Компания ООО на УСН, в штате 2 сотрудника, есть офис. Какие обязательные документы должны быть, чтобы не было претензий проверяющих органов по Охране Труда. Нужно ли данные документы куда-то направлять или просто вести ЛНА в компании? Ответственность за неведение. 

Ответственность за отсутствие документов

За отсутствие обязательных документов по охране труда предусмотрена административная ответственность: Штраф для должностных лиц — от 2 000 до 5 000 руб., для юридических лиц — от 50 000 до 80 000 руб., при повторном нарушении — дисквалификация или приостановление деятельности (ч. 1, ч. 4 ст. 5.27.1 КоАП РФ).

У организации, которая осуществляет деятельность только в офисе и не ведет производственной деятельности, должны быть, в частности, следующие документы:

1) основные документы по охране труда:

• положение о системе управления охраной труда (СУОТ) (ч. 3 ст. 214 ТК РФ, п. п. 1, 9 Примерного положения о системе управления охраной труда). Положение о СУОТ можно утвердить приказом;

• инструкции по охране труда (ч. 3 ст. 214 ТК РФ, п. п. 1 - 5, 18 Основных требований к порядку разработки и содержанию правил и инструкций по охране труда, разрабатываемых работодателем). Инструкции могут быть утверждены, например, приказом с учетом требований п. п. 3, 29 Основных требований к порядку разработки и содержанию правил и инструкций по охране труда, разрабатываемых работодателем;

2) документы по проведению вводного инструктажа по охране труда (его проведение обязательно):

• программа вводного инструктажа по охране труда (п. 11 Правил обучения по охране труда). Программа может быть утверждена, например, приказом с учетом требований п. 11 Правил обучения по охране труда;

• документ о проведении вводного инструктажа, например журнал его регистрации (п. 86 Правил обучения по охране труда, Письмо Минтруда России от 30.05.2022 N 15-2/В-1677);

3) документы по проведению инструктажей на рабочем месте (первичного, повторного и внепланового), если вы решили, что их нужно провести (п. п. 12, 13, 15, 16 Правил обучения по охране труда).

От прохождения первичного инструктажа некоторых работников можно освободить. Тогда и повторный инструктаж проводить не нужно. В этом случае в организации должен быть только перечень профессий и должностей работников, освобожденных от первичного инструктажа по охране труда (п. п. 13, 15 Правил обучения по охране труда).

Внеплановый инструктаж проводится в установленных случаях с соблюдением требований, предусмотренных п. 17 Правил обучения по охране труда;

4) документы по обучению требованиям охраны труда и проверке знаний после обучения (пп. "д" п. 4, разд. VI, VII Правил обучения по охране труда).

Определены категории лиц, которые обязаны проходить обучение требованиям охраны труда. Если организация ведет деятельность только в офисе и производственной деятельности у нее нет, проходить обучение должны руководители организации и их заместители, на которых приказом работодателя возложены обязанности по охране труда, а также руководители филиалов и их заместители, на которых приказом работодателя возложены обязанности по охране труда. Остальных работников при определенных условиях можно от обучения освободить (п. п. 53 - 55 Правил обучения по охране труда).

При планировании обучения вы должны определить сведения об общем количестве работников, подлежащих обучению по охране труда, работников, освобожденных от обучения (п. 83 Правил обучения по охране труда). Для этого рекомендуем издать соответствующий приказ;

5) документы по проведению специальной оценки условий труда (СОУТ), которые по общему правилу включают (ч. 3 ст. 214 ТК РФ, п. 6 ч. 2 ст. 4, ч. 1, 2, 5 ст. 9, ч. 2 ст. 15 Закона о спецоценке):

• приказ об утверждении состава и порядка деятельности комиссии по проведению СОУТ;

• график проведения СОУТ;

• перечень рабочих мест, на которых проводится СОУТ;

• отчеты о проведении СОУТ;

• документы о реализации мероприятий по улучшению условий труда работников с учетом результатов СОУТ, например приказ об утверждении плана таких мероприятий;

• иные документы, которые помогут доказать выполнение обязанностей по СОУТ по вопросам проверочного листа;

6) документы об учете и рассмотрении обстоятельств и причин микроповреждений (микротравм) (ч. 2 ст. 226 ТК РФ);

7) документы по расследованию и учету несчастных случаев и профессиональных заболеваний, если такие имели место (ч. 3 ст. 214, ст. ст. 227 - 230 ТК РФ).