Нужно ли составлять акт о приёмке-передачи ОС, если данное ОС покупалось в магазине, новое, т.е. передачи между юр. лицами не было. Или достаточно только инвентарной карточки?

Новое имущество, которое вы приобретаете для использования в качестве основного средства, для продавца является товаром или готовой продукцией. Поэтому продавец может оформить, например, следующие документы:

• товарную накладную по форме N ТОРГ-12;
• УПД;
• накладную или иной документ по форме, разработанной самостоятельно. Такой документ должен содержать все обязательные реквизиты первичного учетного документа.

Готовое решение: Как при применении ФСБУ 6/2020 и ФСБУ 26/2020 принять к учету основные средства, приобретенные за плату (КонсультантПлюс, 2025) {КонсультантПлюс}

Основной документ при покупке нового ОС - накладная продавца. На ее основании отразите затраты на покупку по дебету счета 08.04.
Типовая ситуация: Покупка основного средства: принятие к учету, документы, налоги (Издательство "Главная книга", 2025) {КонсультантПлюс}

 

Акт о приеме-передаче объекта основных средств по форме N ОС-1 нужен при приобретении основного средства, бывшего в употреблении
Готовое решение: Как при применении ФСБУ 6/2020 и ФСБУ 26/2020 принять к учету основные средства, приобретенные за плату (КонсультантПлюс, 2025) {КонсультантПлюс}

 

На момент приобретения ОС у покупателя должна быть накладная или УПД.
Составить Акт покупателю может потребоваться при вводе в эксплуатацию.
Основанием для ввода в эксплуатацию ОС служит приказ руководителя или иного уполномоченного лица.

В процессе ввода в эксплуатацию объекта ОС обычно оформляют:
1) документ, свидетельствующий о нахождении объекта в месте и в состоянии, пригодном к использованию;
2) в некоторых случаях дополнительно - документ, свидетельствующий о фактическом начале использования объекта в деятельности организации.
На дату готовности объекта к использованию можно составить один из документов:
акт по форме N ОС-1, форме N ОС-1а или форме N ОС-1б (Указания по применению и заполнению форм по учету основных средств). Рекомендуем во избежание претензий со стороны налоговых органов дополнить эти формы сведениями о дате ввода в эксплуатацию, если акт является основанием для начала начисления амортизации в налоговом учете;
акт ввода в эксплуатацию по самостоятельно разработанной форме (если объект вводят в эксплуатацию на дату его готовности к использованию);
акт о приеме объекта в состав ОС (если на дату готовности к использованию объект еще не вводят в эксплуатацию) по самостоятельно разработанной форме.
Готовое решение: Как ввести в эксплуатацию основное средство (КонсультантПлюс, 2025) {КонсультантПлюс}

Принятие объектов к учету в качестве основных средств можно оформлять документами, составленными с применением тех же унифицированных форм:

актом о приеме-передаче объекта основных средств по форме N ОС-1;
актом о приеме-передаче здания (сооружения) по форме N ОС-1а;
актом о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) по форме N ОС-1б.
В любом случае достаточно составить один экземпляр документа, который подписывает руководитель организации или иное уполномоченное лицо.
Сведения из акта о приеме объекта в состав ОС внесите в инвентарную карточку (книгу, журнал) учета объектов основных средств (это могут быть формы N N ОС-6, ОС-6а, ОС-6б или самостоятельно разработанная организацией форма).
Готовое решение: Как при применении ФСБУ 6/2020 и ФСБУ 26/2020 принять к учету основные средства, приобретенные за плату (КонсультантПлюс, 2025) {КонсультантПлюс}


Как документально оформить и отразить в бухгалтерском учете организации приобретение основного средства через подотчетное лицо

Рекомендуем выдать доверенность подотчетному лицу. Тогда продавец должен будет оформить счет-фактуру и отгрузочные документы на организацию , выдавшую доверенность. Если в строке 6 "Покупатель" счета-фактуры наименование вашей организации указано в соответствии с учредительными документами, предъявленный продавцом НДС можно принять к вычету.
 
Принятие к учету ОС, приобретенного через подотчетное лицо, оформите как обычно: актом по формам N N ОС-1, ОС-1а, ОС-1б или по самостоятельно разработанной форме, содержащей все обязательные реквизиты первичного учетного документа.
При отсутствии доверенности у подотчетного лица продавец, скорее всего, не выставит отгрузочные документы на вашу организацию и оформит продажу физическому лицу
Записи в бухгалтерском учете сделайте на основании утвержденного авансового отчета подотчетного лица, а также приложенных к нему документов, подтверждающих оплату, и отгрузочных документов продавца.
Готовое решение: Как при применении ФСБУ 6/2020 и ФСБУ 26/2020 принять к учету основные средства, приобретенные за плату (КонсультантПлюс, 2025) {КонсультантПлюс}