Работник не представил чек по оплате жилья в командировке: что с НДФЛ

29 ноября 2023 г.

Риски: по мнению Минфина, при отсутствии документа, подтверждающего расходы работника за наем жилого помещения, сумма возмещения не облагается НДФЛ только в пределах 700 руб. за день в командировке на территории РФ (2 500 руб. – в загранкомандировке). Возможности: если расходы на наем жилого помещения документально подтверждены, то их компенсация не облагается НДФЛ в размере фактических расходов.

В общем случае при определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы физлица, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме (п. 1 ст. 210 НК РФ). При направлении работника в командировку возникает множество различных выплат, которые необходимо проверить на включение в налоговую базу по НДФЛ.

В Письме от 26.10.2023 N 03-04-05/101821 Минфин России сообщает о правилах налогообложения НДФЛ возмещения работнику оплаты за жилое помещение в том случае, когда работник не предоставил чек об оплате.

Если расходы на наем жилого помещения документально подтверждены, то их компенсация не облагается НДФЛ в размере фактических расходов (п. 1 ст. 217 НК РФ). При отсутствии подтверждающих документов от НДФЛ они освобождаются только частично – в пределах норм (п. 1 ст. 217 НК РФ):

700 руб. за каждый день командировки на территории России;
2 500 руб. за каждый день командировки за границей.

На заметку: в рассматриваемом Письме Минфин не уточняет, обязателен ли именно кассовый чек для подтверждения расходов. Есть письма Минфина России, по которым при отсутствии кассового чека, подтверждающего расходы командированного работника по найму жилых помещений, такие расходы может подтвердить квитанция к приходно-кассовому ордеру либо счет гостиницы, который составлен по форме N 3-Г, утвержденной Приказом Минфина России от 13.12.1993 N 121. НДФЛ с расходов в пользу работника, подтвержденных таким способом, удерживать не надо. Есть судебные решения, подтверждающие такой подход. Примеры писем Минфина и судебная практика приведены в Путеводителе по налогам. Энциклопедия спорных ситуаций по НДФЛ и страховым взносам в СПС КонсультантПлюс.

О налогообложении иных командировочных выплат работнику рассказано в Готовом решении: Как облагаются НДФЛ командировочные выплаты (КонсультантПлюс, 2023).

Об изменениях с 1 января 2024 года в налогообложении выплат дистанционным работникам, работникам с разъездным характером работы и вахтовикам Вы можете прочесть в электронном приложении «Изменения-2024. Зимнее путешествие» на нашем сайте.

Читайте подробнее