образовательных организаций (п. 12 ст. 2 Закона о применении ККТ);
11) деятельность кредитных организаций (п. 1 ст. 2 Закона о применении ККТ);
12) оказание услуг в рамках уставной деятельности ТСН (в том числе ТСЖ, садоводческими и огородническими некоммерческими товариществами), жилищными, жилищно-строительными кооперативами и иными специализированными потребительскими кооперативами своим членам, а также расчеты при приеме платы за жилое помещение и коммунальные услуги (п. 13 ст. 2 Закона о применении ККТ) 1.
Расчеты при приеме данной платы могут осуществляться платежной картой в сети Интернет, платежными поручениями, а также с использованием мобильных приложений. Это касается поступления платы как от членов товариществ или кооперативов, так и от не являющихся их членами собственников помещений. Кроме того, не требуется применять ККТ при поступлении ежемесячных взносов на капремонт общего имущества в многоквартирном доме, поскольку они не относятся к понятию "расчеты", приведенному в ст. 1.1 Закона о применении ККТ (Письмо Минфина России от 05.07.2019 N 01-02-04/03-49678).
Если договоры на оказание услуг с поставщиком услуг (ресурсоснабжающей организацией) заключены ТСЖ - потребителем услуг, то товарищество не использует ККТ при приеме денежных средств от физлиц - собственников помещений в рамках этих отношений. Однако если договоры заключены непосредственно такими физлицами, то при приеме от них наличных денег ТСЖ обязано применять ККТ (Письмо Минфина России от 02.06.2020 N 03-01-15/47126);
13) оказание услуг населению в сфере образования образовательными организациями (п. 13 ст. 2 Закона о применении ККТ) 1;
14) оказание услуг населению в сфере физической культуры и спорта физкультурно-спортивными организациями (п. 13 ст. 2 Закона о применении ККТ) 1;
15) оказание услуг населению в области культуры домами и дворцами культуры, домами народного творчества, клубами, центрами культурного развития, этнокультурными центрами, центрами культуры и досуга, домами фольклора, домами ремесел, домами досуга, культурно-досуговыми и культурно-спортивными центрами (п. 13 ст. 2 Закона о применении ККТ) 1;
16) осуществление расчетов за услуги, оказанные населению в области культуры муниципальными учреждениями: домами и дворцами культуры, домами народного творчества, клубами, центрами культурного развития, этнокультурными центрами, центрами культуры и досуга, домами фольклора, домами ремесел, домами досуга, культурно-досуговыми и культурно-спортивными центрами, музеями. Исключение составляют перечисленные муниципальные учреждения культуры, которые располагаются в городах, районных центрах (кроме административных центров муниципальных районов, являющихся единственным населенным пунктом муниципального района), поселках городского типа (п. 15 ст. 2 Закона о применении ККТ). Перечень указанных услуг утвержден Распоряжением Правительства РФ от 12.11.2020 N 2949-р;
17) получение оплаты по договорам уступки прав требования по договорам участия в долевом строительстве. Это связано с тем, что привлечение денежных средств граждан и юрлиц для долевого строительства, возмещения затрат на него не относится к расчетам, понятие которых раскрыто в ст. 1.1 Закона о применении ККТ (Письма Минфина России от 10.11.2020 N 03-01-15/97876, от 19.03.2020 N 03-01-15/21228, ФНС России от 16.02.2022 N АБ-3-20/1381@).
1 Исключением являются расчеты наличными деньгами, а также расчеты с предъявлением электронного средства платежа при непосредственном взаимодействии покупателя (клиента) с пользователем, если иное не предусмотрено п. 15 ст. 2 Закона о применении ККТ (п. 13 ст. 2 Закона о применении ККТ).
Кроме того, ККТ не применяют организации (см., например, Письма Минфина России от 26.12.2019 N 03-01-15/102189, от 10.10.2019 N 03-01-15/77953, от 08.02.2019 N 03-01-15/7892, от 11.09.2018 N 03-01-15/65050 (п. 3), ФНС России от 16.07.2020 N АБ-4-20/11542, от 30.08.2019 N АС-4-20/17478@, от 14.08.2018 N АС-4-20/15707, от 10.08.2018 N АС-4-20/15566@ (п. п. 1, 3)):
• при выплате денежных средств физлицу в рамках обязательств по гражданско-правовому договору (например, за приобретаемый у него товар, за исключением приобретения товара для перепродажи), в том числе по договору аренды;
• выдаче зарплаты. При выплате работнику зарплаты в натуральной форме ККТ также не применяется. Выдача зарплаты в натуральной форме должна быть предусмотрена коллективным или трудовым договором;
• удержании средств из зарплаты сотрудников в соответствии с коллективным или трудовым договором за оказанные работодателем услуги, выполненные им работы или реализованные товары;
• удержании средств из зарплаты сотрудников за оказанные третьим лицом услуги, выполненные им работы или реализованные товары;
• выплате материальной помощи сотруднику;
• выдаче денежных средств под отчет;
• возврате сотрудником неизрасходованных денежных средств, выданных под отчет.
Также ККТ не применяется организациями при расчетах исключительно монетой Банка России через автоматы, которые не питаются электрической энергией (в том числе от электрических аккумуляторов или батарей) (п. 1.1 ст. 2 Закона о применении ККТ).
В Приложении к ответу Вы найдете:
Бухгалтерам
Кадровикам
