У организации часть первичных документов подписывается через ЭДО, а часть в бумажном виде. Каким образом должны храниться первичные документы в этом случае?

Главное

Сроки хранения документов на бумажном носителе и в электронном виде одинаковы, однако порядок хранения будет разный, поскольку бумажные документы хранятся в архивных делах, а электронные на серверах.
Первичный документ может быть оформлен в электронном виде и заверен цифровой подписью. Но только в случае, если закон или другой нормативный акт не требует обязательной бумажной формы документа.

Электронные документы, образующиеся в деятельности организации, составляют документальный фонд. Требования к правилам хранения электронных документов, их учету и порядку комплектования архива электронными документами установлены Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526.

Электронные документы храните по Правилам хранения документов, утв. Приказом Минкультуры России N 526 (п. 3 Информации Минфина России N ПЗ-13/2015).

Для хранения создайте как минимум две электронные копии документов на разных носителях (п. 2.30 Правил хранения документов, утв. Приказом N 526). Распечатывать и хранить их в бумажном виде не нужно.

Помимо самих электронных документов, вы обязаны хранить электронные программы и иные средства воспроизведения этих документов, а также средства проверки подлинности электронной подписи.
Способ и формат,  в котором должны храниться электронные документы законодательно не установлен. 

На практике компании хранят документы в локальных архивах, в специализированных системах электронного документооборота, в облачных архивах и др.

 Обоснование

Законодательство обязует компании хранить первичные документы. Ответственность за их хранение и воспроизведение лежит на налогоплательщике (п. 1, 2 ст. 29 Закона N 402-ФЗ).

Причем сроки хранения не зависят от того, в каком виде составлен документ - бумажном или электронном. Минимальный срок - 5 лет (ст. 29 Закона N 402-ФЗ).

В  Приказе Министерства культуры РФ от 31.03.2015 N 526 "Об утверждении Правил комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях" есть отдельные требования для хранения электронных документов:

- в организации должно быть не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов, которые находятся на разных физических устройствах;
- компания должна иметь технические и программные средства для воспроизведения, копирования, перезаписи электронных документов, контроля их физического и технического состояния;
- компании нужно обеспечить надежный режим хранения электронных документов, который исключает их утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение содержания.

Новым стандартом ФСБУ 27/2021 "Документы и документооборот в бухгалтерском учете".
уточнены положения, посвященные хранению документов бухгалтерского учета:

- хранению подлежат, как правило, подлинники документов;
- документы подлежат хранению в том виде, в котором они составлены. В частности, запрещен перевод документов, составленных на бумажном носителе, в электронный вид с целью последующего хранения;
- документы и данные, содержащиеся в них, должны храниться на территории РФ, здесь же должны размещаться базы данных бухгалтерского учета. Стандарт не содержит ограничений на использование экономическим субъектом по своему усмотрению информационных технологий и (или) технических средств, позволяющих выполнить данное требование. Это требование не означает, что в отдельных случаях документы и данные не могут параллельно храниться за пределами РФ (например, когда законодательство страны - места ведения деятельности за пределами РФ требует хранить документы бухгалтерского учета на территории данной страны);
- порядок предоставления доступа к документам бухгалтерского учета устанавливает экономический субъект. При этом должно быть обеспечено информирование главного бухгалтера (иного соответствующего лица) о таком доступе (ранее выдача документов бухгалтерского учета из бухгалтерии и из архива организации работникам других структурных подразделений организации, как правило, не допускалась, а в отдельных случаях могла производиться по распоряжению главного бухгалтера).

В Приложении к ответу Вы найдете:

• Существуют ли какие-либо документы по нормативно-пра.rtf
• +Готовое решение Как хранить бухгалтерские документы с учето.rtf
• +Статья Обеспечение сохранности электронного архива_ Основны.rtf
• Как организация может хранить архивные документы_ П.rtf
• Преимущества хранения электронных документов в специ.rtf