Перечисляем подотчетные суммы на зарплатную карту работника. Возврат неизрасходованных подотчетных сумм производится путем удержания из зарплаты на основании заявления работника. Правомерно ли так делать?

Выдача денег под отчет

Деньги можно выдавать под отчет путем их перечисления на личные банковские карты, в том числе на зарплатные карты работников (Письма Минфина России от 25.08.2014 N 03-11-11/42288, от 21.07.2017 N 09-01-07/46781).

Для этого нужно:

– взять реквизиты для перечисления из заявления подотчетного лица или из приказа руководителя (в них реквизиты должны быть указаны);

– в платежном поручении в поле 24 «Назначение платежа» написать, что средства выдаются под отчет. Например, так: «Под отчет на оплату командировочных расходов».

Закреплять возможность выдавать деньги под отчет в безналичной форме в учетной политике необязательно, хотя Минфин России и высказал такое мнение в Письме от 25.08.2014 N 03-11-11/42288. Дело в том, что способ расчета с подотчетными лицами не относится к способам ведения бухучета, утверждать которые требуется в учетной политике (ч. 1 ст. 8 Федерального закона N 402-ФЗ).

Возврат подотчетных сумм

Для возврата подотчетной суммы из зарплаты работника нужно учитывать, что он может быть добровольным и вынужденным, и от этого будет зависеть возможность удержания неизрасходованных подотчетных сумм из зарплаты.

1. Добровольно

По заявлению работника работодатель вправе удерживать суммы из его зарплаты без ограничений, но только после удержания НДФЛ и сумм по исполнительным документам.

Роструд отмечает, что вычет из зарплаты суммы, предназначенной для погашения долга, при наличии заявления работника не является удержанием по смыслу ст. 137 «Ограничение удержаний из заработной платы» ТК РФ. В этом случае уменьшение размера зарплаты – результат волеизъявления работника распорядиться начисленной зарплатой.

В другом письме ведомство добавляет, что работник может распорядиться своей заработной платой по своему усмотрению, представив соответствующее заявление в бухгалтерию работодателя. При этом положения ст. 138 «Ограничение размера удержаний из заработной платы» ТК РФ в данном случае не применяются (Письма Роструда от 10.10.2019 N ПГ/25776-6-1, от 07.10.2019 N ПГ/25778-6-1).

Кроме того, в добровольном порядке остаток подотчетной суммы подотчетное лицо может вернуть с банковской карты на расчетный счет организации. В этом случае нужно указать назначение платежа – «Возврат подотчетной суммы». В авансовом отчете нужно отразить сумму возвращенного остатка, а также реквизиты перевода.

2. Принудительно

Чтобы удержать из заработной платы работника невозвращенную сумму, нужно:

• составить приказ руководителя об удержании в произвольной форме. Сделать это нужно не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возврата подотчетной суммы (ст. 137 ТК РФ, Письмо Роструда от 09.08.2007 N 3044-6-0). Если этот срок нарушен, то взыскать задолженность можно в судебном порядке;
• получить согласие работника на удержание. Работник должен подтвердить, что не оспаривает оснований и размеров удержания (ст. 137 ТК РФ, Письмо Роструда от 07.10.2019 N ПГ/25778-6-1). Согласие оформляется в произвольной форме. Например, подпись работника под согласием можно предусмотреть в приказе руководителя об удержании. Если согласие работника на удержание отсутствует, то взыскать задолженность можно будет только в судебном порядке.

Максимальный размер удержаний из заработной платы работника – 20% от начисленной суммы за минусом НДФЛ (ст. 138 ТК РФ, Письмо Минздравсоцразвития от 16.11.2011 N 22-2-4852). Поэтому если невозвращенная подотчетная сумма превышает 20% начисленной зарплаты за минусом НДФЛ, то удерживать ее придется в течение нескольких месяцев.

Если работник не возвратил подотчетную сумму, но она удерживается из его зарплаты, то не нужно начислять:

1. НДФЛ. Поскольку сумма удерживается из зарплаты, доход у работника отсутствует (п. 1 ст. 41 НК РФ);
2. страховые взносы. Ведь подотчетная сумма будет возвращена организации. А значит, нет выплат и иных вознаграждений в пользу работника, которые признаются объектом и базой для начисления страховых взносов.

В целях налогообложения прибыли при удержании подотчетных сумм из зарплаты работника у организации не возникает ни доходов, ни расходов.

На заметку: на все вопросы по расчетам с подотчетными лицами ответит лектор на семинаре «Подотчет: от выдачи до авансового отчета. Неочевидные риски», который пройдет 13 апреля в Центре образования «ЭЛКОД». Мероприятие доступно также в формате трансляции.