Несоблюдение требований к утверждению графика отпусков может обернуться для организации и ее руководителя штрафом за нарушение трудового законодательства по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ (на юрлиц - от 30 до 50 тыс. руб.). Наказать за такое нарушение могут в течение 1 года со дня совершения административного правонарушения, то есть с момента утверждения графика отпусков.
Претензия 1. График утвержден позже, чем положено
График отпусков на следующий год надо утвердить не позднее 17 декабря текущего года (Письмо Минтруда от 08.12.2017 N 14-2/ООГ-9399). Сделать это можно и раньше, так как ТК РФ не содержит запрета на утверждение графика в более ранние сроки.
Если данный срок не соблюден, штраф будет законным (Решения Октябрьского райсуда Ростовской области от 02.10.2017 N 12-46/2017; Балтасинского райсуда поселка городского типа Балтаси от 22.09.2016 N 12-36/2016).
Таким образом, приказ об утверждении графика отпусков на 2019 год должен быть издан не позднее 17.12.2018.
Претензия у проверяющих может возникнуть и в случае, если график утвержден вовремя, но потом был переутвержден позже 17 декабря, допустим в связи с изменением должности у кого-то из сотрудников. Поэтому если возникает необходимость внести исправления, то дату издания графика менять не нужно, а требуется издать приказ "О внесении изменений в график отпусков от XX.12.2018".
Претензия 2. В графике указан только месяц предоставления отпуска
ТК РФ не содержит требования указывать дату начала отпусков работников в графике отпусков. Но чтобы не спорить с ГИТ, лучше при его составлении проставить точные дни и месяцы начала отпусков (Решение Первомайского райсуда г. Новосибирска от 27.07.2016 N 12-160/2016).
Если в графике нет ни даты, ни месяца начала отпуска, то это нарушение трудового законодательства, которое, скорее всего, не удастся оспорить в суде (Решение Засвияжского райсуда г. Ульяновска от 10.10.2017 N 12-556/2017).
Претензия 3. В график включены не все работники
В нем должны быть перечислены все сотрудники, работающие в компании по трудовым договорам. В том числе в график нужно включить работников в следующих ситуациях.
Ситуация 1. На работу незадолго до нового года вышел новый сотрудник.
Даже если на начало календарного года, на который составляется график, новый сотрудник отработает менее 6 месяцев, его рабочий год завершится раньше окончания следующего календарного года. А до истечения 12 месяцев с первого дня работы сотрудника в организации работодатель обязан предоставить ему отпуск (ст. 122 ТК РФ).
Ситуация 2. Сотрудница собирается в декрет.
Отпуск по беременности и родам по общему правилу длится 140 дней, по истечении которых сотрудница вправе выйти на работу, а не уходить в отпуск по уходу за ребенком. Поэтому она может успеть вернуться с правом на отпуск в год, на который составляется график.
Ситуация 3. Сотрудник находится в отпуске по уходу за ребенком.
Если такой отпуск закончится в том году, на который составляется график, то работника нужно в него включить. Если же «детский» отпуск приходится на весь календарный год, на который готовится график, то ее можно туда не вписывать.
Ситуация 4. Работник имеет право на отпуск в удобное для него время (ст. 123 ТК РФ).
Если льготник еще не знает, когда он пойдет в отпуск в следующем году, то графу о планируемой дате отпуска можно отставить пустой. В примечании нужно указать, почему даже месяц начала отпуска неизвестна. Например: "Совместитель (ст. 286 ТК РФ)" или "Многодетный родитель (ст. 262.2 ТК РФ)".
Ситуация 5. Работник полностью использовал свои отпуска до начала календарного года, на который составляется график.
Предположим, сотрудник принят на работу 1 декабря 2017 г. По графику отпусков на 2018 г.:
- отпуск за первый рабочий год с 1 декабря 2017 г. по 30 ноября 2018 г. был предоставлен в июне 2018 г.;
- отпуск за второй рабочий год с 1 декабря 2018 г. по 30 ноября 2019 г. был предоставлен в декабре 2018 г.
В графике на 2019 г. отпуск сотруднику не предусмотрен. В графе "Примечание" можно записать: "Отпуск за период с 01.12.2018 по 30.11.2019 был полностью использован в 2018 г.".
Претензия 4. Отпуска в графике разделены на части неправильно
В частности, нарушение будет в таких ситуациях (ст.125 ТК РФ):
● Руководитель поделил отпуск без согласия работников (Решение Балаковского райсуда Саратовской области от 09.06.2017 N 12-2-127/2017). Законом не установлено, в каком виде нужно оформлять разделение отпуска на части и получать согласие сотрудника. Но всегда безопаснее иметь письменное подтверждение от работника.
● Отпуск поделен на части, и все части менее 14 календарных дней. Так, в одном споре компания была наказана за то, что работник, которому положен отпуск длительностью 31 день, по графику был в отпусках 8 дней, 11 дней и 4 дня, а 8 дней еще не отгулял (Решение Засвияжского райсуда г. Ульяновска от 10.10.2017 N 12-556/2017).
Претензия 5. Работники не ознакомлены с графиком
Ежегодно после утверждения графика отпусков все работники должны быть ознакомлены с ним под роспись (Решения Аксубаевского райсуда Республики Татарстан от 06.12.2017 N 12-49/2017; ВС Республики Коми от 15.06.2016 N 21-428/2016). Причем не с приказом о его утверждении, а именно с самим текстом графика (Решение Лоухского райсуда Республики Карелия от 06.12.2017 N 12-23/2017). Чтобы не рисковать и исключить вероятность спора, лучше предоставить работникам текст графика и документ, где они могут поставить свои подписи.
Кстати, размещение графика отпусков на стенде в помещении компании тоже не считается ознакомлением с ним работников (Решение Полесского райсуда г. Полесска от 18.07.2017 N 12-23/2017).
Претензия 6. График отпусков не соблюдается работодателем
График отпусков является обязательным для работодателя. Отказать в предоставлении отпуска в указанное в графике время он не вправе (Решение Хабаровского крайсуда от 27.07.2015 N 21-538/2015). Можно переносить отпуска сотрудников, но для этого необходимы (ст. 124 ТК РФ):
- причина, из-за которой уход работника в отпуск может неблагоприятно отразиться на нормальной работе компании.
- письменное согласие работника на перенос отпуска.
Претензия 7. В графике не отражены дополнительные отпуска
Дополнительные отпуска, положенные, например, за ненормированный рабочий день или работу во вредных условиях, тоже должны быть прописаны в графике отпусков, как и основные (Решение Свердловского облсуда от 01.09.2015 N 72-974/2015).
Если на момент составления графика продолжительность дополнительного отпуска за работу во вредных условиях труда неизвестна (ст. 121 ТК РФ), то об этом можно сделать отметку в графе "Примечание". А когда будет ясно, за какой стаж работы во вредных условиях дается дополнительный отпуск, его точную продолжительность с датами предоставления сотруднику нужно будет указать в графике (Письмо Минтруда от 18.10.2016 N 14-2/В-1045).
Полный текст документа смотрите в СПС КонсультантПлюс