Информация на кассовых чеках в авансовых отчетах со временем становится нечитаемой. Как решить эту проблему и подтвердить принятые к учету расходы?

Бухгалтерское законодательство предписывает хранить первичные учетные документы в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года. Для кассовых чеков установлен срок хранения пять лет. Однако при длительном хранении на них нередко пропадает информация.

Если кассовый чек становится нечитаемым, информация на нем пропала, возможны негативные последствия при проведении мероприятий налогового контроля, например отказ в расходах по авансовому отчету, в приобретении ТМЦ и др. Так, в ходе проверки должны быть представлены документы, обосновывающие заявляемые расходы (по требованию налогового органа в рамках ст. ст. 93, 93.1 НК РФ).

По мнению Минфина России, подтвердить для целей налогообложения прибыли затраты на приобретение за наличный расчет товаров (работ, услуг) ксерокопиями чеков ККТ можно, только приложив оригинал чека (Письмо от 17.09.2008 N 03-03-07/22).

Чтобы не столкнуться с проблемой подтверждения расходов в ситуациях, когда кассовые чеки потеряны или кассовые чеки выцвели, можно поступать следующим образом:

Вариант 1. При наличии технической возможности получать чеки ККТ от продавца в электронном виде. Для этого подотчетное лицо до момента проведения расчета должно предоставить номер мобильного телефона или адрес электронной почты (п. 2 ст. 1.2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ).

Вариант 2. При наличии технической возможности получать чеки ККТ в электронном виде путем считывания QR-кода в порядке, установленном п. 3.1 ст. 1.2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ.

Вариант 3. Указывать в авансовом отчете реквизиты кассового чека (фискальный признак документа (ФП) и сумму расчета) или продублировать их шариковой ручкой на оборотной стороне чека. Сохранив эти реквизиты, можно с помощью специального информационного ресурса в сети Интернет найти чек, переслать его на электронную почту или распечатать. Адрес сайта для проверки является обязательным реквизитом и указан в кассовом чеке (п. 1 ст. 4.7 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ).

Кассовый чек, полученный от продавца в электронном виде (в том числе путем считывания QR-кода) или восстановленный по реквизитам с помощью специального информационного ресурса, может быть распечатан и приложен к авансовому отчету точно так же, как и кассовый чек, отпечатанный продавцом ККТ на бумажном носителе, если содержащиеся в нем сведения идентичны направленным в электронной форме (п. п. 3.1, 4 ст. 1.2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ).

На заметку: авансовый отчет с кассовым чеком без QR-кода нельзя принять к налоговому учету. Дело в том, что QR-код является обязательным реквизитом кассового чека. Поэтому если в кассовом чеке нет QR-кода, то он считается оформленным с нарушением законодательства. Как следствие, затраты по такому авансовому отчету нельзя учитывать при налогообложении прибыли, как не имеющие надлежащего документального подтверждения (п. 1 ст. 4.7 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ, Письма Минфина России от 30.11.2021 N 03-03-06/1/96791, от 05.03.2021 N 03-03-07/15819, от 22.01.2020 N 03-03-06/1/3300, от 14.10.2019 N 03-03-06/1/78500).

Каким требованиям должен соответствовать кассовый чек, прилагаемый к авансовому отчету рассказано в Готовом решении: Порядок заполнения и представления авансового отчета (КонсультантПлюс, 2025).