Допустимо ли одновременно составлять УПД в бумажном и электронном виде? Должны ли подписанты в УПД по ЭДО и УПД в бумажном виде совпадать?

Закон о бухучете говорит о том, что первичный документ "составляется на бумажном носителе и (или) в электронном виде...". То есть указанная норма позволяет выбор между бумажной и электронной первичкой и допускает ее составление  либо в том либо в другом виде (ч. 5 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). 

Это подтверждается и ФСБУ 27/2021 (п. 14), где указано, что допускается составление документов в любой из этих форм.

В то же время каждая хозяйственная операция должна оформляться первичным учетным документом (ч. 1 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).  При этом на одну операцию должен оформляться один первичный документ.

В тех случаях, когда нужна бумажная версия электронного документа, организация должна сделать копию этой первички на бумаге (ч. 6 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).

То есть Закон предусматривает не выставление дублирующего документа на другом носителе, а только составление копии.

• Бумажная копия электронного документа или электронная копия бумажного документа не являются самостоятельными первичными учетными документами, а лишь воспроизводят содержание оригинала (ч. 6 ст. 9 Закона N 402-ФЗ; п. 24 ФСБУ 27/2021).
• Оригиналом считается тот документ, который был изначально составлен и подписан в соответствующей форме.

Теоретически, подписанты могут не совпасть, так как оригинал и копия – два разных документа, подписанные в разное время разными уполномоченными лицами.

 

Обоснование

Допустимо ли одновременно составлять УПД в бумажном и электронном виде?

Нет, недопустимо. На одну хозяйственную операцию должен быть составлен один первичный документ, который является оригиналом. Вы можете выбрать любую форму (бумагу или ЭДО), но только одну. (ч. 1 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).

Бумажная копия электронного документа или электронная копия бумажного документа не являются самостоятельными первичными учетными документами, а лишь воспроизводят содержание оригинала (ч. 6 ст. 9 Закона N 402-ФЗ; п. 24 ФСБУ 27/2021).

Оригиналом считается тот документ, который был изначально составлен и подписан в соответствующей форме.

 

При составлении документов бухгалтерского учета в виде электронных документов должна быть обеспечена возможность изготовления копий таких документов на бумажном носителе (п. 14 ФСБУ 27/2021).

  

Риски

При оформлении одной хозоперации одновременно двумя первичными документами (например, двумя бумажными, двумя электронными либо бумажным и электронным) у вас может возникнуть проблемная ситуация, когда придется доказывать:

- подтверждают оба оформленных документа одну и ту же хозоперацию или две разные на одинаковый товар;

- какой из двух оформленных на одну хозоперацию документов является юридически значимым (если в одном из них есть ошибки/неточности).

Таким образом, для исключения спорных ситуаций дублирования документов лучше избегать. Если вам необходим документ на бумаге, а выставлен он в электронном виде - сделайте бумажную копию.