В соответствии со ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.
Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора в письменной форме.
Таким образом, работодателю необходимо:
- Предусмотреть выплату и размер компенсации в отдельном пункте трудового договора или дополнительном соглашении. Там же необходимо определить и условия выплаты компенсации.
Например, компенсация выплачивается ежемесячно в твердой денежной сумме независимо от количества календарных дней в месяце; за время, когда работник находился в отпуске, командировке или был нетрудоспособен, компенсация не выплачивается.
См. образец 1 и образец 2 Дополнительное соглашение к трудовому договору об использовании работником личного имущества в служебных целях
См. образец Приказ о выплате компенсации за использование личного имущества работника в интересах работодателя (образец заполнения)
См. образец Приказ о прекращении выплаты компенсации за использование личного имущества в служебных целях
- Учесть условия, при которых компенсационные выплаты не облагаются НДФЛ и страховыми взносами
Все виды установленных ТК РФ компенсационных выплат (в пределах норм, предусмотренных законодательством), связанных с исполнением работником трудовых обязанностей, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами (п. 1 ст. 217 НК РФ, пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ), но для этого необходимо соблюсти условия по их документальному подтверждению.
В Письмах от 04.02.2020 N 03-03-06/1/6672, от 08.11.2019 N 03-04-05/86158 Минфин России перечислил эти условия:
- размер компенсации должен быть установлен в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему;
- у работодателя должны быть в наличии копии документов, подтверждающие право собственности работника на используемое имущество;
- расчет суммы компенсации;
- документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели и суммы произведенных в этой связи расходов.
- Разобраться, можно ли компенсационные выплаты учесть в расходах по налогу на прибыль или при применении УСН
В целях налога на прибыль сумма компенсации может быть признана расходом на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ (как прочие расходы, связанные с производством и (или) реализацией).
Размер компенсации расходов работника за использование его личного имущества (за исключением транспортных средств) в служебных целях определяется соглашением между организацией и таким сотрудником и должен соответствовать положениям ст. 252 НК РФ в части экономической обоснованности затрат, связанных с фактическим использованием упомянутого имущества для целей трудовой деятельности (Письма Минфина России от 11.04.2013 N 03-04-06/11996, от 04.02.2020 N 03-03-06/1/6672).
При применении УСН учесть затраты в виде компенсации работнику использования личного компьютера или ноутбука не получится. В целях УСН можно учесть только компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов работников (пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Про выплату компенсации за использование другого личного имущества в перечне расходов ничего не сказано, а он является закрытым.