О расходовании полученных наличными сумм подотчетное лицо обязано отчитаться (то есть представить авансовый отчет) в следующие сроки (пп. 6.3 п. 6 Указания N 3210-У):
– в течение трех рабочих дней после окончания срока, на который выданы средства;
– в течение трех рабочих дней со дня фактического возвращения из командировки (независимо от срока, указанного в приказе или заявлении) (п. 26 Положения о служебных командировках);
– в течение трех рабочих дней со дня выхода на работу после отпуска (болезни) в случае, если в этот период истек срок, на который были выданы подотчетные суммы.
Срок для отчета по суммам, полученным в безналичной форме, установлен только для расходов по командировкам – это те же самые три дня с момента возвращения (п. 26 Положения о служебных командировках). Для всех остальных случаев срок возврата подотчетных средств нужно установить в ЛНА (например, в инструкции по порядку расчетов с подотчетными лицами).
Невозвращенными подотчетными суммами считают:
– суммы, по которым не представлен авансовый отчет в установленный срок;
– суммы, авансовый отчет по которым обоснованно не утвержден руководителем;
– неиспользованный остаток подотчетной суммы по данным утвержденного авансового отчета, который не сдан в кассу в установленный срок.
- Удержание невозвращенных сумм из зарплаты
Чтобы удержать из заработной платы работника невозвращенную сумму, нужно:
- составить приказ руководителя об удержании в произвольной форме. Сделать это нужно не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возврата подотчетной суммы (ст. 137 ТК РФ, Письмо Роструда от 09.08.2007 N 3044-6-0). Если этот срок нарушен, то взыскать задолженность можно в судебном порядке;
- получить согласие работника на удержание. Работник должен подтвердить, что не оспаривает оснований и размеров удержания (ст. 137 ТК РФ, Письмо Роструда от 09.08.2007 N 3044-6-0). Согласие оформляется в произвольной форме. Например, подпись работника под согласием можно предусмотреть в приказе руководителя об удержании. Если согласие работника на удержание отсутствует, то взыскать задолженность можно будет только в судебном порядке.
Максимальный размер удержаний из заработной платы работника – 20% от начисленной суммы за минусом НДФЛ (ст. 138 ТК РФ). Поэтому если невозвращенная подотчетная сумма превышает 20% начисленной зарплаты за минусом НДФЛ, то удерживать ее придется в течение нескольких месяцев.
Если работник не возвратил подотчетную сумму, но она удерживается из его зарплаты, то на нее не нужно начислять НДФЛ и страховые взносы.
В целях налогообложения прибыли в этом случае у организации не возникает ни доходов, ни расходов.
- Как списать задолженность работника по возврату подотчетных сумм, которые не были взысканы
Обложение просроченной суммы страховыми взносами и НДФЛ, учет этой суммы в составе расходов в целях налогообложения прибыли и отражение операции по списанию в бухгалтерском учете зависят от обстоятельств ее списания (в частности, от причины списания). Такими причинами могут быть:
– добровольный отказ организации от удержания (взыскания), в том числе путем прощения долга работнику;
– отказ суда во взыскании подотчетной суммы с работника;
– отсутствие имущества, на которое можно было бы обратить взыскание;
– истечение срока исковой давности.
Об обложении списанных подотчетных сумм страховыми взносами и НДФЛ, а также про их отражение в бухгалтерском и налоговом учете читайте в Готовом решении: Что делать, если работник не вернул подотчетную сумму (КонсультантПлюс, 2019).
Бухгалтерам
Кадровикам
