Можно ли хранить копии документов работника (паспорта, ИНН, СНИЛС и т.д.) в личном деле работника?

Хранить копии документов (паспорта, СНИЛС, трудовой книжки) работника в его личном деле работодатель может, если работник дал согласие на хранение и обработку персональных данных (Доклад с руководством по соблюдению обязательных требований, дающих разъяснение, какое поведение является правомерным, а также разъяснение новых требований нормативных правовых актов за II квартал 2017 года (утвержден Рострудом)).

Вместе с тем Роскомнадзор считает такое хранение обработкой персональных данных, избыточных по отношению к заявленным целям обработки, что нарушает часть 5 ст. 5 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ. Аналогичной позиции придерживаются суды. Так, в Постановлениях Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 N 15АП-22502/2013 по делу N А53-12557/2013, ФАС Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 по делу N А53-13327/2013 указано, что, собирая и храня в документах кадрового учета копии страниц паспорта, военного билета и других документов, которые содержат персональные данные работника, организация превысила объем обрабатываемых персональных данных.

Учитывая неоднозначность позиции по рассматриваемому вопросу, рекомендуем не хранить в личных делах работников документы, содержащие их персональные данные, если такая необходимость не установлена нормативно. Это позволит избежать ответственности по ст. 13.11 КоАП РФ.

Отметим, что за обработку персональных данных, несовместимую с целями сбора персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных частями 2, 11–18 ст. 13.11 и ст. 17.13 КоАП РФ, если эти действия не содержат уголовно наказуемого деяния, предусмотрен административный штраф (часть 1 ст. 13.11 КоАП РФ):

• для должностных лиц – от 50 000 до 100 000 рублей;
• для юридических лиц – от 150 000 до 300 000 рублей.

Повторное совершение данного административного правонарушения влечет наложение административного штрафа (часть 1.1 ст. 13.11 КоАП РФ):

• на должностных лиц – от 100 000 до 200 000 рублей;
• на юридических лиц – от 300 000 до 500 000 рублей.

За административные правонарушения ИП в общем случае несут ответственность как должностные лица (Примечание к ст. 2.4 КоАП РФ).

За административные правонарушения, предусмотренные частью 1.1 ст. 13.11 КоАП РФ, ИП несут административную ответственность как юридические лица (п. 1 Примечания к ст. 13.11 КоАП РФ).

На заметку: как организовать защиту персональных данных работников при обработке этих данных, если они хранятся на бумажных носителях, рассказано в Готовом решении: Какие меры по защите персональных данных работников должны приниматься при обработке этих данных (КонсультантПлюс, 2025).  

Не пропустить свежих разъяснений, записаться на образовательные мероприятия, получить пошаговый алгоритм действий в СПС КонсультантПлюс по теме персональных данных поможет тематический сборник по теме «Персональные данные» на нашем сайте.