Как учесть расходы на сопровождение и модификацию ПО?

17 июня 2024 г.

Возможности: в бухгалтерском учете затраты на сопровождение ПО в зависимости от характера выполненных работ признают в текущих расходах или включают в стоимость ПО. В налоговом учете затраты на сопровождение, как правило, относят к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. При применении УСН с объектом налогообложения «доходы минус расходы» некоторые затраты на сопровождение ПО можно учесть в расходах.

Процесс сопровождения программного обеспечения (ПО) может включать в себя обучение персонала работе с программой, установку, тестирование и настройку ПО, устранение дефектов и недоработок, улучшение, добавление новой функциональности и оптимизацию ПО после передачи в эксплуатацию.

Бухгалтерский учет расходов на сопровождение

Затраты на текущее сопровождение ПО (например, затраты на обучение персонала, адаптацию, устранение ошибок в процессе работы) учитываются в периоде составления акта приемки-передачи работ (услуг) или иного первичного документа в зависимости от направления использования ПО:

– в себестоимости продукции;

– в управленческих или коммерческих расходах.

Если договор является абонентским и в нем отсутствует условие о ежемесячном составлении акта, то расходы по такому договору признаются на последнее число каждого месяца в течение срока действия договора в сумме, равной величине оплаты за месяц за вычетом НДС, принимаемого к вычету (пп. 16, 18 ПБУ 10/99).

Учет расходов на модификацию, которая представляет собой модернизацию с целью улучшения рабочих характеристик ПО, зависит от того, учитывается ли ПО в качестве НМА:

– затраты, которые улучшают показатели первоначально принятого в качестве НМА ПО, увеличивают в целом первоначальную стоимость ПО (п. 28 ФСБУ 14/2022);

– если исходное ПО не учитывается в качестве НМА ввиду несоответствия его признакам НМА, то затраты на модернизацию учитываются аналогично затратам на текущее сопровождение ПО.

Налог на прибыль

Затраты на текущее сопровождение ПО, такие как информационно-справочная поддержка, обучение персонала, адаптация, исправление ошибок и т.п., включаются в прочие расходы, связанные с производством и реализацией, независимо от того, относится сама программа к НМА или нет (подп. 14, 15, 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Затраты на модификацию ПО при расчете налога на прибыль отражаются с учетом характера модификаций (доработок, обновлений):

– если обновление связано с пополнением нормативно-справочной информации, необходимой для функционирования ПО, то затраты на него учитываются как затраты на текущее сопровождение ПО (Письмо Минфина России от 26.04.2017 N 03-03-06/1/25101);

– если в результате модификации (доработки, обновления) происходят качественные изменения самого ПО (появляется новая версия или дополнительные модули, обеспечивающие не предусмотренные ранее функциональные возможности), то такие затраты следует квалифицировать как модернизацию ПО. Отражение расходов на модернизацию ПО в налоговом учете зависит от того, учитывается ПО в качестве НМА или нет.

УСН

В перечне расходов, учитываемых плательщиками УСН, затраты на сопровождение ПО прямо не предусмотрены. В то же время затраты на некоторые мероприятия по сопровождению ПО могут быть учтены в расходах при применении УСН на основании подп. 19 п. 1 ст. 346.16 НК РФ:

на установку и настройку ПО (Письма Минфина России от 20.12.2019 N 03-11-11/99968, от 12.04.2007 N 03-11-04/2/100);
на обслуживание бухгалтерских программ, например обновление различных справочников, классификаторов, форматов отчетности и выгрузки; администрирование пользовательских прав доступа к определенным функциям, папкам, документам и т.п. (Письмо Минфина России от 31.10.2006 N 03-11-04/2/229).

При учете затрат на модификацию ПО при УСН по подп. 19 п. 1 ст. 346.16 НК РФ неважно, есть у организации исключительное право на ПО или нет. Положения подп. 19 п. 1 ст. 346.16 НК РФ позволяют учесть в расходах:

– затраты на обновление, связанное с пополнением нормативно-справочной информации, необходимой для функционирования ПО;

– затраты на обновление сайта, представляющего собой комплекс, состоящий из программы для ЭВМ, которая обеспечивает работу сайта, и базы данных – наполнения сайта (Письма Минфина России от 24.03.2021 N 03-11-11/21340, от 19.06.2019 N 03-11-11/44650). Однако, по мнению УФНС России по г. Москве, применить подп. 19 п. 1 ст. 346.16 НК РФ вправе только лицо, являющееся правообладателем сайта (Письмо от 22.05.2019 N 20-14/083438@).

На заметку: подробнее о бухгалтерском и налоговом учете расходов на сопровождение и модификацию ПО рассказано в Готовом решении в СПС КонсультантПлюс.

Как оформлять расходы с учетом возможных рисков, чтобы избежать претензий налоговых органов, Вы можете узнать на трансляции «Прочие расходы в деталях: тонкости учета и оформления» 5 сентября 2024 года.

Найти ответы на вопросы по учету расходов поможет алгоритм клиентского опыта «Учет расходов при расчете налога на прибыль» на нашем сайте.

Читайте подробнее