Форма пояснений, обосновывающих размер полученных убытков, не утверждена, поэтому они составляются в произвольном виде.
В вводной части нужно указать:
- реквизиты инспекции, в которую подаются пояснения;
- сведения о налогоплательщике: наименование, адрес, ИНН/КПП организации (ФИО, адрес регистрации и ИНН для ИП);
- номер и дату требования инспекции, на которое даются пояснения.
В основной части надо описать причины возникновения убытков. Привести фактические обстоятельства, которые привели к отрицательному финансовому результату деятельности, а также ссылки на документы, которые это подтверждают.
Данной части пояснений надо уделить особое внимание. Причины убытков могут быть самые разные. Главное, чтобы налоговые инспекторы поняли из пояснений, что убытки появились по объективным причинам и не связаны с уклонением от уплаты налогов. Например:
- убытки возникли из-за изменения ценовой политики поставщика. В пояснениях надо написать об этом и привести, к примеру, ссылки на переписку с отделом продаж контрагента по вопросу повышения цен (отмены скидок), новый договор поставки и платежные документы;
- убытки связаны с началом деятельности. В пояснениях надо написать о высоких стартовых расходах на закупку оборудования и материалов, аренду офиса и процессе поиска покупателей. В подтверждение можно привести договоры аренды и поставки, выписки из регистров налогового и бухгалтерского учета.
В заключительной части:
- надо привести меры, которые предпринимаются, чтобы ликвидировать убытки, со ссылками на подтверждающие документы. В частности, если убытки возникли из-за повышения цен поставщиком, то можно указать, что идет поиск новых. Подтвердить это можно, например, перепиской с потенциальными контрагентами и документами, которые говорят о проверке их добросовестности и благонадежности. Если планируется оптимизировать затраты, то это надо отразить в пояснениях и приложить приказ руководителя об утверждении плана по сокращению расходов. Если заключены договоры с новыми покупателями, доход от сделок с которыми покроет убытки, то можно привести реквизиты этих договоров;
- лучше перечислить подтверждающие документы, которые прикладываются к пояснениям. Прикладывать такие документы обязанности нет, но лучше это сделать, чтобы аргументировать свои слова;
- пояснения следует подписать и поставить печать, если она есть.
Если пояснения подписывает представитель по доверенности, то надо указать ее реквизиты и также приложить к пояснениям (п. 3 ст. 29 НК РФ).
Составить пояснения поможет Форма: Пояснения налоговому органу о полученных убытках (образец заполнения) (КонсультантПлюс, 2023).
Пояснения о причинах возникновения убытков можно подать в инспекцию как на бумаге (лично в инспекцию или по почте), так и в электронном виде по ТКС (п. 3 ст. 88 НК РФ, Письма Минфина России от 22.07.2019 N 03-02-08/54231, ФНС России от 11.01.2018 N АС-4-15/192@).
Срок подачи пояснений – пять рабочих дней после получения требования от инспекции (пп. 2, 6 ст. 6.1, п. 3 ст. 88 НК РФ). При пропуске этого срока могут оштрафовать на 5 000 руб. в соответствии с пп. 1, 2 ст. 129.1 НК РФ.
На заметку: грамотно отвечать на разные требования налоговых органов поможет алгоритм клиентского опыта «Эффективная работа с требованиями налоговых органов» на нашем сайте.
Читайте подробнее