Электронный документооборот: новые правила для товарных накладных и актов с 2026 года

В Информации от 10.09.2025 ФНС напоминает про предстоящие изменения в сфере электронного документооборота, касающиеся товарных накладных и актов выполненных работ. В связи с вступлением с 1 января 2026 года в силу Приказа ФНС России от 20.01.2025 N ЕД-7-26/28@, обмен электронными документами по старым форматам, утвержденным Приказами ФНС России от 30.11.2015 N ММВ-7-10/551 и N ММВ-7-10/552, будет прекращен.

Что это значит для бизнеса

Эти изменения затронут те организации, которые в настоящее время используют вышеуказанные форматы для отправки и получения товарных накладных и актов выполненных работ в электронном виде.

Переход на универсальный передаточный документ (УПД)

В качестве альтернативы введен новый формат универсального передаточного документа (УПД) версии 5.03, утвержденный Приказом ФНС России от 19.12.2023 N ЕД-7-26/970@. УПД – это многофункциональный документ, который может одновременно выполнять функции первичного учетного документа и счета-фактуры. С помощью УПД можно формировать как товарную накладную и акт оказанных услуг/выполненных работ вместе со счетом-фактурой, так и использовать его раздельно для каждого типа документа.

Бумажные документы остаются актуальными

Ведомство отмечает, что введение новых правил для электронного документооборота не отменяет возможность использования бумажных форм товарной накладной и акта оказанных услуг. Также сохраняется возможность создания первичных учетных документов в виде неформализованных электронных документов. Это означает, что если организация привыкла работать с бумажными актами и электронными счетами-фактурами, то такая практика будет возможна и после 1 января 2026 года.

На заметку: в Информации от 19.08.2025 ФНС настоятельно рекомендовала всем субъектам предпринимательской деятельности заблаговременно начать переход на использование УПД в качестве основного отгрузочного документа. Подробнее об этом рассказано в обзоре на нашем сайте.

Начать применять УПД можно в любое время, дополнив соответствующим положением учетную политику (Письмо ФНС от 13.12.2024 N ЗГ-2-3/19079@).

Актуальную информацию о правилах работы с первичными документами с учетом последних нововведений и судебной практики получат участники семинара «Аудит "первички": анализируем типичные ошибки и их последствия, минимизируем налоговые риски» 24 сентября 2025 года.