Как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку: пошаговый алгоритм от эксперта ГИТ

Вкладыш оформляется в случае, если в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов (п. 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
Вкладыш имеет строго установленную форму единого образца и оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш является неотъемлемой частью трудовой книжки. Кроме того, в самом вкладыше к трудовой книжке указано, что без трудовой книжки он недействителен.
Представитель региональной ГИТ отмечает, что законодательством не предусмотрен четкий порядок оформления вкладышей в трудовые книжки. Эксперт рекомендует действовать так:

1. Перед заполнением вкладыша проверить соответствие полученного вкладыша утвержденной форме, после чего проверить данные работника, заполнить титульный лист вкладыша и указать фактическую дату его заполнения.
2. После этого поставить свою подпись и печать организации (при наличии), подтверждая правильность заполнения (п. 2.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек N 69), и пронумеровать страницы вкладыша, продолжая нумерацию трудовой книжки.
3. Далее вшить вкладыш при помощи иголки и плотной нитки в конец трудовой книжки, что сохраняет единство всех записей. Предельное количество вкладышей Правилами не установлено, поэтому вкладышей может быть несколько, каждый новый бланк которых пришивается аналогичным образом после заполненного предыдущего вкладыша.
4. Поставить штамп о выдаче вкладыша на внутренней стороне обложки в начале трудовой книжки. Соответственно, новая запись о выдаче очередного вкладыша будет делаться на обложке чуть ниже предыдущей записи.
   Эксперт разъясняет, что при выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью "Выдан вкладыш" и указываются серия и номер вкладыша. Лучше поставить штамп на внутренней стороне обложки в начале трудовой книжки, так как на титульном листе трудовой книжки (куда обычно ставят этот штамп) может закончиться место, а штамп нужно ставить при выдаче каждого вкладыша.
5. Заполненный вкладыш с указанием его номера и серии фиксируется в книге учета по движению трудовых книжек и вкладышей в них. Эксперт напоминает, что номер вкладыша является идентификатором, поэтому указываемые сведения в штампе должны совпадать с номером и серией вшитого вкладыша.

На заметку: все имеющиеся в организации чистые бланки трудовых книжек и вкладышей в них должны отражаться в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. В ней же делается отметка о выдаче бланка для оформления (п. 41 Правил ведения трудовых книжек) трудовой книжки или вкладыша в нее новому работнику и вкладыша в трудовую книжку действующему работнику.
Подробнее о заполнении книг по учету трудовых книжек и вкладышей в них Вы можете узнать в электронном приложении «Трудовое законодательство на защите интересов работодателя» в ПроЭЛКОД.