ЭЛКОД: С 22 ноября 2021 года в ТК РФ установлены правила ведения электронного кадрового документооборота

С 22 ноября 2021 года в ТК РФ установлены правила ведения электронного кадрового документооборота

Возможности: с 22 ноября 2021 года работодатели могут принять решение о переходе на кадровый электронный документооборот (создавать, подписывать, использовать и хранить кадровые документы в электронном виде без их дублирования на бумаге), а также работодателям больше не нужно издавать приказы о приеме на работу. Риски: для перехода на ЭДО работодателю нужно принять ЛНА о его введении и Порядок его осуществления, получить согласие от работников и нести все связанные с его ведением расходы (по получению сотрудниками ЭП, по созданию собственной информационной системы и т.д.).

Федеральный закон от 22.11.2021 N 377-ФЗ дополнил ТК РФ новыми статьями об электронном документообороте в сфере трудовых отношений, а также внес изменения в части оформления приказа при приеме сотрудника на работу. Большинство новых положений вступило в силу с 22 ноября 2021 года.

Электронный документооборот (далее ЭДО) – это создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.

Какие документы можно будет оформлять в электронном виде

Положения об ЭДО применяются к документам, которые согласно ТК РФ и другим НПА в сфере трудового права должны быть оформлены на бумаге и/или с которыми работники должны быть ознакомлены в письменной форме, в том числе под роспись (например, трудовой договор, ученический договор, договор о материальной ответственности и другие).

Установлен ряд документов, к которым новые правила не применяются:

- трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности работников,
- акт о несчастном случае на производстве по установленной форме,
- приказ (распоряжение) об увольнении работника,
- документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда.

При приеме на работу соискатель по согласованию с работодателем может предъявить документы в электронном виде.

Информационная система для ведения кадрового ЭДО

Вести ЭДО работодатель сможет с помощью одной из двух информационных систем: платформы "Работа в России" или собственной информационной системы (должна обеспечивать подписание и хранение электронных документов, а также фиксацию факта его получения сторонами трудовых отношений). Обе информационные системы будут взаимодействовать с Порталом Госуслуг в порядке, который определит Правительство РФ.

Расходы по созданию и эксплуатации собственной информационной системы для кадрового ЭДО ложатся на работодателя. Затраты на получение сотрудником электронной подписи (если ее нет) и ее использование тоже несет работодатель.

Отметим, с 1 марта 2023 года будут применяться единые требования к составу и форматам электронных документов, которые установит Минтруд.

Начало применения ЭДО работодателем

Работодатель сам решает - переходить ему на электронный кадровый ЭДО или продолжать оформлять документы на бумаге.

1. Решение о введении ЭДО нужно закрепить в ЛНА с учетом мнения первичной профсоюзной организации. В нем нужно определить:

  • информационную систему для электронного документооборота (собственную либо платформу "Работа в России");
  • порядок доступа к информационной системе работодателя (при необходимости);
  • перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых ведется ЭДО;
  • срок уведомления работников о нововведениях.

Для перехода на ЭДО необходимо письменное согласие работников. Отсутствие согласия приравнивается к отказу, при этом работник может дать такое согласие в дальнейшем. Принимаемые на работу могут дать согласие в электронном виде. С 2022 года не требуется получение согласия на использование электронного формата от лиц, которые впервые будут приняты на работу после 31 декабря 2021 года (на дату 31 декабря 2021 года у них нет трудового стажа).

Отказ работника от перехода на ЭДО или отсутствие у него электронной подписи не может быть причиной отказа в приеме на работу либо увольнения.

Отметим, работодатель вправе принять решение о распространении на взаимодействие с дистанционными работниками правил осуществления ЭДО.

2. Помимо ЛНА работодателю нужно разработать Порядок осуществления электронного документооборота (утверждается тоже с учетом мнения первичной профсоюзной организации), который может предусматривать:

  • сроки и периодичность подписания работником электронных документов и/или ознакомления с ними;
  • порядок проведения инструктажа работников по вопросам взаимодействия с работодателем через ЭДО (при необходимости);
  • исключительные случаи, при которых допускается оформление документов, к которым применяется ЭДО, на бумажном носителе;
  • процедуры взаимодействия работодателя с представительным органом работников и/или органом первичной профсоюзной организации и с комиссией по трудовым спорам (при необходимости).

Какие виды электронных подписей можно использовать при применении ЭДО

В новой статье 22.3 ТК РФ подробно расписано – какие виды электронных подписей может использовать работодатель и работник в зависимости от вида подписываемого документа при использовании собственной информационной системы работодатели или платформы «Работа в России».

Для работодателей – участников эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой

Напомним, эксперимент по использованию электронных документов, связанных с работой, проводился по 15 ноября 2021 года включительно. Подробно о нем рассказано в Путеводителе по кадровым вопросам. Эксперимент по электронному кадровому документообороту (до 16.11.2021).

Те работодатели, которые решили продолжать вести кадровый документооборот в электронном виде, могут с 16 ноября 2021 года работать по новым правилам, установленным в ТК РФ. При этом до 1 июля 2022 года им нужно полностью привести свой «экспериментальный» порядок ведения ЭДО в соответствие с новыми нормами ТК РФ.

Оформление приказа о приеме на работу

С 22 ноября 2021 года внесены изменения в ст.68 ТК РФ, которыми установлено, что прием на работу оформляется трудовым договором. Приказ о приеме на работу работодателю в обязательном порядке издавать больше не нужно.

Законодатели поясняют, что в рамках эксперимента была выявлена избыточная норма об оформлении приказа о приеме на работу, содержание которого аналогично некоторым положениям трудового договора. Поэтому  данная норма исключена из ТК РФ.

На заметку: не пропустите Правовую онлайн-планерку для кадровика, которая пройдет 30 ноября 2021 года с 15.00 до 16.30. На онлайн-планерке рассмотрим главные изменения, актуальные для кадровых работников за текущий  месяц.

Читайте подробнее

Еще по этой теме

Записи мероприятий

Подборки

Справочная информация

Библиотека

Гид по разделу «Образование»