Работодатель может работнику выдать деньги под отчет для решения конкретных задач, например на хозяйственные или представительские расходы. Подотчетное лицо обязано отчитаться о выделенных ему под отчет денежных суммах и подать авансовый отчет в установленный работодателем срок с приложением документов, подтверждающих расходы.
В Письме от 14.08.2025 N 03-03-06/1/79115 Минфин разъяснил, возникает ли доход в целях НДФЛ, если подотчетные суммы, выданные на представительские расходы, использованы работником в личных целях.
Минфин напомнил, что согласно п. 1 ст. 210 НК РФ, при определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные как в денежной, так и в натуральной форме, а также доходы в виде материальной выгоды.
Если денежные средства, выданные организацией работнику подотчет на представительские расходы, были использованы им в личных целях, то это приводит к возникновению у работника экономической выгоды. В связи с этим возникает доход, подлежащий обложению НДФЛ.
На заметку: ранее Минфин также подчеркивал, что на неизрасходованную работником в производственных целях часть подотчетных сумм следует начислять и страховые взносы (Письма Минфина России от 30.04.2025 N 03-15-06/44169, от 01.02.2018 N 03-04-06/5808). Данное правило применяется только в случае, если работодатель не удержал из зарплаты подотчетные суммы.
Подробнее о порядке действий в случае, когда работник не вернул подотчетные суммы, рассказано в Готовом решении в СПС КонсультантПлюс.
Какими документами можно подтвердить целевое расходование подотчетных сумм смотрите в Готовом решении: Как оформить авансовый отчет по представительским расходам (КонсультантПлюс, 2025).
Избежать рисков работы с подотчетниками поможет алгоритм «Расчеты с подотчетными лицами, что учесть в работе бухгалтера» на нашем сайте.
Читайте подробнее
Бухгалтерам
Кадровикам
