Как заполнить СЗВ-СТАЖ за 2017 год?

Не позднее 1 марта 2018 года организации должны впервые сдать годовую форму СЗВ-СТАЖ.

Форма СЗВ-СТАЖ и Порядок ее заполнения утверждены Постановлением Правления ПФР от 11.01.2017 N 3п.

Страхователи обязаны представить данную форму для персонифицированного учета в ПФР по всем сотрудникам, с которыми заключены трудовые, гражданско-правовые договоры и др. (п. 2 ст. 8 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ, п. 1.5 разд. I Приложения N 5 к Постановлению Правления ПФР от 11.01.2017 N 3п (далее - Приложение N 5)).

Порядок заполнения формы СЗВ-СТАЖ по итогам отчетного периода

В шапке формы СЗВ-СТАЖ нужно заполнить данные непосредственно о страхователе.

Нумерация страниц сквозная, заполняется следующим образом: для первой страницы - «00001", для тридцать третьей - «00033» (п. 1.4 разд. I Приложения N 5).

Форма заверяется подписью руководителя или доверенного лица и печатью организации (при наличии), также может быть подписана исполнителем по требованию руководителя (п. 1.8 разд. I Приложения N 5).

Раздел 1 «Сведения о страхователе» - нужно заполнить регистрационные сведения о компании-страхователе, в том числе краткое наименование организации в соответствии с учредительными документами (пп. 2.1.1 - 2.1.4 разд. II Приложения N 5).

В позиции «Тип сведений» знаком «X» нужно отметить только один тип формы: исходная или дополняющая (если представляются сведения на застрахованных лиц, данные по которым, представленные в форме с типом «Исходная», не учтены на индивидуальных лицевых счетах из-за ошибки) (п. 2.1.5 разд. II Приложения N 5).

Раздел 2 «Отчетный период» - нужно указать год, за который представляется форма (п. 2.2 разд. II Приложения N 5).

Раздел 3 «Сведения о периоде работы застрахованных лиц»

Графы 1-7 нужно заполнить обязательно.

В графе 1 нумерация сквозная, по количеству застрахованных лиц. Номер присваивается каждому застрахованному лицу один раз, даже если данные о периоде его работы указаны на нескольких строках (п. 6.6.3 разд. VI Приложения N 5).

В графах 2, 3, 4 Ф.И.О. работника нужно заполнить в именительном падеже, как в СНИЛС (п. 2.3.1 разд. II Приложения N 5).

В графах 6 и 7 нужно указать период работы в пределах отчетного периода. Фиксируется каждый период (дата начала и окончания), когда сотрудник работал, не работал, например, был в отпуске, на больничном. Если период прерывался, например работник в течение года увольнялся и снова был принят на работу, то каждый период нужно указать отдельной строкой (пп. 2.3.2, 2.3.3 разд. II Приложения N 5).

В графе 11 по указанному в графах 6-7 периоду работы нужно указать дополнительные сведения (при наличии) - соответствующий код по Классификатору. Для отражения нескольких кодов в графе 11 нужно использовать необходимое количество строк (п. 2.3.34 разд. II Приложения N 5).

Например, ДЛОТПУСК - для оплачиваемого отпуска, ВРНЕТРУД - для больничного, ДЕТИ - для отпуска по уходу за ребенком до полутора лет (п. 2.3 Порядка заполнения).

Если сотрудник устроен по гражданско-правовому договору, нужно указать один из кодов (п. 2.3.5 разд. II Приложения N 5):

«ДОГОВОР» - если оплата по договору произведена в отчетном периоде;

«НЕОПЛДОГ» или «НЕОПЛАВТ» - если работа по договору не оплачена.

Сведения о периодах работы в режиме неполной рабочей недели, о работах, которые по организации труда не могут выполняться постоянно (определены Минтрудом России по согласованию с ПФР), исчисляются и отражаются по фактически отработанному времени в днях, месяцах (пп. 2.3.13, 2.3.15 разд. II Приложения N 5).

Графы 8-10, 12, 13 нужно заполнить, если сотрудник работает в условиях, дающих право на досрочную пенсию.

Подробнее об этом здесь.

В графе 14 «Сведения об увольнении застрахованного лица» нужно указать «X», только если дата увольнения работника приходится на 31 декабря года, за который представляется форма (п. 2.3.36 разд. II Приложения N 5).

Разделы 4 и 5 заполнять не нужно  - они нужны только в СЗВ-СТАЖ при оформлении пенсии (п. 2.4 Порядка заполнения).

ОДВ-1

Форму СЗВ-СТАЖ за 2017 год нужно сдать вместе в ПФР вместе с описью ОДВ-1.

В описи ОДВ-1 в поле «Отчетный период (код)» ставится «0». В разд. 3 указывается количество работников, отраженных в СЗВ-СТАЖ. Раздел 4 не заполняется. Раздел 5 нужно заполнить, только если заполнили графы 9, 10 и 12 разд. 3 СЗВ-СТАЖ (раздел III Порядка заполнения).

Образец заполнения формы СЗВ-СТАЖ и ОДВ-1 смотрите здесь.

Форма представления СЗВ-СТАЖ

В бумажной форме СЗВ-СТАЖ имеют право представить организации и ИП, у которых количество работников меньше 25.

В электронной форме обязаны сдавать все субъекты, с количеством работников 25 человек и более (п. 2 ст. 8 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ).

Ответственность за нарушения при подаче формы СЗВ-СТАЖ

Если страхователь не представит или представит с нарушением срока форму СЗВ-СТАЖ или в форме будут неполные и (или) недостоверные сведения, то на него будет наложен штраф в размере 500 руб. за каждое застрахованное лицо (ст. 17 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ).

Если законодательно установлено обязательное представление формы в электронном виде, то за нарушение этой обязанности штраф составит 1 000 руб. (ст. 17 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ).

Если надо исправить СЗВ-СТАЖ за 2017 год

На заметку: о том, нужно ли сдавать СЗВ-СТАЖ на единственного учредителя, с которым не заключен трудовой договор (других работников нет) читайте в разделе Популярные вопросы-ответы.