У ИП в штате один работник в отпуске по уходу за ребенком до трех лет с прошлого года. С этого года ИП считается без работников. Вопрос: Надо ли предоставлять все отчеты по работникам, перс отчет с этого года?

1. Нужно включать в отчет "Персонифицированные сведения о физлицах" работников, которые находятся в отпуске по уходу за ребенком ( ст. 431 НК РФ, п. 3.1 Порядка заполнения). 

2. Нужно заполнить Сведения о страховом стаже работников, находящихся в отпуске по уходу за ребенком в подразделе 1.2 "Сведения о страховом стаже" формы ЕФС-1.  Порядок заполнения подраздела 1.2 "Сведения о страховом стаже" формы ЕФС-1 будет зависеть от следующих условий:

• оснований подачи сведений (сведения подаются в связи с наступлением срока подачи отчетности за отчетный период либо сведения подаются раньше - в связи с представлением физлицом заявления о предоставлении отпуска по уходу за ребенком);
• возраста ребенка, в отпуске по уходу за которым находится ваш работник: до 1,5 лет или от 1,5 до 3 лет  (ст. 256 ТК РФ, п. 3 ч. 1 ст. 12 Закона о страховых пенсиях, п. п. 58, 70 Порядка заполнения формы ЕФС-1).

Подробнее смотрите ниже

Обоснование

Кого включать в отчет «Персонифицированные сведения»

Персонифицированные сведения о физических лицах - новая форма отчетности, которую с 2023 г. сдают в ИФНС за первый и второй месяц квартала (Письмо ФНС России от 28.03.2023 N БС-4-11/3700@).

Сведения подавайте на всех работников, числившихся у вас в отчетном месяце по трудовому договору или работавших по ГПД, включая тех, кто в нем уволился, и тех, у кого не было выплат. Исключение - самозанятые, их в отчет не включайте. На 11 и более человек сведения сдают в электронном виде (ст. 431 НК РФ, п. 3.1 Порядка заполнения). В отчет нужно включить всех работающих граждан, в пользу которых начислены выплаты и иные вознаграждения в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров.

Под работающими гражданами понимаются застрахованные лица, указанные в статье 7 Федерального закона от 15.12.2001 N 167-ФЗ "Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации", работающие по трудовому договору, в том числе руководители организаций, являющиеся единственными участниками (учредителями), членами организаций, собственниками их имущества, или по договору гражданско-правового характера, предметом которого являются выполнение работ или оказание услуг.

Значит, что в отчет нужно включить работников, на которых вы платите страховые взносы. Это:

- штатные работники;

- исполнители по гражданско-правовым договорам на оказание услуг, выполнение работ;

- исполнители по договорам авторского заказа;

- авторы произведений по договорам об отчуждении исключительного права на результаты интеллектуальной деятельности, издательским лицензионным договорам, лицензионным договорам о предоставлении права использования результатов интеллектуальной деятельности;

- руководители, в т.ч. единственные учредители.

Что указывать в отчете на работника в отпуске по уходу за ребенком

Работников, которые находятся в отпуске по уходу за ребенком, нужно включать в отчет "Персонифицированные сведения о физлицах".

Так как работнику, находящемуся в отпуске по уходу за ребенком, как правило, работодатель ничего не платит, в отчете нужно указать ноль ("0").

Если вы сдаете отчет в электронной форме, то в строке 070 ничего проставлять не нужно. Оставьте ее пустой. Если же отчет вы сдаете на бумаге, то в строке 070 нужно проставить прочерки.

Обратите внимание, что в бухгалтерских программах нужно проставить таким работникам "0". Затем при распечатке, закрытии или выводе формы в ней автоматически проставится прочерк. Если не поставить "0" программа не даст возможности "закрыть" отчет.

Как отразить декрет и отпуск по уходу за ребенком в подразделе 1.2 "Сведения о страховом стаже" формы ЕФС-1

1. Как отразить декретный отпуск в подразделе 1.2 "Сведения о страховом стаже" формы ЕФС-1

Если сведения о страховом стаже в виде подраздела 1.2 формы ЕФС-1 направляют в СФР на физлицо, представившее заявление о предоставлении отпуска по беременности и родам, до наступления срока подачи годовой отчетности, заполните данный подраздел так (п. п. 55, 58 Порядка заполнения формы ЕФС-1):

• в поле "Назначение выплат по ОСС" проставьте знак "X";
• графу "Период работы" заполните двумя строками. В первой укажите даты в пределах от даты начала отчетного периода по дату, предшествующую дате начала отпуска по беременности и родам. Во второй строке отразите один день такого отпуска (в виде даты фактического его начала) с указанием в графе 7 кода "ДЕКРЕТ".

При наступлении срока представления годовой отчетности на указанное физлицо подают подраздел 1.2 формы ЕФС-1 с типом "Исходная". В поле "Исходная" данного подраздела проставьте знак "X". В таблице подраздела 1.2 "Сведения о страховом стаже" формы ЕФС-1 период нахождения в отпуске по беременности и родам укажите так (ст. 255 ТК РФ, п. 2 ч. 1 ст. 12 Закона о страховых пенсиях, п. п. 58, 70 Порядка заполнения формы ЕФС-1):

• в графах 2 и 3 - даты начала и окончания отпуска по беременности и родам в пределах отчетного года. Например, 01.03.2024 и 18.07.2024. Если сотрудница уходит в декретный отпуск, например, в конце 2024 г., то в графах проставьте дату ухода в декрет и 31.12.2024. При выходе ее из отпуска в следующем году проставьте 01.01.2025 и дату его окончания;
• в графе 7 - код "ДЕКРЕТ".

2. Как отразить отпуск по уходу за ребенком в подразделе 1.2 "Сведения о страховом стаже" формы ЕФС-1

Порядок заполнения подраздела 1.2 "Сведения о страховом стаже" формы ЕФС-1 будет зависеть от следующих условий:

• оснований подачи сведений (сведения подаются в связи с наступлением срока подачи отчетности за отчетный период либо сведения подаются раньше - в связи с представлением физлицом заявления о предоставлении отпуска по уходу за ребенком);
• возраста ребенка, в отпуске по уходу за которым находится ваш работник: до 1,5 лет или от 1,5 до 3 лет.

2.1. Как отразить отпуск по уходу за ребенком до 1,5 лет в подразделе 1.2 "Сведения о страховом стаже" формы ЕФС-1

Если сведения о страховом стаже в виде подраздела 1.2 формы ЕФС-1 направляют в СФР на физлицо, представившее заявление о предоставлении отпуска по уходу за ребенком до 1,5 лет, до наступления срока подачи годовой отчетности, заполните данный подраздел так (п. п. 55, 58 Порядка заполнения формы ЕФС-1):

• в поле "Назначение выплат по ОСС" проставьте знак "X";
• графу "Период работы" заполните двумя строками. В первой укажите даты в пределах от даты начала отчетного периода по дату, предшествующую дате начала отпуска по уходу за ребенком. Во второй строке отразите один день такого отпуска (в виде даты фактического его начала) с указанием в графе 7 кода "ДЕТИ" (когда отпуск дается родителю) или "ДЕТИПРЛ" (когда отпуск дается не родителю, а бабушке, дедушке, другому родственнику или опекуну).

При наступлении срока представления годовой отчетности на указанное физлицо подают подраздел 1.2 формы ЕФС-1 с типом "Исходная". В поле "Исходная" данного подраздела проставьте знак "X" (п. 55 Порядка заполнения формы ЕФС-1). Период нахождения работника в отпуске по уходу за ребенком до 1,5 лет отразите в таблице подраздела 1.2 "Сведения о страховом стаже" формы ЕФС-1 следующим образом (ст. 256 ТК РФ, п. 3 ч. 1 ст. 12 Закона о страховых пенсиях, п. п. 58, 70 Порядка заполнения формы ЕФС-1):

• в графах 2 и 3 - период нахождения в таком отпуске (в пределах отчетного года). Например, если сотрудница находилась в таком отпуске весь год, то укажите период с 1 января по 31 декабря отчетного года. А если сотрудница ушла в отпуск по уходу за ребенком, например, с 16 ноября, то укажите период с 16 ноября по 31 декабря отчетного года;
• в графе 7 - код "ДЕТИ". Если отпуск по уходу за ребенком предоставляется не родителю, а бабушке, дедушке, другому родственнику или опекуну, то такой период отражается с кодом "ДЕТИПРЛ".

Коды территориальных или особых условий труда, условий для досрочного назначения пенсии для такого периода в общем случае не указывайте (п. 74 Порядка заполнения формы ЕФС-1). Есть исключение - код "ДЕТИ" может указываться с одновременным указанием кода территориальных условий "СЕЛО" в случаях, указанных в п. 76 Порядка заполнения формы ЕФС-1.

2.2. Как отразить отпуск по уходу за ребенком до 3 лет в подразделе 1.2 "Сведения о страховом стаже" формы ЕФС-1

Если сведения о страховом стаже в виде подраздела 1.2 формы ЕФС-1 направляют в СФР на физлицо, представившее заявление о предоставлении отпуска по уходу за ребенком до 3 лет, до наступления срока подачи годовой отчетности, заполните данный подраздел так (п. п. 55, 58 Порядка заполнения формы ЕФС-1):

• в поле "Назначение выплат по ОСС" проставьте знак "X";
• графу "Период работы" заполните двумя строками. В первой укажите даты в пределах от даты начала отчетного периода по дату, предшествующую дате начала отпуска по уходу за ребенком. Во второй строке отразите один день такого отпуска (в виде даты фактического его начала) с указанием в графе 7 кода "ДЛДЕТИ" (когда отпуск дается родителю) или "ДЕТИПРЛ" (когда отпуск дается не родителю, а бабушке, дедушке, другому родственнику или опекуну).

При наступлении срока представления годовой отчетности на указанное физлицо подают подраздел 1.2 формы ЕФС-1 с типом "Исходная". В поле "Исходная" данного подраздела проставьте знак "X" (п. 55 Порядка заполнения формы ЕФС-1). Период нахождения работника в отпуске по уходу за ребенком от 1,5 лет до 3 лет отразите в таблице подраздела 1.2 "Сведения о страховом стаже" формы ЕФС-1 следующим образом (ст. 256 ТК РФ, п. п. 58, 70 Порядка заполнения формы ЕФС-1):

• в графах 2 и 3 - период нахождения в таком отпуске (в пределах отчетного года). Например, сотрудница 21 сентября вышла из отпуска по уходу за ребенком до 1,5 лет и сразу ушла в отпуск по уходу за ребенком до 3 лет. Тогда период нахождения в отпуске по уходу за ребенком от 1,5 до 3 лет в отчетном году будет с 21 сентября по 31 декабря;
• в графе 7 - код "ДЛДЕТИ". Если отпуск по уходу за ребенком до 3 лет берут не родители, а бабушка, дедушка, другой родственник или опекун, этот период отражается с кодом "ДЕТИПРЛ".

Коды территориальных или особых условий труда, условий для досрочного назначения пенсии для такого периода не указывайте (п. 74 Порядка заполнения формы ЕФС-1).