Какие сроки хранения установлены для первичных и других бухгалтерских документов?

Сроки хранения документов устанавливают:

– Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;

– Налоговый кодекс РФ;

– Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

– Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения"».

Соблюдать их должны все организации независимо от применяемого режима налогообложения.

Бухгалтерские документы (первичные учетные документы, кассовые документы, бухгалтерские регистры) хранятся пять лет после отчетного года. Копии БСО (отрывные части, корешки) и испорченные бланки хранят не менее пяти лет со дня их использования (порчи) (ч. 1 ст. 29 Федерального закона N 402-ФЗ; п. 19 Положения, утв. Постановлением Правительства от 06.05.2008 N 359).

Учетная политика, локальные нормативные акты и прочие документы, связанные с организацией и ведением учета, хранятся не менее пяти лет после окончания года, в котором они последний раз использовались для составления отчетности (ч. 2 ст. 29 Федерального закона N 402-ФЗ).

Документы налогового учета (первичные документы и счета-фактуры, в том числе электронные) хранятся четыре года после окончания налогового периода, в котором документ последний раз использовался для исчисления налога и составления отчетности. Например, документы по основным средствам хранят в течение четыре лет, следующих за годом, в котором ОС полностью самортизировано, ликвидировано или продано. Если от продажи получен убыток, сроки увеличатся (подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ; п. 1.13 Порядка, утв. приказом Минфина от 10.11.2015 N 174н; Письмо Минфина от 12.02.2016 N 03-03-06/1/7604).

Первичные документы, подтверждающие убыток, хранят в течение всего срока переноса убытка плюс еще четыре года после окончания года, в котором убыток был полностью списан (п. 4 ст. 283, п. 7 ст. 346.18 НК РФ; Письмо Минфина от 25.05.2012 N 03-03-06/1/278).

Если для документа предусматриваются разные сроки хранения, ориентироваться следует на больший срок.

Налоговую отчетность (декларации, расчеты авансовых платежей, справки 2-НДФЛ и т.п.) и регистры налогового учета хранят пять лет после окончания периода, за который они составлены.

Бухгалтерскую отчетность хранят постоянно (статьи 351, 382, 392, 394, 396 Перечня, утв. приказом Минкультуры от 25.08.2010 N 558).

Кадровые документы (трудовые договоры, приказы, распоряжения, табели, графики, зарплатные ведомости и др.), составленные до 2003 года, хранят 75 лет, а составленные в 2003 г. и позже – 50 лет (статьи 586, 412 Перечня N 558).

Документы по начислению и уплате взносов (расчетно-платежные (Т-49), расчетные (Т-51) и платежные (Т-53) ведомости, кассовые и банковские документы по выплатам работникам, больничные, платежные поручения на перечисление взносов, расчеты по страховым взносам и т.п.) хранятся шесть лет после окончания года, в котором документ последний раз использовался для начисления страховых взносов и составления отчетности по ним (подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ).

Обратите внимание, если документы, срок хранения которых не истек, не представлены по требованию ИФНС или ФСС, выставленному при выездной или камеральной проверке, а также по требованию трудинспекции, организации и ее должностному лицу грозят штрафы (п. 1 ст. 126 НК РФ, ч. 1 ст. 5.27, ч. 1 ст. 15.6, ч. 3, 4 ст. 15.33 КоАП РФ, ст. 26.31 Федерального закона N 125-ФЗ).