С чего начать ведение воинского учета?
В законодательстве нет определения понятия "воинский учет организаций". Нормативными правовыми актами не установлен порядок постановки организаций на воинский учет. Документы госорганов, находящиеся в общем доступе, также не содержат этой информации.
На практике, чтобы поставить организацию (независимо от организационно-правовой формы и формы собственности) на воинский учет, ее представитель обращается в военкомат по месту регистрации организации (в орган местного самоуправления, который ведет первичный воинский учет на этой территории, если военкомата нет). Рекомендуем заранее связаться с военкоматом (органом), чтобы уточнить список необходимых документов, их форму, а возможно, и получить образцы заполнения.
Отметим, что все организации ведут учет призывников и военнообязанных, работающих по трудовым договорам, в том числе по совместительству и дистанционно. Не надо вести воинский учет иностранцев и работников по ГПД. ИП вести воинский учет не обязаны (ст. 8 Закона об обороне, ст. 8 Закона о военной службе, п. 15 Положения о воинском учете).
Обоснование
Призывники - мужчины от 18 до 30 лет без документа с записью "признан не годным к военной службе" и не пребывающие в запасе (п. п. 14, 15 Положения).
Военнообязанные - пребывающие в запасе мужчины и женщины (п. 14 Положения).
На основании данных военного билета или удостоверения призывника бухгалтерская программа сформирует раздел "Сведения о воинском учете" в личной карточке работника. Также надо заполнить карточку по форме N 10 (п. 28 Положения, п. 31 Инструкции по воинскому учету, п. 23 Рекомендаций по ведению воинского учета).
Приказом назначьте работника, ответственного за воинский учет. Его основные обязанности - ведение воинского учета, подготовка и сдача отчетности, обеспечение сохранности документов, информирование работников и военкоматов - закрепите в трудовом договоре и должностной инструкции (п. 30 Положения).
Документы по воинскому учету можно распределить по отдельным папкам, составив номенклатуру дел по воинскому учету. Если его ведет работник отдела кадров, можно дополнить раздел номенклатуры отдела кадров. Например, включить заголовки дел - "Картотека карточек граждан, подлежащих воинскому учету", "Отчетность по воинскому учету".
В организации должен быть журнал проверок воинского учета. Его нужно прошнуровать, опечатать и заверить подписью руководителя. Журналы регистрации исходящих и входящих документов воинского учета необязательны, но для удобства можно их вести (п. 62 Инструкции).
На стенде по воинскому учету размещают информацию для работников о документах воинского учета, обязанности сообщать об изменениях в личных данных, ответственности за нарушение правил и т.п. Правила оформления, состав и порядок размещения информации вы определяете сами (п. 7 Порядка к Рекомендациям).
При приеме на работу и увольнении военнообязанного или призывника не позднее 5 дней подайте в военкомат по месту его регистрации сведения о нем (ст. 4 Закона о военной службе, Письмо Минобороны от 06.10.2023 N 207/6/3665).
Не позднее 3 рабочих дней со дня приема на работу человека без военного билета или других документов воинского учета подайте в военкомат сведения о работнике, не состоящем, но обязанном состоять на воинском учете. Форму (Приложение N 10 к Методическим рекомендациям или иная) и порядок подачи сведений уточните в военкомате (ст. 4 Закона о военной службе, Письмо Минтруда от 14.08.2023 N 14-6/В-960).
Работнику, не состоящему на воинском учете, выдайте направление в военкомат. Можно использовать форму, разработанную для ФМС (ст. 4 Закона о военной службе).
При изменении сведений о семейном положении, образовании, должности, месте жительства работника не позднее 5 дней направьте в военкомат соответствующие сведения. Оформите и выдайте работнику под расписку листок сообщения об изменении. Работник должен вернуть вам корешок сообщения с отметкой военкомата (п. 32 Положения о воинском учете, Порядок сообщения об изменениях).
Ежегодно перед новым годом согласуйте с военкоматом по месту нахождения организации приказ об организации воинского учета и план работы по ведению воинского учета (п. п. 22, 37, 39 Методических рекомендаций).
Все организации сдают в военкомат карточку учета организации и отчет о численности работников в запасе. Сроки и порядок их представления нормативно не установлены, обычно их сдают перед новым годом. Но лучше уточните это в военкомате, тем более что в вашем регионе могут быть свои бланки этих форм.
Дату ежегодной сверки сведений в карточках воинского учета с данными военкоматов устанавливает ваш военкомат. О проведении сверки поставьте в карточке отметку карандашом. Если работники состоят на воинском учете в других военкоматах, для сверки направьте в эти военкоматы списки работников в запасе (п. 36 Инструкции по воинскому учету).
Риски
Штрафы для организаций и должностных лиц:
- не вручили повестку или не обеспечили работнику возможность своевременной явки в военкомат - штраф для малых и микропредприятий - от 175 000 до 200 000 руб., для других организаций - от 350 000 до 400 000 руб., для должностного лица - от 40 000 до 50 000 руб. (ст. ст. 4.1.2, 21.2 КоАП РФ)
- не обеспечили своевременное оповещение и явку граждан, подлежащих призыву по мобилизации, - штраф для малых и микропредприятий - от 200 000 до 250 000 руб., для других организаций - от 400 000 до 500 000 руб., для должностного лица - от 60 000 до 80 000 руб. (ст. ст. 4.1.2, 19.38 КоАП РФ)
- не подали сведения о воинском учете, в том числе о приеме, увольнении военнообязанного, призывника, человека без военного билета или об изменении сведений, - штраф для должностного лица - от 40 000 до 50 000 руб. (ст. 21.4 КоАП РФ)
Клиентский опыт
В дополнение к основному ответу мы хотели бы поделиться с Вами Клиентским опытом решения похожих задач. Вы можете ознакомиться с эффективной последовательностью действий в КонсультантПлюс по теме Вашего запроса в документе: «Воинский учет в 2025 году».
Бухгалтерам
Кадровикам
