В начале этого года у одного нашего сотрудника произошло несчастье: умерла мама. Сотрудница была вынуждена срочно воспользоваться услугами частной клиники и её расходы составили несколько сотен тысяч рублей. Помощь не помогла. Руководство рассматривает возможность оказания единовременной материальной помощи сотруднице в связи со смертью члена семьи. Обсуждаемая сумма 100, 200 или более тысяч рублей. Вопрос: подлежит ли такая материальная помощь налогообложению НДФЛ и социальными взносами (пенсионными, соцстрахование , медицинские и профзаболеваний)? Есть ли ограничения по сумме мат.помощи в рамках налогообложения?

 НДФЛ и страховыми взносами матпомощь работнику в связи со смертью члена семьи не облагайте в полной сумме. Члены семьи - это муж или жена, родители и дети работника (пп. 3 п. 1 ст. 422 НК РФ, ст. 2 СК РФ, Письмо Минфина от 26.10.2017 N 03-04-05/70419).

Матпомощь в связи со смертью других родственников не облагайте НДФЛ и взносами по общим правилам - в сумме, не превышающей 4 000 руб. в год  (п. 28 ст. 217, пп. 11 п. 1 ст. 422 НК РФ).

Иных ограничений в рамках налогового законодательства в части материальной помощи в связи со смертью родственника не предусмотрено.

 Более подробную информацию направляю ниже, в обосновании.

Как облагается НДФЛ материальная помощь работнику в связи со смертью родственника (члена семьи):

Материальная помощь в связи со смертью в полной сумме не облагается НДФЛ, если отвечает двум условиям (п. 8 ст. 217 НК РФ):

1) выплачивается работнику (бывшему работнику - пенсионеру) в связи со смертью члена (членов) его семьи.

К членам семьи относятся супруги, родители, дети, усыновители и усыновленные. Иногда к ним также относят прочих родственников и свойственников (бабушка, брат, тесть и т.д.), совместно проживающих и ведущих совместное хозяйство с работником (см., например, Письмо Минфина России от 02.12.2016 N 03-04-05/71785);

2) выплачивается единовременно. При этом периодичность выплаты - разовым платежом или периодическими платежами - значения не имеет. Важно, что выплата произведена в связи с одним и тем же событием и по одному распоряжению (Письмо Минфина России от 31.10.2013 N 03-04-06/46587).

Если в течение календарного года материальная помощь выплачивалась работнику (бывшему работнику - пенсионеру) несколько раз в связи со смертью разных родственников (например, отца и матери), то не облагаются НДФЛ все эти выплаты, так как они произведены по разным основаниям (а именно: в связи со смертью отца, в связи со смертью матери).

Если умерший родственник не относится к членам семьи работника, при выплате материальной помощи в связи со смертью следует удержать НДФЛ. Облагаемую налогом сумму можно уменьшить на 4 000 руб. в целом за налоговый период согласно п. 28 ст. 217 НК РФ, если помощь выплачивается работнику (бывшему работнику - пенсионеру), который иную материальную помощь на основании указанной нормы в течение года не получал.

Основанием для исключения из налоговой базы по НДФЛ полной суммы материальной помощи в связи со смертью или ее части будут:

- приказ руководителя организации;

- заявление работника;

- копия свидетельства о смерти;

- копия документов, подтверждающих родство.

Как облагается страховыми взносами материальная помощь работнику в связи со смертью родственника:

Единовременная материальная помощь в связи со смертью родственника работника не облагается взносами на обязательное пенсионное, медицинское страхование и по ВНиМ, если умерший родственник - член семьи сотрудника (пп. 3 п. 1 ст. 422 НК РФ). Ограничений размера такой материальной помощи не установлено.

К членам семьи относятся (п. 1 ст. 11 НК РФ, ст. 2 СК РФ):

- супруг (супруга);

- родители (в том числе усыновители);

- дети (в том числе усыновленные).

Материальную помощь в связи со смертью перечисленных родственников не облагайте страховыми взносами. У работника нужно запросить свидетельство о смерти и документы, подтверждающие родство с умершим (например, свидетельство о браке).

Материальную помощь в связи со смертью других родственников, которые не относятся к перечисленным выше членам семьи, рекомендуем облагать страховыми взносами в общем порядке. Считаем, что такой позиции будут придерживаться налоговые органы, поскольку ранее данный подход применялся в отношении взносов по Закону N 212-ФЗ (Письмо Минтруда России от 09.11.2015 N 17-3/В-538).

Но возможен иной подход: не облагается взносами материальная помощь в связи со смертью родственников (бабушки, брата, тестя и др.), которые на момент смерти совместно проживали и вели совместное хозяйство с работником, поскольку их следует считать членами семьи. К такому выводу пришел Минфин России в отношении НДФЛ (Письмо 02.12.2016 N 03-04-05/71785). Положения законодательства по НДФЛ и страховым взносам аналогичны (п. 8 ст. 217, пп. 3 п. 1 ст. 422 НК РФ). Поэтому полагаем, что подход Минфина России можно распространить и на страховые взносы.