Контрагент просит заполнить форму Карты партнера на компанию. В ней необходимо прописать паспортные данные директора. Законно ли это?

Главное

Ни гражданское, ни налоговое, ни любое иное законодательство РФ не содержат норм, устанавливающих обязанность представления контрагентам копии паспорта единоличного исполнительного органа при заключении и исполнении договоров.

Также, действующее законодательство по общему правилу не предусматривает обязанность юридического лица иметь карточку предприятия, а также требования к форме и содержанию этого документа. Как следствие, юридическое лицо вправе самостоятельно и с учетом обстоятельств решать вопрос о целесообразности составления карточки предприятия, проставлении подписи и печати юридического лица на карточке предприятия.

Следовательно, нет обязанности предоставлять данные паспорта директора.  Более того, законодательство о защите персональных данных прямо ограничивает в этом. Копия паспорта, содержащая персональные данные руководителя, может быть направлена контрагенту только при условии получения согласия директора (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных").

Обоснование

Действующее законодательство не содержит определения "карточка предприятия", использование данного понятия в различных нормативных актах и судебной практике, а также существующие обычаи делового оборота позволяют заключить, что карточка (учетная карточка) предприятия представляет собой документ, содержащий информацию о юридическом лице и используемый для целей информирования потенциальных (текущих) контрагентов, государственных и муниципальных органов, иных лиц о юридическом лице или изменении сообщенных ранее сведений.

Действующее законодательство по общему правилу не предусматривает обязанность юридического лица иметь карточку предприятия, а также требования к форме и содержанию этого документа. Как следствие, юридическое лицо вправе самостоятельно и с учетом обстоятельств решать вопрос о целесообразности составления карточки предприятия, проставлении подписи и печати юридического лица на карточке предприятия, использовании для этих целей фирменного бланка, составе сведений.

Как правило, в карточке предприятия указывается следующая информация:

- полное наименование юридического лица;

- сокращенное наименование юридического лица;

- юридический адрес;

- фактический адрес;

- телефон и факс;

- адрес электронной почты;

- ОГРН;

- ИНН/КПП;

- платежные реквизиты: наименование банка; расчетный счет; корреспондентский счет; БИК;

- данные о лицах, имеющих право действовать от имени юридического лица: руководителе, иных должностных лицах/представителях юридического лица.

На практике контрагентами часто запрашиваются документы, подтверждающие полномочия руководителя и удостоверяющие его личность. Для этого имеются следующие причины:

• гражданско-правовые - подтверждение достоверности подписи лица при заключении договора, когда его подписание происходит не в присутствии контрагента. Это необходимо для минимизации риска заключения сделки неуполномоченным лицом (ст. 183 ГК РФ);
• налоговые - проявление налогоплательщиком "должной осмотрительности и осторожности" при выборе контрагента во избежание признания налоговой выгоды необоснованной (п. 10 Постановления Пленума ВАС РФ от 12.10.2006 N 53).

Налоговые органы последовательно рекомендуют налогоплательщикам запрашивать указанные документы (Письма ФНС России от 05.06.2017 N ЕД-4-15/10588, от 24.06.2016 N ЕД-19-15/104, от 24.07.2015 N ЕД-4-2/13005@).

Аналогичной позиции при оценке проявления должной осмотрительности зачастую придерживаются судебные органы (Постановления Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 12.04.2016 N Ф04-1344/2016 по делу N А70-3732/2015, от 26.09.2016 N Ф04-4214/2016 по делу N А46-14470/2015).

Между тем ни гражданским, ни налоговым законодательством на юридических лиц не возлагается обязанность по представлению копии документа, удостоверяющего личность руководителя. Более того, законодательство о защите персональных данных прямо ограничивает в этом. Копия паспорта, содержащая персональные данные руководителя, может быть направлена контрагенту только при условии получения согласия директора (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных").

В Приложении к ответу Вы найдете:

• Вопрос Можно ли представить копию паспорта директора по тре.docx
• Статья Карточка предприятия Полякова В_Э_ Подготовлен дл.docx